Libera espacio y optimiza la gestión de tus documentos y archivos con el servicio de Custodia Documental
La custodia documental es un servicio de alojamiento de documentación tanto físico como digital que permite recoger, organizar, mantener y gestionar la documentación activa, en la que se producen grandes volúmenes de consulta y manipulación frecuente, para que esté disponible de forma inmediata. Para ello contamos con unas instalaciones adaptadas para tal fin donde se garantizan la protección de los datos y objetos y el acceso a los mismos.
Servicio de Custodia Documental
Para el archivo de la documentación empleamos cajas denominadas “CONTENEDORES» o “UNIDADES DE INSTALACIÓN” (UI) específicas de UNAYTA. Los UI permiten salvaguardar y localizar la documentación, permitiendo un seguimiento del proceso con total control de la trazabilidad, evitando errores de manipulado.
La custodia y gestión de archivos actuales
Tiene como objetivo recopilar, organizar, mantener y gestionar la documentación activa, en la que hay altos volúmenes de consulta y manejo frecuente, para su disponibilidad inmediata.
Los principales motivos de interés para el uso de “outsourcing” en Custodia y Gestión de Archivo, son:
- La posibilidad de deshabilitar áreas exclusivas para la gestión de documentación.
- Mejor rentabilidad de los recursos humanos, que se destinan parcial o totalmente a la función de Archivo.
- Reducir la responsabilidad interna por el estado de la organización y el acceso a la documentación.
- Optimización de los procesos internos de trabajo, mediante la ejecución contractual de tiempos de respuesta para el Archivo con el proveedor de servicios.
- La utilización de un servicio personalizado a través del Portal del Cliente On-Line.
- Las condiciones de seguridad disponibles en UNAYTA.
La custodia y manejo de archivos intermedios
El Servicio de Custodia y Gestión de Archivos Intermedios proporciona, de forma rápida y eficaz, con la menor interferencia posible en el trabajo diario, la implementación de un plan de acción que permita al cliente liberar los espacios asignados al archivo, la optimización de los procesos de trabajo y la reducción de costes además de las siguientes ventajas:
- Transformación de costes fijos en variables y reducción de los mismos, permitiendo un mayor control de los costes operativos.
- Flexibilidad en el acceso a conocimientos específicos en cada área, sin preocuparse por la gestión de recursos internos y la posibilidad de deshabilitar áreas exclusivas para la gestión de documentación.
- Rapidez de respuesta a cualquier solicitud, por correo electrónico y atención personalizada, a través del Portal del Cliente de On-Line.
- Total confidencialidad, ya que la documentación es manejada y siempre controlada por los Técnicos de Archivo de UNAYTA.
- Control de los procesos de eliminación de documentación.
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Especialistas en digitalización documental e implantación de procesos de Oficina Sin Papel
GESTIÓN DOCUMENTAL
Disponemos de servicios de digitalización y destrucción certificada, así como herramientas digitales digitales y software que ayudan a gestionar los documentos administrativos de empresas y organizaciones de manera inteligente y eficiente.
DIGITALIZACIÓN
Somos expertos en digitalización de fondos documentales, papel, microfilm, etc. Trabajamos con la máxima precisión y seguridad con entidades y empresas relacionadas con el sector legal.. Garantizamos la calidad del servicio.
CONSULTORÍA
Orientamos a instituciones y empresas en la planificación, organización, gestión, digitalización y destrucción certificada de su documentación. Realizamos gratuitamente un diagnóstico previo que incluye un informe de mejora de procesos y ahorro aplicado.
