La custodia documental es un servicio de alojamiento de documentación tanto físico como digital que se realiza en unas instalaciones adaptadas para tal fin donde se garantizan la protección de los datos y objetos y el acceso a los mismos.
Para el archivo de la documentación se utilizan cajas que denominaremos como “CONTENEDORES» ó “UNIDADES DE INSTALACIÓN” abreviado “UI» específicos UNAYTA. Los contenedores están concebidos para la salvaguarda y localización adecuada de la documentación, permitiendo un seguimiento del proceso con total control de la trazabilidad, evitando errores de manipulado.
Tiene como objetivo recopilar, organizar, mantener y gestionar la documentación activa, en la que hay altos volúmenes de consulta y manejo frecuente, para su disponibilidad inmediata.
Los principales motivos de interés para una opción sobre el uso de “outsourcing” en Custodia y Gestión de Archivo, son:
– La posibilidad de deshabilitar áreas exclusivas para la gestión de documentación.
– Mejor rentabilidad de los recursos humanos, que se destinan parcial o totalmente a la función de Archivo.
– Reducir la responsabilidad interna por el estado de la organización y el acceso a la documentación.
– Optimización de los procesos internos de trabajo, mediante la ejecución contractual de tiempos de respuesta para el Archivo con el proveedor de servicios.
– La utilización de un servicio personalizado a través del Portal del Cliente On-Line.
– Las condiciones de seguridad disponibles en UNAYTA.
El Servicio de Custodia y Gestión de Archivos Intermedios proporciona, de forma rápida y eficaz, con la menor interferencia posible en el trabajo diario de la organización, la implementación de un plan de acción que permita al cliente liberar los espacios asignados al archivo, la optimización de los procesos de trabajo y reducción de costes directos e indirectos asociados a la gestión de la función de Archivo dentro de las Organizaciones.
Como ventajas de esta solución podemos destacar:
– Transformación de costes fijos en variables y reducción de los mismos, permitiendo un mayor control de los costes operativos.
– Flexibilidad en el acceso a conocimientos específicos en cada área, sin preocuparse por la gestión de recursos internos y la posibilidad de deshabilitar áreas exclusivas para la gestión de documentación.
– Rapidez de respuesta a cualquier solicitud, por correo electrónico y atención personalizada, a través del Portal del Cliente de On-Line.
– Total confidencialidad, ya que la documentación es manejada y siempre controlada por los Técnicos de Archivo de UNAYTA.
– Control de los procesos de eliminación de documentación.
*UNAYTA presta sus servicios de custodia en alianza con la compañía EAD, en base a los contratos suscritos y en vigor entre ambas entidades. La custodia documental se realiza en instalaciones que cumplen estrictamente el reglamento que a tal fin indica la Comunidad Europea y cuyas certificaciones se acreditan.
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Disponemos de servicios de digitalización y destrucción certificada, así como herramientas digitales digitales y software que ayudan a gestionar los documentos administrativos de empresas y organizaciones de manera inteligente y eficiente.
DIGITALIZACIÓN
Somos expertos en digitalización de fondos documentales, papel, microfilm, etc. Trabajamos con la máxima precisión y seguridad con entidades y empresas relacionadas con el sector legal.. Garantizamos la calidad del servicio.
CONSULTORÍA
Orientamos a instituciones y empresas en la planificación, organización, gestión, digitalización y destrucción certificada de su documentación. Realizamos gratuitamente un diagnóstico previo que incluye un informe de mejora de procesos y ahorro aplicado.
