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Empresa de digitalización de documentos y gestión documental | Unayta

Especialistas en servicios de digitalización y gestión documental

En Unayta orientamos a empresas e instituciones en planificación, organización, digitalización y gestión documental de todo tipo de documentación y fondos documentales

Digitalización de documentos y gestión documental en Galicia

Entendemos por digitalización de documentos como el proceso de convertir un documento en formato físico en un formato digital.

La digitalización de documentos no es un gasto sino una inversión que empiezas a recuperar desde el primer momento, además se puede medir, reduces gasto de todo tipo, administrativos, de búsqueda de documentos, de espacio, de calidad de servicio entre otros. Por nuestra experiencia, podemos asegurar que en el primer año ya está amortizada la inversión.

Ventajas de la digitalización de archivos

  • Reduce costes: Pasando tus documentos en formato papel al formato digital, e implementando una solución tecnológica de gestión documental reducirás considerablemente tus gastos en consumibles (papel, toners, electricidad,…).
  • Optimiza el espacio: Al reducir tus documentos en formato papel ganarás más espacio al librarte de archivadores y papeles que se van acumulando en los cajones y estanterías de tu oficina.
  • Seguridad: El papel se degrada y pierde. Con la digitalización de tus fondos documentales te aseguras de una correcta preservación de todos tus documentos y agilizas la búsqueda de documentación por medio de la gestión documental.
  • Comodidad: Puedes acceder desde cualquier sitio y a cualquier hora a tus archivos.
  • Control: Con la digitalización y la implantación de un programa de gestión documental se puede seguir la trazabilidad de los documentos así como establecer el control de acceso a los mismos.
  • Productividad: Se simplifica la búsqueda de documentos, se optimiza el tiempo y mejora la calidad de vida en el trabajo.

¿Qué engloba nuestro servicio de digitalización de documentos?

En Unayta somos expertos en digitalización de archivos y gestión documental. Garantizamos la calidad del servicio prestado y la ejecución en plazo, gracias a nuestro equipo de trabajo especializado. Tenemos amplia experiencia en la organización y catalogación de archivos documentales, históricos y administrativos tanto en el ámbito público y privado.

Nuestras soluciones de software, homologadas por la Agencia Tributaria (AEAT), permiten organizar, archivar, indexar, gestionar y clasificar la versión digital de los documentos generados por tu empresa (facturas, albaranes, recibos, tickets, presupuestos, escrituras, archivos Word, Excel, PDFs, …).

Todo en una aplicación web 2.0. A través del navegador, accederás en cualquier momento y lugar a la aplicación.

Trabajamos con la máxima precisión y seguridad con entidades y empresas de cualquier sector.

DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

Digitalizamos fondos históricos, expedientes médicos, documentos administrativos, vídeos, microfilmes y diapositivas, fotografías y archivos sonoros, entre otros. Tenemos experiencia con archivos de educación, sanidad, seguros, finanzas, transporte, asociaciones, ONGs, pymes (gestorías o asesorías), ayuntamientos, museos, bibliotecas, fundaciones, profesionales (abogados, notarios, procuradores, etc.) de toda Galicia.

Ofrecemos a nuestros clientes soluciones de primer nivel con un asesoramiento personal y permanente. Realizamos un completo estudio y diseño de la estrategia global, antes de abordar el presupuesto final. El cronograma de actuaciones contempla los respectivos actas de avance y la memoria final.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Desde Unayta proponemos siempre un proceso de auditoría documental personalizado para cada organización, donde se establece una adecuada estrategia de gestión documental, en función de sus objetivos, funcionalidades y requisitos de integración.

El resultado es una propuesta para la implementación modular de una solución de software acomodada, bien definida, perfectamente alineada con sus necesidades. Más sobre esto, Unayta ofrece un servicio de asistencia en documentación que transmite el funcionamiento y las ventajas del sistema a las personas usuarias, destinatarias y protagonistas del cambio.

¿Cómo funciona nuestro servicio de digitalización de documentos?

Como consultora tecnológica, analizamos, estudiamos las necesidades de cada cliente y le ofrecemos la mejor solución en base a la información extraída.

Desde Unayta gestionamos todo el ciclo de vida del documento, desde transformar el papel a formato digital, la catalogación de esos documentos en papel, el expurgo o la destrucción certificada de los mismos.

Digitalización de documentos. Por qué digitalizar documentos.

Nos ocupamos de todas las fases del proceso de digitalización de documentos: la recogida de la documentación, su preparación y selección, el escaneo de documentos, la indexación, la manipulación de salida, la generación de bases de datos y la implantación de un sistema de gestor documental.

¿Qué tipos de documentos podemos digitalizar?

  • Fondos documentales administrativos: albaranes, facturas, contratos, expedientes, etc.
  • Fondos históricos y bibliográficos.
  • Planos y escrituras.
  • Microformas.
  • Fotografías, negativos y diapositivas.

Especialistas en digitalización e implantación de Oficina Sin Papel

Todos los servicios que ofrece Unayta están alineados con el concepto “Oficina Sin Papel”. Una idea que tiene por objetivo mejorar la eficiencia de las empresas, la reducción de costes y el cuidado con el medioambiente por medio de la transformación y digitalización de empresas y entidades públicas y privadas.

La digitalización de documentos es uno de los pasos que puede seguir una empresa o entidad, encaminados a conseguir una oficina “paperless”, pero existen más formas para encaminarse a una oficina libre de papel: la firma digital, la factura electrónica, la destrucción de documentos, la comunicación online,… 

¿Sabías que la gestión de 20 archivadores repletos de documentos, si se suman capital y costes operativos, pueden suponer un gasto de hasta 58.270 € al año para una empresa?

Otros servicios

DESTRUCCIÓN CERTIFICADA

Para ayudar a empresas e instituciones en su camino hacia una Oficina Sin papel, también disponemos del servicio de destrucción de documentos certificada.

ARCHIVO DIGITAL

Te ayudamos a poner en valor tus fondos documentales con una herramienta integral que aúna digitalización, catalogación, preservación.

FIRMA DIGITAL

Con la firma biométrica podrás ahorrar hasta el 60% de tus costes directos al eliminar la impresión, el ensobrado, el envío, la recogida, las pérdidas,…

CASOS DE ÉXITO

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