Digitalización de documentos y gestión documental

Digitalizamos tus procesos administrativos para obtener una OFICINA SIN PAPEL.
Hacemos tu trabajo más rápido, más productivo y sencillo.

¡SOLICITA AQUÍ MÁS INFORMACIÓN!

Especialistas en servicios de digitalización de documentos, gestión y automatización de facturas.

En Unayta orientamos a empresas en la planificación, organización, digitalización y gestión documental de todo tipo de documentación y fondos documentales. Nos encargamos de automatizar todos sus procesos de facturación, albaranes y todo tipo de documentos que están generando en papel.

Digitalización de documentos y gestión documental

Entendemos por digitalización de documentos como el proceso de convertir un documento en formato físico en un formato digital.

La digitalización de documentos no es un gasto sino una inversión que empiezas a recuperar desde el primer momento, además se puede medir, reduces gasto de todo tipo, administrativos, de búsqueda de documentos, de espacio, de calidad de servicio entre otros. Por nuestra experiencia, podemos asegurar que en el primer año ya está amortizada la inversión.

¿Sabías que la gestión de 20 archivadores repletos de documentos, si se suman capital y costes operativos, pueden suponer un gasto de hasta 58.270 € al año para una empresa?

Ventajas de la digitalización de documentos

  • Reduce costes: Pasando tus documentos en formato papel al formato digital, e implementando una solución tecnológica de gestión documental reducirás considerablemente tus gastos en consumibles (papel, toners, electricidad,…).
  • Optimiza el espacio: Al reducir tus documentos en formato papel ganarás más espacio al librarte de archivadores y papeles que se van acumulando en los cajones y estanterías de tu oficina.
  • Seguridad: El papel se degrada y pierde. Con la digitalización de tus fondos documentales te aseguras de una correcta preservación de todos tus documentos y agilizas la búsqueda de documentación por medio de la gestión documental.

  • Comodidad: Puedes acceder desde cualquier sitio y a cualquier hora a tus archivos.
  • Control: Con la digitalización y la implantación de un programa de gestión documental se puede seguir la trazabilidad de los documentos así como establecer el control de acceso a los mismos.
  • Productividad: Se simplifica la búsqueda de documentos, se optimiza el tiempo y mejora la calidad de vida en el trabajo.

¿Qué engloba nuestro servicio de digitalización de documentos?

En Unayta somos expertos en digitalización de archivos y gestión documental. Garantizamos la calidad del servicio prestado y la ejecución en plazo, gracias a nuestro equipo de trabajo especializado. Tenemos amplia experiencia en la organización y catalogación de archivos documentales, históricos y administrativos tanto en el ámbito público y privado.

Nuestras soluciones de software, homologadas por la Agencia Tributaria (AEAT), permiten organizar, archivar, indexar, gestionar y clasificar la versión digital de los documentos generados por tu empresa (facturas, albaranes, recibos, tickets, presupuestos, escrituras, archivos Word, Excel, PDFs, …).

Todo en una aplicación web 2.0. A través del navegador, accederás en cualquier momento y lugar a la aplicación.

Trabajamos con la máxima precisión y seguridad con entidades y empresas de cualquier sector.

DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

Digitalizamos fondos históricos, expedientes médicos, documentos administrativos, vídeos, microfilmes y diapositivas, fotografías y archivos sonoros, entre otros. Tenemos experiencia con archivos de educación, sanidad, seguros, finanzas, transporte, asociaciones, ONGs, pymes (gestorías o asesorías), ayuntamientos, museos, bibliotecas, fundaciones, profesionales (abogados, notarios, procuradores, etc.) de toda Galicia.

Ofrecemos a nuestros clientes soluciones de primer nivel con un asesoramiento personal y permanente. Realizamos un completo estudio y diseño de la estrategia global, antes de abordar el presupuesto final. El cronograma de actuaciones contempla los respectivos actas de avance y la memoria final.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Desde Unayta proponemos siempre un proceso de auditoría documental personalizado para cada organización, donde se establece una adecuada estrategia de gestión documental, en función de sus objetivos, funcionalidades y requisitos de integración.

El resultado es una propuesta para la implementación modular de una solución de software acomodada, bien definida, perfectamente alineada con sus necesidades. Más sobre esto, Unayta ofrece un servicio de asistencia en documentación que transmite el funcionamiento y las ventajas del sistema a las personas usuarias, destinatarias y protagonistas del cambio.

¿Cómo funciona nuestro servicio de digitalización de documentos?

Digitalización de documentos. Por qué digitalizar documentos.

Como consultora tecnológica, analizamos, estudiamos las necesidades de cada cliente y le ofrecemos la mejor solución en base a la información extraída.

Desde Unayta gestionamos todo el ciclo de vida del documento, desde transformar el papel a formato digital, la catalogación de esos documentos en papel, el expurgo o la destrucción certificada de los mismos.

Nos ocupamos de todas las fases del proceso de digitalización de documentos: la recogida de la documentación, su preparación y selección, el escaneo de documentos, la indexación, la manipulación de salida, la generación de bases de datos y la implantación de un sistema de gestor documental.

¿Qué tipos de documentos podemos digitalizar?

  • Fondos documentales administrativos: albaranes, facturas, contratos, expedientes, etc.
  • Fondos históricos y bibliográficos.
  • Planos y escrituras.
  • Microformas.
  • Fotografías, negativos y diapositivas.

Digitalización y gestión de facturas. Automatización de facturas mediante software específico.

Dentro de los procesos de digitalización documental, unos de los principales para eliminar toda esa documentación de nuestras empresas, es la gestión y digitalización certificada de facturas.

Contamos con un software específico para la gestión y automatización de facturas.

El proceso de digitalización de facturas es el siguiente:

  • Cogemos todas las facturas en papel, las manipulamos y dejamos listas para ser digitalizadas.
  • Las introducimos en un escáner y las digitalizamos con nuestro software homologado por la Agencia Tributaria.
  • Las facturas se firman digitalmente y se almacenan en la carpeta del cliente automáticamente gracias a nuestro Gestor Documental.
  • Al finalizar el proceso, estudiamos que facturas en papel se pueden destruir certificadamente y cuales las tenemos que conservar.

Especialistas en digitalización e implantación de Oficina Sin Papel

¡SOLICITA AQUÍ MÁS INFORMACIÓN!

Todos los servicios que ofrece Unayta están alineados con el concepto “Oficina Sin Papel”. Una idea que tiene por objetivo mejorar la eficiencia de las empresas, la reducción de costes y el cuidado con el medioambiente por medio de la transformación y digitalización de empresas y entidades públicas y privadas.

La digitalización de documentos es uno de los pasos que puede seguir una empresa o entidad, encaminados a conseguir una oficina “paperless”, pero existen más formas para encaminarse a una oficina libre de papel: la firma digital, la factura electrónica, la destrucción de documentos, la comunicación online

¿Quieres que un consultor te explique nuestros servicios de digitalización de documentos y gestión documental?

Contacta ahora con nosotros y un consultor especializado te asesorará ofreciéndote la mejor solución para tu empresa o institución