de Expedientes Académicos

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Preserva la información de tus expedientes llevando a cabo una digitalización que te permitirá ahorrar espacio, reducir costes y tiempos de consulta todo ello con la seguridad de la información garantizada al 100%.

Digitalización

Digitalización Expedientes Académicos

Con nuestra experiencia acumulada de los últimos tiempos en los centros educativos, hemos encontrado una necesidad común en la mayoría de estos y es que todos los centros disponen de un archivo donde acumulan expedientes de alumnos, ocupando un espacio considerable.

En ocasiones esa acumulación de expedientes no solamente supone este coste de espacio, sino que las consultas al mismo se complican siendo más lentas y complejas de lo necesario.

Sabemos como mejorar la situación de estos archivos, ya que la digitalización de expedientes permite a los centros reducir sus tiempos de gestión de forma sustancial, así como reducir los gastos asociados a su mantenimiento y conservación, liberando espacio.

La digitalización de expedientes académicos responde a una necesidad, a un cambio en la forma de trabajar, que cada vez más centros educativos están implantando. Tú decides cómo quieres gestionar el archivo de tu colegio, nosotros te ayudamos a dar el paso hacia un colegio sin papel.

¿Por qué digitalizar los expedientes?

Por conservación

La mayoría de los centros son conscientes de que la conservación en formato papel tiene sus contras y que el tiempo va haciendo desgastando estos documentos, eso sin contar que el lugar de ubicación sufra filtraciones, humedades, inundaciones o un incendio.

Por espacio

Una primera fase de descripción de ese archivo nos permitiría un expurgo de la documentación innecesaria para la conservación dentro de esos expedientes, liberando un espacio que puede alcanzar incluso el cincuenta por ciento de la totalidad.

Por consulta

El personal de los centros muchas veces debe consultar esos expedientes por labores administrativas y el disponer de una base de datos en formato digital facilitaría esta búsqueda acortando los tiempos considerablemente y pudiendo enviarlos incluso de manera telemática.

¿Cómo funciona la digitalización de expedientes?

Se trata de un proceso en dos etapas, detalladas a continuación:

Descripción

Mediante esta fase, procedemos a hacer un análisis del archivo, clasificando, ordenando e instalando de manera definitiva y correcta esa documentación que hay que conservar. En esta fase también se procedería a realizar un expurgo de esa documentación innecesaria para la conservación, liberando un espacio tan necesario.

Digitalización

En esta segunda fase, una vez el archivo esté bien descrito, se seleccionará la documentación de los expedientes que se quiera pasar a formato digital, ya sean expedientes individuales, hojas de notas de alumnos o libros de actas. Aquí crearemos una base de datos donde podremos acceder a esos expedientes por diferentes parámetros de búsqueda como puede ser el DNI, nombre, apellidos, curso…

¿Y la seguridad de los datos?

Totalmente garantizada

Desde Unayta la seguridad es nuestra prioridad absoluta y los datos tratados tienen la garantía absoluta de confidencialidad, ya que estamos certificados con la normativa de seguridad de la información ISO 27001 y en la medida de lo posible esos datos no salen nunca del centro ya que somos nosotros los que nos desplazamos para realizar el proyecto en el centro.

Digitalización Expedientes Académicos

Da el paso, ¿te ayudamos a digitalizar tu archivo?

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