La cadena de custodia documental

Este mes de septiembre, desde UNAYTA, trataremos un proceso que es fundamental e imprescindible y que sobre el cual insistimos y hacemos hincapié a nuestros clientes cuando nos centramos en el tratamiento de la información que contienen sus archivos:

LA CUSTODIA DOCUMENTAL.

Cuando hablamos de documento de archivo, nos referimos a toda manifestación, testimonio plasmada en soporte físico o electrónico que sirve de fuente de información y/o prueba de un hecho o acto.

Por ello,  empresas y entidades, tanto públicas como privadas se preocupan dónde y cómo se almacena su documentación y quién la custodia y la consulta.

Todo esto, implica unas adecuadas condiciones de seguridad de almacenamiento, unos correctos y apropiados medios de acceso y control; persiguiendo el garantizar la integridad documental, conservando su valor testimonial y/o probatorio y, manteniendo en orden su originalidad y autenticidad.

Sobre la base de lo anterior,  en este post  nos aproximaremos a dar una pequeña y general visión sobre lo que es la CADENA DE CUSTODIA DOCUMENTAL.

Partimos primero en exponer que es una CADENA DE CUSTODIA.

Una cadena de custodia, consiste en proceder a la realización de un control y registro, que aplica evidencia prueba e indicio de un hecho, acto u objeto.

Trasladando esta definición a nuestro campo y área _ documental y archivo_  podemos  establecer que una CADENA DE CUSTODIA DOCUMENTAL  es el registro y control de las personas físicas o jurídicas que consultan la documentación almacenada, además, de que es un proceso continuo que ofrece un amparo,  indicando que la información albergada, reúne las condiciones de autenticidad, exactitud e integridad.

Además, facilitando que el almacenamiento dispuesto, ofrezca las garantías para la disponibilidad documental cuando se precise o se demande, esto implica, una correcta codificación que ayudará asimismo a un correcto seguimiento en el programa de gestión documental.

El control, por un lado,  implica la seguridad física de la información,  y por otro, el acceso seguro a los documentos sólo por personal autorizado, siguiendo y obedeciendo el cumplimiento de normativas como Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)

Igualmente, cumpliendo con lo dispuesto en la  Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público. Sin olvidarnos del almacenamiento a largo plazo, la permanencia y la garantía de preservación, que debe responder a normativas como la ISO 14721, el Modelo OAIS – Open Archival Information System (además de Normas ISO[1] como 15489, 23081 30300, etc.)

No debemos dejar de lado que en esta cadena de custodia documental, se incluyen no solo documentación física (papel) también digital. Con su característica de especificidad y complejidad. En este caso, el proceso va desde quien produce tales documentos, hasta llegar a quien los preserva.

En este aspecto se habla de 3 campos o áreas de actuación:

Uno, en el cual se engloba la producción, clasificación, tramitación, workflow, valoración y eliminación documental, que es el área de gestión.

Un segundo, que es el campo de la preservación. Es el relativo al mantenimiento de la autenticidad, actualización, acceso permanente (accesibilidad, interoperabilidad y disponibilidad)

Y un tercero, que hace referencia al área de reproducción que incluye la distribución, la interpretación, y la auditoría.

Importante es tener la capacidad y la seguridad de avalar que el contenido de la documentación digital, sea accesible, independiente de su versión. Se debe asegurar compatibilidad de hardware y software.

Desde UNAYTA, insistimos que tanto si es documento físico como electrónico, lo importante, es mantener un registro y control de su almacenamiento y de la actividad de manipulación, acceso y consulta de la documentación almacenada.

En UNAYTA, ofrecemos todas las soluciones y alternativas, SIEMPRE Y ACORDE a las necesidades y demandas de nuestros clientes. Adaptándolas a sus perfiles y ámbitos de actuación.

De manera visual, os ofrecemos una infografía de cómo es ineludible en cualquier empresa, el contar y tener un plan para asegurar que la cadena de custodia documental no presente quiebras o fugas.