LA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL EN CENTROS EDUCATIVOS

La digitalización documental se presenta como una poderosa herramienta de gestión para los centros educativos y un paso fundamental hacia la consecución de un mayor nivel de eficiencia y modernización. En este sentido, muchos centros todavía se enfrentan a obstáculos importantes relacionados con la gestión tradicional y almacenaje de documentación, que consumen tiempo, espacio y recursos.

Gracias a la digitalización, los centros educativos optimizarán sus operaciones y podrán, en última instancia, brindar un mejor servicio a sus estudiantes y a todo su personal. Pues debemos resaltar que la educación es un aspecto básico y fundamental en nuestra sociedad, donde la garantía de sistemas y entornos de calidad debe ser uno de los pilares principales en cualquier centro educativo – colegios, institutos, CIFP, Universidades – y de formación – academias, centros de enseñanza, etc.-

No obstante, en UNAYTA estamos comprometidos con esa consecución de modernización y eficiencia y, por eso, ayudamos a los centros de educación a lograr su punto más álgido de digitalización.

El Estado Actual de la Gestión Documental en Centros educativos

Hoy en día, múltiples centros educativos se esfuerzan por sumarse a la ola digital y lograr altos niveles de digitalización. ¡Lo cual es una gran noticia! No obstante, todavía existen centros de educación donde la gestión documental y almacenaje supone un problema. Matriculas, expedientes, registros de asistencia, evaluaciones, certificados, exámenes, facturas, contratos, albaranes… En definitiva, documentación que se almacena en archivos físicos – a veces sin responder a un orden – y se convierten en una carga logística y administrativa que impide el óptimo nivel de eficiencia y modernización comentados, garantía de calidad en el sector educativo.

Como comentamos, el método tradicional de almacenaje de documentación supone diversos problemas:

Espacio físico: Cualquier documentación almacenada es evidente que va incrementando con el paso del tiempo, ocupando una cantidad significativa de espacio que podría ser utilizado de manera más efectiva, por ejemplo, para aulas o zonas comunes dentro del centro educativo.
Deterioro y riesgos: La documentación en formato papel es, evidentemente, susceptible de sufrir daño y deterioro con el paso del tiempo. Además, también tiene mayor probabilidad de verse afectada por cualquier circunstancia accidental o desastrosa. Por ejemplo: humedades, un incendio o la propia manipulación humana.
Eficiencia y tiempo invertido: estos suponen dos ejemplos de recursos importantes que son necesarios invertir para hacer consultas. La búsqueda de un examen de hace cuatro años, un expediente de hace siete o una factura de un período más corto, como cuatro meses, puede suponer un proceso de búsqueda lento y laborioso. Esta ineficiencia afecta indudablemente a la productividad del personal tanto a nivel administrativo como docente.
Limitación en el acceso: evidentemente, sólo el personal autorizado tiene el control y acceso, pero la gestión digital de documentos agiliza las consultas, permitiendo tomar decisiones más rápidas, así como dar mejor y mayor respuesta a solicitudes tanto internas como externas.

La digitalización como solución y aliada para la modernización y eficiencia

Ante este tipo de problemáticas tan concretas, pero a la vez tan comunes, la digitalización de documentos en los centros educativos permite convertir todos los archivos físicos a formatos digitales, dotándolos de una organización, orden y almacenaje en sistemas electrónicos accesibles.

Al digitalizar los documentos, se elimina la necesidad de disponer de grandes espacios de almacenamiento físico. Esto no solo libera espacio dentro de las instalaciones, sino que también reduce los costes asociados al mantenimiento de esos archivos físicos.

Por otro lado, la digitalización documental en centros educativos permite que los documentos sean accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, en función de los permisos de acceso, credenciales, personal autorizado…. Esto facilita la gestión de la información, mejora la toma de decisiones y acelera los procesos administrativos. Así, el personal puede realizar consultas ágilmente y recuperar información en segundos, en lugar de minutos u horas. Esta eficiencia permite que se dedique más tiempo a tareas que verdaderamente agregan valor y permiten lograr el objetivo de mayor nivel de calidad educativa, como la atención al estudiantado o la planificación académica.

Por otra banda, reducir la dependencia del papel supone una práctica de ejemplo de sostenibilidad. Evidentemente, un centro educativo busca optimizar las tareas docentes, pero también brindar un entorno comprometido con los recursos naturales, minimizando en este caso la huella de carbono realizando tareas sostenibles.

Conclusión: digitalización, el futuro de la gestión en los centros educativos

La transición hacia un sistema digital puede parecer un reto, pero con una planificación adecuada y el apoyo de un buen equipo de personas expertas, con experiencia en el sector, como es el caso de UNAYTA, el proceso puede ser fluido y altamente beneficioso.

Como hemos señalado, la digitalización documental en centros educativos, de archivos, expedientes y/o documentos, es un paso crucial hacia la modernización y hacia un mayor nivel de eficiencia. Pues esta no solo mejora la gestión administrativa y reduce costes, sino que también ofrece una serie de beneficios que impactan directamente en la calidad del servicio educativo. En un mundo donde la tecnología avanza rápidamente, la digitalización se presenta como una herramienta indispensable para cualquier centro de educación que desee estar a la vanguardia y ofrecer una experiencia superior a sus estudiantes y personal.

En UNAYTA, entendemos las necesidades de los centros de educación y ofrecemos soluciones de digitalización adaptadas a sus particularidades. Estamos aquí para acompañarte en cada paso hacia un futuro digital más eficiente y seguro.