Expurgo documental en centros educativos en Galicia
¿Qué es el expurgo documental?
Un proceso de expurgo documental consiste, fundamentalmente, en una depuración de los documentos o, en otras palabras, un proceso de evaluación de la documentación archivada que permita determinar lo que ya no es necesario y destruirlo.
Con ello se consiguen múltiples ventajas, como el ahorro de espacio en las instalaciones, disminución de tiempos de gestión al reducir el volumen total de documentación a revisar y el ahorro de costes de personal y mantenimiento.
Sin embargo, la ejecución de este proceso varia enormemente en función de la naturaleza de la documentación a expurgar, ya que dependiendo de cada caso, habrá que revisar y aplicar la normativa pertinente.
El expurgo documental en centros educativos
Entrando en materia, en lo referente al expurgo documental, en los centros educativos en Galicia existen una serie de normativas vigentes, las cuales rigen cómo y cuándo se pueden realizar estos procesos.
En primer lugar, hay que destacar que para realizar la eliminación de documentos es necesaria una evaluación previa de los mismos por parte del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, el cual decide la conservación permanente o la eliminación de las series documentales acumuladas en el sistema de Archivos de Galicia.
Dicha valoración previa debe llevarse a cabo solamente si la documentación a eliminar no está incluida en alguna de las tablas de evaluación documental ya existentes.
En cualquier caso, una vez nuestra propuesta de valoración sea aprobada (o ya existiese en las citadas tablas) ya podríamos continuar con el proceso.
En segundo lugar, la persona titular o responsable de los documentos tiene que dirigir una propuesta de eliminación con un informe de un archivero/a, si lo hubiese, al órgano superior de la Consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental.
Esta propuesta se instrumentaliza de forma digital, a través de la página web de Archivos de Galicia, cubriendo un formulario con toda la información necesaria para realizar el trámite. Una vez se reciba la respuesta afirmativa por parte del organismo, ya podría llevarse a cabo el expurgo documental con todas las garantías normativas.
En general, este es el proceso a seguir en lo referido a la destrucción o expurgo documental de cualquier tipo de documentación pública, pero … ¿Qué pasa con la documentación de los centros educativos en concreto?
La “ORDEN de 25 de agosto de 2022 por la que se aprueban las tablas de valoración documental de determinadas series documentales del patrimonio documental de Galicia y se dispone su publicación en el Diario Oficial de Galicia.“ es bastante clara en este respecto, haciendo referencia a los “exámenes y otros documentos de evaluación académica de enseñanzas no universitarias”, autorizando a la “eliminación total de los exámenes, listados de calificaciones y documentos de trámite al finalizar el curso siguiente al de la realización de la prueba de evaluación”. Siendo requisito la conservación de una muestra de un modelo de examen, trabajo o cualquier otra prueba evaluatoria de cada una de las materias impartidas en cada curso escolar con una periodicidad de cinco cursos académicos.
En resumen, si la documentación a eliminar está compuesta por exámenes, listados de calificaciones y documentos de trámite, será necesario contar con la aprobación de la Consellería para poder llevar a cabo el expurgo documental, pero no necesitaremos realizar una solicitud de evaluación expresa de nuestros archivos, al ya estar incluidos dentro de las tablas.
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