Qué es la custodia documental y por qué es importante para tu empresa
Cuando hablamos de qué es la custodia documental, hablamos también del desafío constante en el que se encuentran las empresas en la era actual. Porque, ¿alguna vez te has parado a pensar en cuántos documentos generan y reciben cada día?
Si nos ponemos a sumar, entre facturas, albaranes, nóminas, contratos, actas de reuniones, formularios, solicitudes, documentos bancarios… La cantidad y diversidad de archivos que manejan los negocios es abrumadora.
Aquí es donde entra en juego el papel de la custodia de documentos, un aspecto fundamental en la gestión empresarial. Quédate para descubrir cómo puede transformar la forma en la que tu empresa maneja la información.
¿Qué es la custodia documental?
La custodia de documentos no implica únicamente el almacenamiento de los archivos de una empresa en una ubicación física o digital, va mucho más allá. Es todo un proceso integral que abarca la gestión, protección y conservación de documentos y datos importantes de una organización.
La custodia documental implica establecer políticas y procedimientos claros para la retención, acceso y disposición de los documentos, garantizando la disponibilidad de la información cuando sea necesaria y su manejo de forma segura.
¿Cómo gestionar la custodia de documentos en mi empresa?
No importa cuál sea el tamaño de la empresa, todas generan una serie de documentos y almacenan una cantidad de información que es importante organizar y clasificar.
Por ello, gestionar la custodia documental de manera efectiva es crucial para el funcionamiento eficiente y el cumplimiento normativo de cualquier empresa.
Desarrolla un procedimiento de conservación de documentos
El primer paso para una gestión eficiente de la custodia documental es establecer una política clara para saber cómo se manejarán los documentos y la información dentro de tu empresa.
Este procedimiento debe incluir un sistema de clasificación de la información, que identifique y etiquete los tipos de documentos de manera consistente para facilitar su búsqueda y recuperación.
Además, debe establecer períodos de retención basados en regulaciones legales y necesidades operativas, y definir procedimientos seguros para la eliminación de archivos.
Digitalización de los documentos
Al digitalizar los documentos físicos y convertirlos en archivos digitales, podrás gestionar la información de tu empresa de manera más rápida y eficiente.
Este proceso implica escanear los documentos utilizando equipos de alta calidad, clasificarlos y etiquetarlos correctamente para facilitar su búsqueda, y almacenarlos en un servidor seguro en la nube.
Implementa un sistema de gestión y custodia de archivos
Para administrar eficientemente los archivos digitalizados, puedes utilizar sistemas o programas informáticos diseñados para la gestión y custodia documental.
Estos sistemas proporcionan acceso rápido a la información, ofreciendo funciones de búsqueda avanzada que permiten localizar documentos específicos por palabras clave, fechas u otros datos.
Además, aseguran que la información esté bien organizada y protegida, con controles de acceso que garantizan que solo el personal autorizado pueda ver o editar los documentos.
Cuenta con personal capacitado
Es fundamental contar con trabajadores capacitados en la conservación de documentos, o contratar a una empresa especializada en custodia documental.
Cualquiera de las dos opciones garantizará que la documentación esté bien organizada y que se pueda acceder a ella fácilmente cuando sea necesario.
Guarda y custodia de documentos externalizada
¿Sabías que un trabajador puede llegar a consumir hasta 45 minutos de su jornada laboral solo en la búsqueda de documentos e información? Es por ello que algunas empresas deciden contratar servicios de custodia documental a una empresa especializada en este tipo de procedimientos.
Se trata de una buena opción para aquellas organizaciones que carezcan de espacio físico, no cuenten con personal con los conocimientos adecuados o, simplemente, no dispongan del tiempo necesario para realizar este tipo de tareas.
Ventajas de externalizar la custodia de documentos de tu empresa
Externalizar el servicio de gestión de la información y custodia de archivos puede presentar innumerables ventajas para tu empresa.
- Acceso rápido y fácil a la información: la custodia documental permite una organización más eficiente de los documentos y hace más sencillo el proceso de almacenamiento, búsqueda y recuperación de información.
- Reducción del riesgo de pérdida o extravío: se minimiza el riesgo de pérdida de documentos, lo que ayuda a proteger la información empresarial.
- Mayor seguridad y trazabilidad: los servicios de custodia de archivos ayudan a proteger la información sensible y confidencial de la empresa.
- Aumento de espacio y reducción de costes: no solo permite ahorrar espacio, también permite minimizar los costes asociados con el almacenamiento y gestión de documentos en papel.
- La externalización de la custodia documental garantiza un proceso certificado de manipulación, custodia y destrucción.
Custodia documental con UNAYTA
En UNAYTA nos encargamos de la custodia de documentos de tu empresa. Nuestro servicio se enfoca en la gestión integral y el alojamiento de documentación física y digital en unas instalaciones adaptadas para ese fin.
Este servicio incluye la gestión, organización y conservación de la documentación de tu empresa, asegurando la integridad y accesibilidad de los documentos en todo momento.
Si necesitas más información sobre nuestras soluciones de custodia de archivos, no dudes en contactar con nosotros. Un consultor especializado te asesorará ofreciéndote la mejor opción para tu empresa.
