Destrucción de documentos confidenciales: protege la información de tu empresa

¿Qué es y como funciona la destrucción de documentos confidenciales?

La destrucción de documentos confidenciales se refiere al procedimiento de eliminar de manera segura e irreversible documentos que contienen información sensible o privada. 

Este procedimiento se lleva a cabo para evitar que los datos caigan en manos no autorizadas y proteger así la confidencialidad de la información.

El proceso puede implicar destruir documentos físicos, así como la eliminación segura de copias digitales. En ambos casos, el objetivo principal es que la información destruida no pueda ser recuperada.

Tipos de documentos confidenciales

Existen varios tipos de documentos confidenciales que requieren una gestión y destrucción segura debido a la naturaleza sensible de la información que contienen.

• Documentación personal: como pasaportes, datos financieros y extractos bancarios, declaraciones de impuestos, historiales médicos… Este tipo de documentos contiene información crítica que puede ser utilizada para suplantación de identidad y fraude.
• Documentos corporativos: albergan información financiera, contratos, facturas, nóminas, estrategias empresariales o cualquier tipo de datos que puede comprometer la posición competitiva y estabilidad financiera de la empresa.
• Documentación legal: como licencias y permisos, que puede contener información relacionada con casos legales en curso, u otro tipo de datos protegidos por el privilegio abogado-cliente. Su manejo inadecuado puede resultar en consecuencias legales y pérdida de privilegios confidenciales.
• Documentos de clientes y proveedores: esto incluye datos de contacto, historiales de transacciones, acuerdos de confidencialidad e información privada. La exposición de esta información puede afectar negativamente a las relaciones comerciales de la empresa.

A mayores de toda esta documentación, que a menudo se almacena de forma física, también existen copias digitales y otro tipo de información que se almacena en dispositivos electrónicos. Los emails y las copias de seguridad también almacenan información confidencial en formato digital.

Es importante realizar una destrucción de documentos certificada que garantice la eliminación de todos los datos que puedan resultar críticos de forma segura e irreversible.

Cómo destruir documentos de forma segura y verificada

La información no se puede eliminar de cualquier manera, la destrucción de documentos confidenciales debe llevarse a cabo de forma certificada, de modo que se garantice que no se podrá recuperar ningún tipo de dato.

Las empresas y organizaciones están obligadas a cumplir con la Ley Orgánica de protección de datos (LOPD), así como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea. Su incumplimiento puede suponer una multa económica, por lo que es importante que la información sensible que manejen los negocios sea tratada de forma segura.

Una vez se haya decidido que existe documentación de que debe ser destruida, deberán tomarse los siguientes pasos:

• Habrá que identificar los documentos que contienen información sensible y deben ser destruidos. 
• Será importante asegurarse de mantenerlos en un sitio protegido hasta que puedan ser eliminados con seguridad.
• Para destruir documentos físicos o impresos, deberá utilizarse una técnica apropiada, como puede ser la trituración.
• Habrá que valorar si se necesita una copia de seguridad en formato digital de la documentación a eliminar y realizar el procedimiento de digitalización pertinente.
• Si la información que se quiere destruir se encuentra en formato digital, habrá que eliminar todos los registros de los discos duros o de cualquier otro dispositivo en el que se encuentre almacenada.
• Finalmente, será importante mantener un registro de todos los documentos destruidos, incluyendo fechas, métodos utilizados y cualquier otra información relevante para futuras referencias y auditorías.

Beneficios de la destrucción de documentos certificada

La destrucción de documentos confidenciales no solo es una práctica que garantiza una mayor seguridad de la información, también ofrece una serie de beneficios a nivel empresarial.

Orden y limpieza

Al destruir documentos que ya no se necesitan y digitalizar aquellos que precisan una copia de seguridad, no solo se reduce el desorden físico, sino que también se facilita el acceso y la gestión de archivos importantes.

Reciclaje y respeto al medio ambiente

La destrucción del papel contribuye al reciclaje y al cuidado del medio ambiente al garantizar que los documentos sean desechados de manera responsable. 

Al optar por la destrucción de documentos certificada, puedes tener la tranquilidad de que el papel se reciclará de manera adecuada.

Seguridad

Al destruir completamente los documentos, se eliminará cualquier posibilidad de acceso no autorizado a información confidencial. Esto ayuda a cumplir con las estrictas normativas de protección de datos.

Además de proteger la información física, también es importante asegurarse de destruir documentos digitales de manera segura para evitar brechas de seguridad.

Selección de un proveedor de servicios de destrucción confidencial de documentos

Elegir el proveedor adecuado para la destrucción de documentos confidenciales es fundamental para garantizar la seguridad y la eficiencia en la gestión de la información sensible de tu empresa.

Los servicios de destrucción documental de UNAYTA garantizan la seguridad de la información confidencial mediante protocolos rigurosos que cumplen con las normativas de protección de datos. 

Al externalizar este servicio, te liberarás de la carga de gestionar internamente la destrucción de documentos certificada. Nuestro equipo profesional se encargará de todo el proceso.

No dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener más información sobre este servicio.