Por qué la digitalización de documentos es esencial para el crecimiento de tu negocio
Además, digitalización de documentos no se limita exclusivamente al ámbito empresarial, sino que se extiende a múltiples sectores: desde instituciones académicas hasta bancos, hoteles, bibliotecas, agencias gubernamentales, compañías de seguros…
Este proceso facilita el almacenamiento, la gestión, la consulta y la conservación de información importante en una amplia variedad de campos.
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?
La digitalización de documentos abarca una amplia gama de tipos de archivos:
- Fondos documentales administrativos: como albaranes, facturas, contratos, expedientes y otros documentos clave para la gestión empresarial.
- Fondos históricos y bibliográficos: que preservan la memoria histórica y cultural.
- Planos y escrituras: fundamentales en ámbitos legales y de ingeniería.
- Microformas: formatos reducidos de documento.
- Fotografías, negativos y diapositivas: para conservar imágenes en su formato original y mejorar su accesibilidad digital.
Cada tipo de archivo tiene sus particularidades, pero todos pueden ser convertidos en un documento digital para optimizar su conservación y consulta.En un mundo cada vez más impulsado por la tecnología, la eficiencia y agilidad son esenciales. La gestión de documentos físicos, en cambio, puede convertirse en un obstáculo para muchas empresas. Adoptar soluciones tecnológicas, como la digitalización de documentos, ha pasado de ser una opción a convertirse en una necesidad para mantenerse competitivo y relevante.
En este artículo, analizamos por qué la digitalización documental es una inversión estratégica que puede impulsar el crecimiento de tu negocio. ¡Sigue leyendo!
¿En qué consiste la digitalización de documentos?
Básicamente, la digitalización documental es el proceso mediante el cual un archivo físico (en papel) se convierte en un documento digital.
La digitalización de un documento se puede conseguir mediante la captura de imágenes o el escaneado de documentos impresos, entre otros métodos. Una vez digitalizados, los documentos digitales se pueden almacenar en dispositivos electrónicos, en servidores locales o en la nube.
Beneficios de la digitalización documental para tu empresa
La digitalización de documentos se presenta como una solución integral que puede cambiar completamente la manera en que las empresas manejan sus datos, eliminando las limitaciones del formato físico y aumentando las posibilidades de acceso y manejo de la información.
Este proceso no solo moderniza la gestión documental, sino que también ayuda a las compañías a adaptarse a un entorno digital en constante cambio, mejorando su capacidad para responder de manera ágil y eficiente a las demandas del mercado y de sus clientes.
Reducción de costes
Al implementar una solución tecnológica de digitalización de documentos, se elimina la necesidad de almacenar y gestionar grandes volúmenes de documentos físicos, lo que se traduce en menos gastos operativos.
Por no hablar del ahorro significativo en materiales como papel, tóner o energía eléctrica.
Optimización del espacio
Al deshacerte de los archivos en formato físico, liberarás espacio en la oficina, ya que no necesitarás carpetas, archivadores o cajas llenas de papeles que ocupen las estanterías y cajones.
Esto te permitirá mantener el espacio ordenado y emplearlo de manera más eficiente para otras actividades, lo que, por consecuencia, también ayudará a mejorar el flujo de trabajo.
Mayor seguridad con la digitalización de documentos
Los documentos en papel son susceptibles de deteriorarse, perderse, duplicarse o dañarse. La digitalización documental disminuye los riesgos, especialmente cuando hablamos de información confidencial y crítica para el negocio.
Además, el uso de sistemas de gestión documental facilita la búsqueda rápida de archivos, reduciendo el riesgo de pérdida de información.
Comodidad y acceso inmediato
Uno de los grandes beneficios de digitalizar documentos es que puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Ya no estarás limitado por la ubicación física de los documentos, lo que te permitirá trabajar, a ti y a los miembros de tu equipo, de manera más flexible y eficiente.
Mejor control y trazabilidad
Con la implantación de un sistema de gestión documental, es posible controlar quién accede a los documentos y llevar un registro detallado de las acciones realizadas.
Esto no solo refuerza la seguridad, sino que también facilita la trazabilidad y el seguimiento de los archivos.
Incremento de la productividad
Como hemos visto, uno de los principales beneficios de la digitalización de archivos es que la búsqueda de documentos se vuelve mucho más fácil y ágil.
Esto, permite a los empleados dedicar menos tiempo a tareas administrativas, optimizando así el tiempo de trabajo, mejorando la calidad de vida en el entorno laboral y potenciando la productividad en general.
Servicio de digitalización de documentos con UNAYTA
En Unayta somos especialistas en la digitalización de documentos y gestión documental. Contamos con un equipo altamente capacitado y con amplia experiencia en la organización y catalogación de archivos documentales, tanto históricos como administrativos, para clientes del ámbito público y privado.
Como consultora tecnológica, analizamos las necesidades específicas de cada cliente y diseñamos soluciones personalizadas en función de la información obtenida.
Nos encargamos de todo el ciclo de vida del documento: desde la digitalización del papel hasta la catalogación, el expurgo (depuración de documentos) y la destrucción certificada de archivos físicos.
Nuestro proceso abarca todas las fases de la digitalización: recogida de la documentación, preparación y selección, escaneo, indexación, generación de bases de datos y la implementación de un sistema de gestión documental adaptado a cada cliente.
Si te interesa optimizar la gestión de tus documentos mediante nuestros servicios de digitalización documental, no dudes en contactarnos, estamos aquí para ofrecerte la mejor solución adaptada a tus necesidades.
