“Hablar de expurgo documental es hablar de orden, eficiencia y legalidad. Sin embargo, En casi todas las organizaciones —ya sean ayuntamientos, colegios, empresas privadas, asociaciones o fundaciones— se repite la misma escena: archivos saturados, armarios a rebosar, cajas apiladas en pasillos y trasteros convertidos en almacenes improvisados. En cada carpeta se acumulan años y años de documentación que nadie se atreve a revisar ni eliminar “por si acaso”.
El problema es que ese “por si acaso” no solo ocupa espacio físico y ralentiza la gestión documental, sino que también supone un coste económico y un riesgo legal al conservar documentos más tiempo del permitido.
Aquí es donde entra en juego el expurgo documental, una práctica tan lógica como imprescindible que, en Galicia, además está respaldada por la ley.
En las siguientes líneas te contamos qué es, por qué deberías aplicarlo y cómo desde UNAYTA ayudamos a que se haga bien, sin riesgos y con la tranquilidad de cumplir las normas.
¿Qué entendemos por expurgo documental?
El expurgo documental no es, como algunos creen, “tirar papeles viejos”. Es mucho más.
Se trata de un proceso planificado para revisar, seleccionar y eliminar aquellos documentos que ya han cumplido su función administrativa o legal, y que tampoco tienen valor histórico.
Todo ello siguiendo criterios muy concretos: los que marcan las tablas de valoración documental aprobadas oficialmente.
En Galicia, este proceso no se improvisa. La normativa que lo regula es clara:
- Lei 7/2014, de arquivos e documentos de Galicia
- Decreto 15/2016, que establece cómo funciona el Consello de Avaliación Documental y cómo se autoriza la eliminación
- Lei 4/2019, de administración dixital
- Lei 1/2016, de transparencia e do goberno
- Además de la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD)
Marco legal del expurgo documental en Galicia
Tanto en el sector público como en el privado, los archivos crecen sin parar: contratos, expedientes, nóminas, licencias, informes, historiales, documentación fiscal o académica… Cada documento tiene un ciclo de vida, pero rara vez se aplica de forma estricta.
Las consecuencias son claras:
- Falta de espacio: los archivos físicos acaban invadiendo oficinas y trasteros.
- Costes ocultos: almacenar documentación que no sirve supone un gasto innecesario.
- Riesgo legal: conservar datos personales más tiempo del permitido incumple la ley.
- Pérdida de eficiencia: encontrar un expediente puede ser una odisea.
- Imagen negativa: el desorden documental transmite poca profesionalidad.
En resumen: un archivo saturado no es un archivo seguro ni eficiente.
Por qué el expurgo documental es necesario en cualquier organización
Aquí no hay lugar para la improvisación: el expurgo documental en Galicia solo se puede realizar si:
- Existe una tabla de valoración documental aprobada por el Consello de Avaliación Documental y publicada en el DOG.
- La entidad presenta la solicitud de eliminación con el formulario oficial (CT111B).
- Se recibe autorización.
- Una vez hecha la destrucción, se levanta un acta de eliminación (máximo 10 días después) firmada por el responsable y el archivero/a.
En cuanto al método, no vale cualquier opción. La destrucción debe ser total e irrecuperable:
-
En soporte papel, mediante triturado con el nivel de seguridad adecuado.
-
En soporte digital, mediante borrado seguro o sobreescritura certificada de datos.
Dónde el expurgo documental marca la diferencia
Aunque en Galicia existen normas específicas para la administración pública, el expurgo documental aporta beneficios a cualquier organización:
- Ayuntamientos y administraciones públicas
La documentación crece sin freno: padrones, licencias, contratos, expedientes urbanísticos… Aplicar expurgo permite agilizar trámites, liberar espacio en archivos municipales y garantizar el cumplimiento normativo, evitando sanciones y mejorando la atención a la ciudadanía. - Colegios y centros educativos
Desde expedientes de alumnado hasta becas o historiales, los colegios generan una enorme cantidad de papeles año tras año. Con un expurgo planificado, los centros pueden organizar mejor sus expedientes, ganar espacio para nuevas promociones y reducir la carga administrativa del personal.
- Colegios profesionales y entidades sectoriales
Además de custodiar documentación relacionada con la colegiación o el visado, manejan datos privados de sus miembros. Aquí el expurgo ayuda a diferenciar entre lo que debe conservarse por obligación legal y lo que puede eliminarse, reduciendo riesgos legales y transmitiendo una imagen de transparencia.
- Empresas privadas
Contratos, facturas, documentación laboral, proyectos… Conservar “por si acaso” cuesta caro. Gracias al expurgo, las empresas pueden optimizar costes de archivo, cumplir con la normativa de protección de datos y agilizar la gestión de la información interna, lo que se traduce en mayor eficiencia.
- Tercer sector (ONG, fundaciones, asociaciones):
Estas entidades manejan subvenciones, proyectos sociales y datos de beneficiarios. Una buena política de expurgo refuerza su transparencia y credibilidad, demostrando una gestión documental ordenada ante socios, donantes y administraciones.
Beneficios de aplicar un plan de expurgo documental
Aplicar un plan de expurgo tiene un efecto casi inmediato:
- Se gana espacio físico y digital, liberando oficinas, trasteros y servidores para lo que realmente importa.
- Se cumple con la normativa vigente, evitando sanciones por conservar datos más tiempo del permitido.
- Se agiliza la búsqueda de información, haciendo que expedientes y documentos estén siempre localizables.
- Reduces riesgos legales y de seguridad, al eliminar correctamente documentación sensible.
- Ahorras en almacenamiento y custodia, optimizando recursos y bajando costes ocultos.
- Se proyecta una imagen de orden y profesionalidad hacia la ciudadanía clientes, ciudadanía o socios, transmitiendo orden y confianza.
Cómo trabajamos el expurgo documental en UNAYTA
En UNAYTA no nos limitamos a “destruir papeles”. Creamos un plan integral de expurgo adaptado a cada entidad:
- Inventario inicial para conocer la situación real.
- Identificación y vinculación de series documentales
- Tramitación de solicitudes oficiales cuando aplica normativa pública.
- Destrucción segura y certificada, tanto en papel como en digital.
- Aplicación de muestreos cuando lo indica la tabla.
- Actas de eliminación dentro de los plazos legales.
- Formación para que el personal mantenga un archivo actualizado.
Nos ocupamos de todo el proceso de principio a fin, para que tengan la tranquilidad de que el expurgo se hace de forma legal, segura y sin complicaciones.”
Es un servicio “llave en mano” que permite que el cliente se despreocupe y tenga la seguridad de que todo se hace según la ley y con las máximas garantías.
Preguntas frecuentes sobre expurgo documental (FAQ)
¿Qué pasa si conservo documentos más tiempo del permitido?
Conservar documentación más allá de los plazos legales puede suponer un incumplimiento del RGPD y de la normativa sectorial, lo que conlleva sanciones económicas y riesgos de seguridad. Además, implica almacenar información innecesaria que aumenta costes y dificulta la gestión documental.
¿Qué documentos nunca se pueden destruir?
Aquellos con valor histórico, jurídico o administrativo permanente, como actas fundacionales, estatutos, títulos académicos, escrituras notariales, contratos esenciales o expedientes con valor patrimonial.
¿Es obligatorio el expurgo documental en empresas privadas?
Sí, aunque de forma diferente al sector público. Las administraciones y entidades públicas deben aplicar tablas de valoración documental aprobadas oficialmente. En el caso de las empresas privadas, el expurgo es obligatorio para cumplir con el RGPD y la LOPDGDD, ya que la ley exige eliminar datos personales una vez cumplida su finalidad o superados los plazos legales de conservación.
¿Se puede destruir sin tabla aprobada?
No. Si no hay tabla, se propone su evaluación. Mientras, el documento se conserva.
¿Qué destrucción es válida?
Métodos que hagan imposible la recuperación de datos: triturado de alta seguridad, borrado seguro en digital, etc.
¿Vale también para archivos digitales?
Sí. El expurgo no distingue formato: lo importante es el cumplimiento de plazos y la destrucción segura.
Conclusión: menos papeles, más orden y seguridad
El expurgo documental es la pieza que falta en muchos archivos, tanto públicos como privados. No es solo cuestión de espacio: es una cuestión de eficiencia, seguridad y legalidad.
En Galicia, además, es un proceso regulado y obligatorio para entidades públicas. Pero cada vez más empresas y organizaciones del tercer sector también lo aplican para ser más competitivas, transparentes y seguras.
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