En abril, proyectos mil
Durante este mes de abril, en UNAYTA dimos pasos claves en nuestros objetivos. Avanzamos en importantes proyectos de digitalización ya iniciados y comenzamos otros que nos llenan de ilusión. Nuestro compromiso sigue siendo simplificar el día a día de las organizaciones con soluciones digitales que se adapten a sus necesidades.
Hoy compartimos, en 3 puntos, algunos detalles de cuál fue nuestra dedicación en las últimas semanas. Un equilibrio entre la perseverancia en nuestras líneas de trabajo estratégicas y la apertura a nuevos retos que nos permiten seguir creciendo y aportando valor a nuestros clientes.
Expurgando documentos en Bibliotecas Municipales 📃
La transformación digital no consiste simplemente en escanear papeles. En la mayoría de los casos, implica un trabajo previo de análisis del volumen documental (cómo de llenos están los archivos) y del sistema de gestión (cómo se conserva y consulta la información). Por eso, antes de capturar información en formato digital, es fundamental poner orden en los archivos físicos.
Eso es exactamente lo que estuvimos haciendo este mes en bibliotecas municipales de la provincia de Ourense. Antes de tocar ningún escáner, realizamos un servicio de expurgo documental, una tarea que suele ser poco visible, pero absolutamente necesaria.
🔍 ¿Qué es el expurgo documental?
El expurgo consiste en la revisión y selección de aquella documentación que ya es inservible y que, de acuerdo a la normativa vigente, puede ser destruida. Lejos de ser un acto de deshacerse de papeles antiguos, es un proceso técnico y cuidadoso, imprescindible para mantener un archivo saludable, accesible y adaptado a las necesidades reales de las organizaciones.
👩🏫 ¿Cómo lo hicimos en este proyecto?
- Realizamos una revisión técnica de los fondos documentales de la Biblioteca. Al tratarse de una entidad de servicio público, los materiales eran muy diversos, desde libros de consulta a grandes enciclopedias.
- Elaboramos una memoria con aquella documentación que podría ser expurgada. Todas las normativas vigentes exigen crear un registro preciso.
- El siguiente paso, una vez realizada la memoria, consistiría en evaluar cómo y cuándo destruir los documentos expurgados.
💬 ¿Por qué es necesario un expurgo documental?
Gestionar adecuadamente los archivos físicos aporta múltiples beneficios, especialmente para una biblioteca:
- Libera una gran cantidad de espacio que puede ser aprovechada para otras actividades
- Facilita y simplifica el acceso a la documentación importante.
- Reduce riesgos legales asociados a la conservación indebida de datos personales.
- Prepara el terreno para futuros proyectos de digitalización.
En UNAYTA entendemos que la transformación digital no empieza con un escáner: empieza con la organización.
📌 ¿Quieres saber más? Descúbrelo aquí: https://unayta.es/servicios-destruccion-documental/
Planeando los proyectos de digitalización 📍
Como comentamos en nuestra anterior publicación, estamos auditando varias clínicas de Psicología de toda Galicia. Nuestro objetivo es detectar ineficiencias documentales y crear un plan de acción específico que les permita simplificar su día a día. De esta forma, podrán ganar tiempo y recursos para lo que realmente importa: la atención a las personas.
En abril, dimos un paso crucial en nuestras auditorías de transformación digital. Concretamente, estamos ya en una fase de diagnóstico avanzado, en la que hemos recogido datos objetivos sobre cómo gestionan su documentación, sus flujos de trabajo y su grado de digitalización actual.
Ahora, el siguiente paso será la elaboración de planes de acción concretos y personalizados, adaptados a las necesidades de cada clínica. No queremos presentar simplemente unas métricas señalando «aquí está el problema»: nuestro enfoque es ir más allá, proponiendo un cronograma de acciones realistas y adaptadas para ponerle solución. Cada clínica contará con una hoja de ruta clara, que prioriza las mejoras más urgentes y les ofrece una visión a medio plazo de su proceso de transformación.
🔍 ¿Qué estamos analizando en estas auditorías?
- Identificación de duplicidades documentales y sobrecarga de archivos físicos o digitales.
- Detección de procesos manuales que podrían ser automatizados para ganar eficiencia
- Evaluación del cumplimiento de las normativas de protección de datos (especialmente importante en el sector sanitario)
- Valoración de riesgos de pérdida de información, tiempos de acceso a documentos y trazabilidad de expedientes.
Todos estos pasos se realizan de acorde a la realidad de cada centro. Conocer de primera mano la situación documental de cada organización es imprescindible para poder recomendar proyectos de digitalización.
💡 ¿Qué proponemos a continuación?
- Diseñamos un cronograma de acciones organizado por prioridades, que marca el camino para implantar cada mejora de forma realista y progresiva.
- Rediseñamos los flujos documentales para hacerlos más ágiles y seguros, minimizando tareas repetitivas
- Recomendamos la implementación de soluciones documental adaptadas a las necesidades de cada clínica
- Proponemos medidas reforzadas de protección de datos, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente y reduciendo vulnerabilidades.
Además, acompañamos el cronograma de un presupuesto orientativo para que cada clínica pueda valorar la inversión necesaria en proyectos de digitalización y decidir cómo llevarlos a cabo.
🎯 Nuestro objetivo es claro: que la transformación digital no sea un esfuerzo puntual, sino un cambio sostenido que mejore de forma tangible el día a día de las clínicas. Menos papel, menos tareas repetitivas, menos riesgos documentales… y más tiempo para atender mejor a sus pacientes.
📩 ¿Te gustaría saber más sobre cómo puede ayudar una auditoría documental a tu organización? Descúbrelo aquí: https://unayta.es/auditoria-documental-unayta/
Protección total de los datos 🛡️
La protección de los datos no es opcional, sino un principio que guía nuestro trabajo día a día. Por eso, durante este mes de abril, estuvimos inmersos en la revisión y consolidación de nuestros protocolos de seguridad. Se trata de un proceso habitual que realizamos para asegurar que nuestras prácticas estén siempre actualizadas frente a los nuevos desafíos, y para garantizar la máxima protección de nuestros clientes.
🔒 ¿Qué acciones estamos llevando a cabo?
- Estamos actualizando nuestro sistema de gestión documental, incorporando nuevos protocolos que refuerzan la seguridad y mejoran la eficiencia en el tratamiento de la información.
- Estamos reforzando los controles de nuestras comunicaciones corporativas, con la renovación de cuentas de correo, nuevas medidas anti-phishing y sistemas de verificación de identidad más robustos.
- Estamos optimizando procesos internos para reducir tiempos de respuesta y aumentar la protección de los datos sensibles que gestionamos cada día.
Hoy más que nunca, sabemos que hablar de proyectos de digitalización es también hablar de protección de la información. La ISO 9001 nos impulsa a revisar, mejorar y certificar que cada procedimiento en UNAYTA responde a los más altos estándares de calidad y seguridad.
💬 ¿Qué significa esto para nuestros clientes?
- La tranquilidad de saber que sus datos están gestionados bajo procedimientos seguros y auditados.
- La confianza de trabajar con un equipo profesional que, además, busca la mejora continua.
- La garantía de que cada proyecto, grande o pequeño, se gestiona siguiendo procesos sólidos, actualizados y alineados con las mejores prácticas internacionales.&amp;lt;/li&gt;</li></li>
Claro está: todos nuestros proyectos se realizan bajo la máxima seguridad y protección de la información. El objetivo es garantizar que así siga siendo por mucho tiempo.
Cambios reales, no promesas 🌟
La digitalización no es un concepto reservado a las grandes corporaciones tecnológicas. Cada pequeña mejora en la gestión documental, cada paso hacia procesos más ágiles, supone una gran diferencia para cualquier tipo de entidad: desde una biblioteca municipal hasta una gran empresa energética.
Los tres proyectos que hemos compartido hoy —expurgo documental en bibliotecas, auditorías de transformación digital y el refuerzo de la seguridad— muestran nuestra manera de trabajar: cercana, personalizada y enfocada en resultados reales.
La tecnología debe adaptarse a las personas, no al revés. Creemos en una digitalización accesible y diseñada para facilitar trabajo diario de quienes realmente utilizan y necesitan la información.
📣 Y tú, ¿cómo estás gestionando tu documentación?
¿Sientes que tus procesos podrían ser más eficientes, seguros o adaptados a los tiempos que corren?
📩 ¡Hablemos!
Estamos listos para acompañarte en tu camino hacia una gestión documental que impulse tu entidad y te ahorre dolores de cabeza.
