Cuando una organización necesita un documento “para ya” —por una auditoría, una inspección, un requerimiento legal o una revisión interna— la custodia documental revela una realidad clara: tener archivo no siempre equivale a tener control.
En muchos casos el documento existe, sí. Está “en algún sitio”. Pero cuando llegan las preguntas de verdad, las que no admiten respuestas vagas, empieza la incomodidad: ¿dónde está exactamente?, ¿quién lo consultó?, ¿cuándo salió?, ¿con qué autorización?, ¿qué versión es la válida?
Y ahí es donde la custodia documental deja de ser una cuestión operativa para convertirse en un tema de trazabilidad documental, protección de datos (RGPD) y cumplimiento.
En este artículo hablamos de esa evolución: de la custodia entendida como “almacenamiento” a la custodia como sistema de control, con evidencias auditables, gestión del riesgo y procedimientos que se puedan aplicar sin frenar el día a día. Si además quieres ver cómo se traduce esto en un servicio operativo, puedes ampliar aquí información sobre nuestra custodia documental.
El punto ciego de muchas empresas: cuando falta control y la custodia documental se vuelve imprescindible
En organizaciones con volumen documental, los incidentes más habituales no suelen venir de un gran fallo, sino de pequeñas decisiones acumuladas:
- Salidas temporales sin un registro consistente (porque “solo era un momento”).
- Consultas fuera de circuito por urgencia o por costumbre.
- Duplicados “funcionales” que no se controlan ni se destruyen.
- Traslados entre sedes con trazabilidad parcial, especialmente cuando intervienen varias personas o proveedores.
- Conservación por inercia, sin una política efectiva de retención documental, expurgo y destrucción.
Estas situaciones afectan a la eficiencia, pero sobre todo introducen un riesgo relevante: pérdida de trazabilidad sobre documentos que, en muchos casos, contienen datos personales o información crítica (RRHH, contratos, compliance, calidad, clientes, etc.).
Normativa aplicada: RGPD, LOPDGDD y, en ciertos entornos, ENS
Cuando los documentos contienen datos personales, la custodia documental forma parte de las medidas organizativas y de seguridad del tratamiento. Sin entrar en tecnicismos, hay tres ideas que conviene tener muy aterrizadas:
RGPD: seguridad, evidencia y conservación limitada
Sin entrar en tecnicismos, el marco del RGPD se traduce en tres exigencias operativas muy concretas:
- Seguridad y confidencialidad: medidas proporcionales al riesgo para evitar accesos no autorizados, pérdidas o exposiciones.
- Responsabilidad proactiva: capacidad de demostrar cumplimiento mediante procedimientos, registros y controles (no solo declaraciones).
- Limitación del plazo de conservación: necesidad de definir y aplicar plazos de retención y criterios de expurgo.
LOPDGDD: aterrizaje del marco en España
La LOPDGDD complementa el RGPD en el contexto español y refuerza la importancia de integrar el cumplimiento en procesos reales, especialmente en entornos con alto volumen documental.
Además, la AEPD recoge recomendaciones sobre seguridad de los tratamientos que ayudan a aterrizar estas medidas en procedimientos operativos (especialmente útiles cuando se gestiona documentación física o híbrida).
ENS: evidencias y controles reforzados (AAPP y proveedores)
En organizaciones vinculadas al sector público o proveedores que operan bajo ENS, el enfoque suele exigir un mayor nivel de formalización y trazabilidad, con especial énfasis en evidencias y gestión de riesgos. Dicho de otro modo: no solo hay que hacerlo bien, hay que poder acreditarlo.
Cuando la custodia documental deja de ser “almacén”: portal online, control y SLA de entrega en 24 horas
Aquí está el punto que marca diferencia, porque conecta seguridad con operativa real. Una custodia documental bien planteada no solo protege: también garantiza acceso controlado a la documentación cuando se necesita.
- Portal online de custodia: visibilidad y gestión sin fricción
No se trata solo de “ver listados”, sino de gestionar el ciclo completo: consultar inventario, solicitar recuperaciones, hacer seguimiento y dejar trazabilidad del estado del documento (solicitado, en preparación, entregado, devuelto), con registro de movimientos y responsables. Además, aporta evidencia clara de quién solicita qué, cuándo y por qué. - Entrega física en 24 horas: disponibilidad con control
Mantener un SLA de entrega en 24 horas, dentro de un circuito de solicitud y autorización, permite combinar disponibilidad y control. Reduce salidas informales y copias innecesarias, mejora la continuidad operativa y mantiene el gobierno documental sin bloquear el trabajo.
Si quieres ver cómo lo trabajamos en la práctica, puedes ampliar aquí información sobre nuestro servicio de custodia documental.
Control de copias y documentación sensible: el factor que más incidentes evita
En protección de datos, muchos problemas no nacen del documento original. Nacen de copias “funcionales” que no se controlan.
Una custodia madura define criterios claros:
- cuándo se autoriza una copia,
- cuántas copias existen,
- dónde están,
- quién es responsable,
- y qué ocurre cuando dejan de ser necesarias.
Esto es especialmente importante en expedientes de RRHH, documentación contractual y documentación con datos sensibles. No por burocracia, sino porque reduce el riesgo real en el punto donde más se filtra información.
Retención, expurgo y destrucción certificada: cerrar el ciclo con garantías
La custodia documental no termina cuando un expediente entra en archivo, sino cuando se gestiona su salida de forma correcta. Y es que conservar “por si acaso” suele traer justo lo contrario de lo que se busca: más exposición, más volumen y más dificultad para localizar lo importante.
Por eso conviene trabajar el cierre del ciclo con tres elementos muy claros:
- Retención documental: definir qué tipologías se conservan, durante cuánto tiempo y con qué criterio (legal, operativo o probatorio).
- Expurgo documental: revisar periódicamente la documentación que ya ha cumplido su plazo para mantener el archivo gobernable y trazable.
- Destrucción certificada: eliminar documentos con seguridad y evidencia, especialmente cuando contienen datos personales o información sensible.
Cuando esto se aplica de forma consistente, el archivo se vuelve más manejable, mejora la localización de expedientes y se reduce el riesgo asociado a conservar documentación innecesaria.
Checklist profesional: señales de trazabilidad sólida en custodia documental
- ¿Existe inventario actualizado e identificable (tipología, códigos, anexos)?
- ¿Hay circuito definido de solicitud y autorización?
- ¿Se registra trazabilidad de entradas, salidas, traslados y devoluciones?
- ¿Existe registro de accesos/consultas relevantes?
- ¿Se gestionan plazos de devolución y seguimiento?
- ¿Se controla la generación de copias y duplicados?
- ¿Hay clasificación por criticidad (no todo el mismo tratamiento)?
- ¿Existe política aplicada de retención documental?
- ¿Se ejecuta expurgo documental periódico?
- ¿La destrucción es segura y existe certificado cuando corresponde?
Lo importante es convertir esas zonas grises en un circuito controlado.
Custodia documental como control, cumplimiento y acceso garantizado
La custodia documental actual se mide por su capacidad para ofrecer control verificable: trazabilidad documental, gestión de accesos, integridad, retención y cierre del ciclo con expurgo y destrucción segura.
Cuando, además, se combina con un portal online y un SLA de recuperación/entrega en 24 horas, la custodia deja de ser un centro de coste puramente operativo y se convierte en una pieza de gobierno documental: protege, ordena y permite responder rápido cuando importa.
¿Quieres evaluar tu nivel de trazabilidad y riesgo documental?
En UNAYTA ayudamos a implantar y optimizar custodia documental orientada a trazabilidad y protección de datos: inventario y clasificación, circuitos de solicitud/autorización, control de copias, retención y expurgo, entrega física en 24 horas bajo procedimiento y destrucción certificada.
Si nos indicas el tipo de documentación (RRHH, contratos, calidad, etc.), el entorno (físico o híbrido) y el volumen aproximado, podemos proponerte un enfoque de mejora realista, alineado con cumplimiento y operativa.
