Trabajar con documentación centenaria es una experiencia única. Entre cartas amarillentas y sobres que aún conservan la tinta original aparecen fragmentos de vida cotidiana: una felicitación de Año Nuevo, una nota de agradecimiento o una carta familiar.
Lo que para sus autores fueron simples mensajes, hoy son pequeñas ventanas a la historia, testimonios que nos ayudan a comprender mejor cómo vivían, pensaban y se relacionaban las personas de otra época.
En UNAYTA lo vivimos de primera mano: cada vez que transformamos un archivo físico en una base de datos accesible, no solo preservamos información, damos continuidad a la memoria y la acercamos a más personas.
Así nos lo cuenta uno de los técnicos de UNAYTA, que trabaja con la correspondencia de entrada de la Real Academia Galega de hace un siglo:
“En el poco tiempo que llevo desarrollando este trabajo, una de las cosas que más me han llamado la atención es lo fácil que es acceder al mundo de aquella época a través de la documentación. Desde la unión y cercanía entre los gallegos en América y los que se quedaron en su tierra natal, preocupándose por la construcción de un monumento, hasta las invitaciones a eventos sociales dentro de Galicia, todos estos datos sintetizados en una base de datos son, sin embargo, una puerta a otro mundo que no es conocido para la mayoría de la población.”
Este enfoque técnico va más allá del escaneo: implica extraer, catalogar y contextualizar cada documento para facilitar que investigadores y curiosos puedan acceder y comprender ese mundo histórico. Así, la digitalización documental deja de ser solo un proceso técnico y se convierte en un puente que conecta personas con su pasado.
Archivos físicos: tesoros ocultos tras las estanterías
Durante décadas, miles de documentos han permanecido guardados en cajas o estanterías, fuera del alcance del público general. Solo investigadores o archiveros especializados podían acceder a ellos.
Pero ¿qué hay de todas esas personas curiosas que quieren conocer la historia de su ciudad, de su familia o de su propio apellido? ¿Y de quienes, simplemente, sienten curiosidad por cómo se vivía hace un siglo?
La verdad es que muchos de esos fondos —como la correspondencia de la Real Academia Galega— son auténticos relatos de vida. Entre sus páginas se mezclan cartas de agradecimiento, mensajes de despedida, invitaciones a eventos culturales o noticias llegadas desde América.
Así lo describe una de las personas de nuestro equipo, en su primer trabajo con documentación histórica:
“Trabajar con documentación centenaria es una experiencia curiosa. Las comunicaciones que serían triviales para sus autores son una ventana a un mundo que parece distante y, al mismo tiempo, muy próximo. Lo más sorprendente es lo fácil que resulta acceder al mundo de aquella época a través de los documentos: las cartas revelan la unión entre los gallegos que estaban en América y los que se quedaron aquí, la vida cultural de los años veinte, las preocupaciones, las celebraciones… todo está ahí.”
Esa mirada desde dentro resume bien lo que ocurre en cada proyecto: la historia se vuelve accesible. Y cuando esos archivos se abren al público digitalmente, la historia deja de estar guardada: empieza a circular.
Cada nombre, cada fecha y cada detalle que un técnico extrae de los documentos y plasma en una base de datos se convierte en un punto de conexión entre el pasado y quienes buscan comprenderlo hoy.
Y es que, hasta hace poco, muchos de esos fondos apenas eran conocidos por un grupo reducido de especialistas.
La digitalización documental cambia eso por completo: abre las puertas de los archivos y permite que cualquier persona pueda explorarlos, ya sea por interés profesional, académico o simplemente personal.
Documento original digitalizado de la correspondencia de la Real Academia Galega, 1925.
Fuente: Archivo digital UNAYTA.
Digitalizar: abrir una ventana al pasado
La digitalización documental no es solo un proceso técnico: es una forma de democratizar la memoria.
Cada carta, acta o fotografía se convierte en una pieza accesible, consultable y preservada para futuras generaciones.
Como explica este mismo técnico, “todos esos datos sintetizados en una base de datos son, sin embargo, una puerta a otro mundo que no es conocido para la mayoría de la población.”
Esa es, precisamente, la razón por la que digitalizar no solo conserva, sino que permite nuevas formas de mirar los archivos.
Así digitalizamos en UNAYTA: precisión, cuidado y tecnología
Detrás de cada documento digitalizado hay horas de preparación, revisión y cuidado. Y aunque la tecnología es clave, el factor humano marca la diferencia.
En UNAYTA abordamos cada proyecto de digitalización con un equilibrio entre técnica y sensibilidad. Sabemos que no todos los documentos son iguales, por eso diseñamos procesos flexibles según la tipología y estado del material.
Trabajamos con instituciones, archivos y empresas para digitalizar sus fondos documentales, organizarlos y ofrecerles una nueva vida online.
- Evaluación y preparación del fondo
Antes de tocar un solo documento, realizamos un diagnóstico técnico y de conservación. Determinamos el tipo de soporte (papel, fotografía, pergamino, planos, etc.), su nivel de deterioro y las condiciones óptimas para su tratamiento.
Solo después, se limpian, ordenan y preparan para el escaneo.
- Digitalización de alta calidad
Utilizamos escáneres planetarios y equipos de captura profesional que respetan la integridad física del documento y aseguran una reproducción fiel en color, textura y detalle.
Trabajamos con resoluciones de alta definición (mínimo 300 ppp, hasta 600 ppp o más para piezas delicadas) y formatos sin compresión para conservar la máxima calidad.
- Control de calidad y restauración digital
Una vez digitalizados, los archivos pasan por un proceso de revisión técnica: ajuste de color, alineación, eliminación de sombras y validación de legibilidad. Si es necesario, aplicamos técnicas de restauración digital para recuperar detalles deteriorados por el tiempo.
- Descripción y catalogación
Aquí entra la parte más silenciosa, pero también la más importante: convertir la imagen en información.
Extraemos metadatos —fechas, remitentes, temas, localizaciones— y los organizamos en bases de datos para que la búsqueda sea rápida, precisa y contextual.
Por ejemplo, una carta a la Real Academia Galega puede asociarse al autor, la fecha, el motivo, y a otros documentos relacionados. Esto permite una navegación dinámica y enriquecida.
- Publicación y acceso
Finalmente, integramos todo el fondo digitalizado en plataformas documentales o repositorios online.
De esta forma, cualquier persona puede consultar, buscar o descargar documentos desde cualquier lugar del mundo.
Y lo mejor: los originales quedan preservados en condiciones seguras, sin necesidad de ser manipulados continuamente.
Beneficios de la digitalización documental
La digitalización es mucho más que una tendencia tecnológica. Es una inversión en conocimiento, preservación y accesibilidad.
Como nos cuenta uno de ellos:
“Cada nombre, cada fecha y cada detalle que extraemos de los documentos y plasmamos en una base de datos se convierte en un punto de conexión entre el pasado y quienes buscan comprenderlo hoy.
Algunos de sus beneficios más destacados:
- Conservación del patrimonio: se reduce el desgaste físico y el riesgo de pérdida o deterioro.
- Accesibilidad global: investigadores, estudiantes y ciudadanos pueden acceder desde cualquier lugar.
- Agilidad en la búsqueda: los sistemas de metadatos permiten encontrar documentos en segundos.
- Eficiencia administrativa: las instituciones optimizan su tiempo y recursos de gestión.
- Difusión cultural: los fondos digitalizados pueden incorporarse a proyectos educativos, exposiciones virtuales o portales públicos.
Conclusión: del papel a la pantalla, del pasado al presente
Digitalizar no es perder el contacto con la historia, sino todo lo contrario: es acercarla más que nunca.
En UNAYTA ayudamos a transformar los archivos físicos en espacios vivos de conocimiento, abiertos a la curiosidad de cualquiera.
Como decía uno de nuestros técnicos, “lo que más me ha sorprendido es lo cercanas que parecen las personas que vivían hace un siglo y lo fácil que es conocer ese mundo si se tiene el interés y la oportunidad de acceder a unos fondos que solo esperan ser conocidos.”
Del papel a la pantalla, del silencio del archivo al brillo de la pantalla: así seguimos acercando la historia a todos.
