Digitalizar facturas: La fórmula para una contabilidad eficiente y organizada
En una era de constantes cambios y avances tecnológicos, agilizar procesos y optimizar tiempo y recursos se ha vuelto una necesidad. Es por ello que digitalizar facturas ha dejado de ser una tendencia para pasar a ser una opción rentable y fundamental para el éxito de la gestión contable de cualquier negocio.
Dentro de nuestros servicios de digitalización documental, uno de los principales procesos que llevamos a cabo para eliminar el papel en las empresas, es la gestión y digitalización certificada de facturas.
A continuación, profundizaremos en este tema, veremos cómo digitalizar facturas y conoceremos el impacto positivo que puede suponer este proceso en la eficiencia y productividad de las empresas.
¿En qué consiste la digitalización de facturas y para qué sirve?
Digitalizar facturas consiste en convertir las facturas en formato físico en archivos digitales accesibles y fáciles de organizar y gestionar.
Los datos de estos documentos son extraídos a través de programas especializados para que puedan ser interpretados posteriormente. De esta manera, se eliminan los procesos manuales y se agiliza el manejo de datos.
La digitalización de facturas se puede llevar a cabo a través de aplicaciones fotoeléctricas o de escáner, con el objetivo de convertir el documento en papel en una imagen digital.
Ahora bien, debemos tener en cuenta que para que el formato digital y el físico tengan la misma validez legal, habrá que recurrir a la digitalización certificada de facturas, de forma que estén homologadas por la Agencia Tributaria (AEAT). Este proceso permitirá crear copias digitales de los archivos sin que pierdan el valor que tienen en papel.
Beneficios de digitalizar las facturas: claves para aumentar la productividad de tu empresa
Al convertir las facturas en papel en archivos digitales accesibles, las empresas pueden experimentar una serie de ventajas que van más allá de la mera organización.
La digitalización de facturas permite una gestión de la contabilidad más eficiente y libre de estrés y, en consecuencia, esta práctica impulsa la productividad y el rendimiento general de la empresa.
Acceso rápido a la información
Uno de los principales beneficios de digitalizar facturas es la capacidad de organizarlas, clasificarlas y acceder a ellas de forma rápida y sencilla.
Basta con realizar una búsqueda en el sistema digital para encontrar la factura que se necesita. Y esto no solo ahorra tiempo, también reduce la probabilidad de error en la gestión de la contabilidad.
Ahorro de tiempo, espacio y costes
Al digitalizar facturas, resulta más sencillo gestionar un volumen importante de datos, lo que permite consumir menos recursos.
Tener todos los documentos informatizados supone un gran ahorro de tiempo a la hora de ordenar, archivar y buscar información. Por otro lado, como no es necesario conservar los originales en papel, tampoco hay que invertir en espacio de almacenamiento.
Seguridad
La digitalización de facturas aporta una garantía de seguridad frente al riesgo de posibles pérdidas o roturas de cualquier documento.
Además, algunos documentos en papel tienden a degradarse con el paso del tiempo, llegando a volverse completamente indescifrables en ciertas ocasiones.
Acceso desde cualquier lugar
La información digitalizada puede almacenarse en la nube y esto permite que las personas con acceso puedan ver y descargas su contenido en cualquier momento y desde cualquier dispositivo y lugar.
Este es un aspecto especialmente relevante para aquellas empresas que incorporan la modalidad de teletrabajo.
Cómo digitalizar facturas legalmente paso a paso
Si bien cualquier empresa puede digitalizar facturas con el objetivo de mejorar su sistema de clasificación y organización, es obligatorio conservar todos estos documentos en el soporte en que el que hayan sido emitidos originalmente.
Pero entonces, ¿cómo se puede optimizar la gestión y almacenamiento de facturas y seguir garantizando su validez legal? La respuesta está en la digitalización de facturas homologada por la AEAT.
Para ello, será necesario cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales que exige la misma Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas.
Vamos a ver, paso a paso, cómo digitalizar una factura y conseguir que esta siga manteniendo su valor y autenticidad:
Paso 1: Prepara la documentación
Reúne todas las facturas físicas que desees digitalizar y certificar y asegúrate de que todas sean originales y estén completas. Los documentos deben estar en buen estado para garantizar una imagen clara y legible.
Paso 2: Escanea las facturas
Utiliza un escáner de buena calidad para digitalizar las facturas. Asegúrate de configurarlo correctamente para obtener imágenes nítidas y legibles.
Escanea las facturas una por una y guárdalas en formato PDF.
Paso 3: Selecciona un software homologado
Asegúrate de que el programa que utilices esté homologado por la AEAT. Este software aplicará la firma electrónica a las facturas digitalizadas y generará un certificado que garantice la autenticidad e integridad de las imágenes digitales obtenidas.
Puedes consultar la lista de softwares homologados en la página oficial de la Agencia Tributaria.
Paso 4: Conservación de las facturas
Almacena las facturas digitalizadas y certificadas junto con su certificado de digitalización en un sistema de gestión documental seguro y accesible.
Es importante mantener la documentación en formato electrónico durante el período legalmente establecido para su conservación.
Como hemos visto, la digitalización de facturas es un proceso que está lleno de ventajas fundamentales para cualquier empresa que quiera mantener una contabilidad eficiente y organizada.
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