A la hora de incorporar a la empresa/entidad un programa de gestión documental, no sólo es como base principal el analizar nuestra organización o el estudiar nuestro ritmo diario de producción documental. Tampoco es tener en cuenta las debilidades o vacíos de esas necesidades no demandadas ni cubiertas en el trabajo diario de la empresa, ¡qué ya es bastante importante!

En el post anterior hablábamos de los valores a tener en cuenta a la hora de la elección de un programa de gestión documental (PGD). Esta vez, sumamos a esos valores, unos factores.

En UNAYTA sabemos unificar tanto los valores como los factores. Una adición que tiene como resultado la eficacia y el éxito de la empresa que busca ese PGD a medida.

Valores + Factores = Garantía y éxito

Estamos preparados y formados para cumplir con todos esos  factores clave.  Con la misión de encontrar y diseñar e instalar, ese programa de gestión documental  que tu organización necesita.

¿Cuáles son esos factores para lograr acertar con el programa adecuado para tu empresa/organización?

En primer lugar, el conocimiento de la actividad y/o sector. Para ello, una reunión personal, detallada y estudiada hace que sea toda una ventaja para poder conocer las necesidades reales. Esto también incluye incluso aquellas que ni la misma organización se ha percatado.

Esa reunión, se traduce en resolver cualquier duda que se presente, aclarar incertidumbres, conocer fracasos pasados y la reducción de tiempo para la implementación del PGD.

Involucrarnos desde el inicio, construir el proceso desde el comienzo, prestar atención a la empresa como ente vivo (importancia del elemento humano) implica, por una parte, el creciente índice en la probabilidad de éxito,  y por otra, gracias al compromiso que nos exigimos, la garantía de éxito.

Por medio de las conversaciones mantenidas con la entidad/organización, el conocer la actividad/sector hace que otro factor decisivo aparezca: la personalización.

La capacidad del Programa de Gestión Documental de adaptarse a cada empresa

Como hemos dicho anteriormente, un programa de gestión documental es único, no es un programa diseñado con carácter universal y de general aplicación.

Cada empresa debe tener un PGD, adaptado a sus necesidades y demandas. Para entenderlo mejor, por ejemplo, la gestión y la producción documental de un archivo de un museo determinado no es lo mismo que un archivo de una fundación cultural. Otro ejemplo podría ser que una consultoría multidisciplinar no es igual que una consultoría estratégica o una consultoría de nicho o de recursos humanos.

Dentro de cada sector e incluso perteneciendo al mismo, cada organización tiene sus necesidades. Cada entidad tiene sus metas, sus perfiles de personal, su gestión dependiendo  de la tipología documental que genere, trate o difunda. Cada entidad/organización es exclusiva. Por ello, su PGD también debe serlo : cumplir las expectativas, buscar la mejor solución.

Digitalización previa de la empresa para implantar el PGD

Un programa de gestión documental demanda la digitalización documental previa de esos documentos que aún estén en papel o en otro soporte (CD’s, DVD’s, pendrives, cintas de video, cintas de audio …). Por tanto, al estar digitalizados y tratados (descritos) hace que  el sistema consiga acceder a ellos directamente, y saber en todo momento, su estado y consultarlos cuando se desee.

UNAYTA, ofrece ambos servicios: la digitalización de la documentación, con sus correctos requisitos de tratamiento (procesos operativos, instrucciones de trabajo), y ofrecer el adecuado programa de gestión personalizado.

Compatibilidad entre el programa de gestión documental y hardware

En  este apartado no debemos olvidar que la compatibilidad de hardware y software debe ser el de 100%.

Y aquí se presenta otro factor clave a tener muy en cuenta: el presupuesto y las facilidades y prestaciones que se presenta teniendo en cuenta calidad/precio.

Lo que puntualmente puede parecer ser económico, con el tiempo, se convierte en una realidad cargada de costes, y ralentizando el tiempo en contra. ¿Debido a qué? A la necesidad de hacer cambios en los equipos para que el nuevo programa se adapte con programas y equipos que la empresa tenga y que sea compatible.

El encontrar el software adecuado, ¡es decisivo y fundamental!

Es primordial contar con un soporte, una ayuda. Y esta ayuda, no sólo debe estar presente y activa en el periodo que dura la implementación del programa de gestión documental. Es necesario que también esté durante el tiempo de contratación del servicio. Este factor, es importantísimo ya que como empresa/entidad, la tranquilidad que ofrece el contar con esa asistencia técnica, incluso de formación y atención, es algo a tener muy en cuenta.

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