De 1805 a 2026: UNAYTA pone en valor la memoria documental de siete municipios gallegos
¿Cómo eran las escuelas de nuestros municipios hace un siglo? ¿Qué obras transformaron sus calles y caminos? ¿Qué documentos permiten reconstruir las decisiones que marcaron su historia? Muchas de estas respuestas permanecen guardadas en los archivos municipales, entre expedientes, libros y documentos que abarcan generaciones.
En el marco de las convocatorias anuales de ayudas destinadas a la mejora y conservación de los archivos municipales de Galicia, en UNAYTA hemos desarrollado durante 2026 nuevos proyectos de organización y descripción archivística en siete concellos gallegos: Caldas de Reis, Fisterra, Zas, Tomiño, Carral, Irixoa Y As Pontes. Estas actuaciones suman 14.364 registros documentales descritos, con fondos fechados entre 1805 y 2026, y dan continuidad a trabajos realizados en fases anteriores para avanzar hacia la organización integral de los archivos y la protección de su patrimonio documental.
Siete archivos municipales, más de 14.000 registros y dos siglos de historia
Cada archivo municipal conserva una parte singular de la historia de su territorio. Entre antiguos padrones, expedientes administrativos, proyectos de obras y documentos de los órganos de gobierno encontramos testimonios que permiten conocer cómo han evolucionado los municipios gallegos y la vida de sus habitantes.
En Caldas de Reis hemos trabajado con documentación que se remonta a 1805, la más antigua de las seis intervenciones. El proyecto ha permitido incorporar 5.425 registros a AtoM, organizando fondos que abarcan más de dos siglos de actividad municipal.
En Fisterra, los trabajos nos han llevado hasta 1844, con documentos vinculados a las juntas locales de elecciones, expedientes electorales del siglo XIX, padrones de habitantes y proyectos de obras municipales. La intervención ha supuesto la incorporación de 2.034 registros a ARQA.
Por su parte, Zas destaca por la diversidad de sus fondos: 147 series documentales que incluyen expedientes de antiguas escuelas, caminos, infraestructuras y servicios municipales. En total, se han incorporado 1.119 registros a ARQA, correspondientes a documentación comprendida entre 1914 y 2026.
Detrás de estas cifras se encuentran documentos que permiten reconstruir episodios de la historia local y comprender cómo se han transformado los servicios, las infraestructuras y la vida de los municipios a lo largo de generaciones.
Organización de archivos municipales: de la documentación acumulada a una gestión más eficiente
Uno de los principales desafíos de los archivos municipales no siempre es la falta de documentación, sino las dificultades para identificarla, localizarla y gestionarla. Los expedientes pueden encontrarse dispersos entre dependencias, almacenados en unidades deterioradas o pendientes de una clasificación archivística adecuada.
Las intervenciones realizadas reflejan situaciones diferentes que requieren soluciones adaptadas a las características de cada fondo.
En Zas, por ejemplo, una parte importante de la documentación se encontraba suelta, sin unidades de instalación apropiadas. Además, se identificaron duplicidades, especialmente entre proyectos de obras, cuya acumulación ocupaba espacio en el depósito. Su revisión y separación para una posterior valoración documental permitió avanzar en la organización del conjunto sin comprometer las obligaciones de conservación.
En Tomiño, donde hemos incorporado 2.669 registros a AtoM e instalado 602 unidades de archivo, fue necesario adaptar el cuadro de clasificación a los fondos existentes, incorporando nuevas series cuando resultaba necesario. Un trabajo que pone de manifiesto la importancia de conocer la documentación antes de definir su organización definitiva.
En Carral, la intervención se centró especialmente en expedientes urbanísticos y documentación de los órganos de gobierno municipal, con 1.612 registros descritos en ARQA y 352 unidades instaladas. Por su parte, en Irixoa reorganizamos documentación procedente tanto del depósito como de las dependencias de Secretaría, tratando 347 unidades y obteniendo 1.505 registros descritos.
Estos ejemplos muestran que cada archivo presenta necesidades distintas y que una intervención eficaz debe combinar diagnóstico documental, criterios archivísticos y soluciones adaptadas a la realidad de cada ayuntamiento.
Antes y después de la intervención en el Archivo Municipal de Tomiño: trabajos de organización, descripción y acondicionamiento de los fondos documentales.
Descripción archivística y conservación: las decisiones técnicas detrás de cada proyecto
Organizar un archivo no consiste simplemente en ordenar expedientes o sustituir cajas. Requiere conocer cómo se ha producido la documentación, identificar las funciones administrativas que representa y establecer una estructura que permita conservarla y recuperarla correctamente.
En nuestras intervenciones, el trabajo comienza con la revisión, identificación y acondicionamiento de los fondos, incluyendo la retirada de elementos que pueden perjudicar su conservación y la detección de duplicidades o materiales auxiliares. No obstante, eliminar documentación no es una decisión automática: cualquier expurgo documental debe responder a criterios de valoración y a los procedimientos y autorizaciones que correspondan.
Una vez analizados los fondos, los expedientes se clasifican conforme a los cuadros de clasificación de cada archivo y se describen siguiendo criterios normalizados, como la Norma Galega de Descrición Arquivística (NOGADA) e ISAD(G). Este proceso permite identificar las series documentales, mantener su contexto administrativo y establecer relaciones coherentes entre los documentos.
La intervención se completa con la asignación de signaturas, el acondicionamiento en unidades de conservación adecuadas y el registro de la información mediante herramientas como ARQA y AtoM. De esta forma, cada expediente puede vincularse con su descripción y localización física, facilitando el control de los fondos y la recuperación de la documentación.
El objetivo no es únicamente mejorar el estado actual del archivo, sino establecer una organización sólida que pueda mantenerse y ampliarse con la incorporación de nuevos documentos.
En nuestro artículo sobre cómo organizar un archivo municipal profundizamos en las fases y criterios técnicos necesarios para desarrollar este tipo de intervenciones.
De la organización del archivo a la conservación digital del patrimonio documental
Los trabajos realizados durante 2026 también permiten identificar nuevas necesidades y prioridades de actuación. La organización de los fondos es un paso fundamental para planificar futuras intervenciones, mejorar las condiciones de almacenamiento y valorar qué documentación requiere medidas específicas de conservación.
En varios de los proyectos se ha señalado la conveniencia de continuar con la descripción de fondos pendientes y avanzar, cuando proceda, en su digitalización, especialmente en aquellas series de mayor interés histórico, más consultadas o susceptibles de deterioro.
Sin embargo, la digitalización no sustituye a la organización archivística. Para que los documentos digitalizados resulten realmente útiles es necesario conocer su procedencia, mantener su contexto y disponer de descripciones y metadatos que permitan identificarlos y recuperarlos.
Con estas intervenciones, en UNAYTA seguimos acompañando a los concellos gallegos en este proceso, combinando conocimiento archivístico y herramientas de gestión documental. Un trabajo que contribuye a preservar el valor histórico del patrimonio documental y a garantizar que siga respondiendo a las necesidades administrativas y de consulta de las generaciones presentes y futuras.
