Migración de archivo físico a archivo digital: ¿cómo funciona el proceso?
En la era digital, la migración de archivo físico a archivo digital se ha convertido en una necesidad primordial para muchas empresas y organizaciones. Pero, ¿cómo funciona realmente este proceso y qué pasos implica?
La transición de documentos en papel a su formato digital es un proceso estratégico que involucra varias etapas críticas para asegurar que la información se conserve con precisión, seguridad y accesibilidad. ¡Sigue leyendo!
¿En qué consiste el archivo digital?
El archivo digital es una innovadora plataforma en línea diseñada para la conservación y presentación de documentación histórica.
Esta herramienta permite almacenar imágenes, retrofotografías, actas, carteles, revistas, vídeos, archivos sonoros y, en definitiva, todo el patrimonio documental de una empresa u organización de manera segura y accesible.
Este sistema reúne un conjunto de herramientas y procesos que permiten gestionar, almacenar, organizar y recuperar documentos y archivos electrónicos. Su propósito es facilitar el manejo eficiente de los archivos digitales, asegurando su accesibilidad, seguridad, integridad, y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Con el archivo digital, no solo podrás preservar tus documentos más importantes, también puedes dar a conocer tu patrimonio documental e interactuar con el público de tu negocio a través de la red.
¿Qué beneficios te aportará el archivo digital?
Sin duda, la era digital ha cambiado drásticamente la forma en la que gestionamos y almacenamos la información.
Y mientras nos adaptamos a este nuevo entorno lleno de avances y novedades constantes, es crucial entender como la digitalización de archivos puede influir positivamente, especialmente en el ámbito empresarial.
Preserva tu patrimonio documental
Uno de los tesoros más valiosos de cualquier empresa u organización es su patrimonio documental, ya sea por su contenido histórico, legal, cultural o informativo. Este patrimonio puede incluir desde contratos importantes y documentos legales hasta fotografías históricas o correspondencia vital.
La vida útil de los archivos digitales es infinitamente mayor que la de los papeles tradicionales, que con el tiempo se deterioran y se vuelven ilegibles.
Al pasar tus documentos físicos al archivo digital, estarás protegiéndolos y asegurando su conservación a largo plazo, reduciendo el riesgo de pérdida debido a daños físicos o desastres naturales.
La digitalización garantiza que la información importante permanezca intacta y accesible, preservando así la integridad y la historia de estos documentos.
Ahorra en tiempo de gestión
La gestión de documentos físicos puede consumir mucho tiempo. Requiere de una serie de tareas que van desde buscar archivos, hasta clasificarlos y almacenarlos.
La digitalización de archivos hace mucho más simple todo el proceso. Con el sistema de archivo digital, puedes buscar documentos rápidamente y organizarlos de manera más eficiente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también te permitirá liberar recursos que puedes usar en otras áreas importantes de tu actividad.
Tus fondos accesibles en cualquier lugar y a cualquier hora
Con el archivo digital, ya no estás atado a un espacio físico específico para acceder a ellos. Puedes consultar tus archivos desde cualquier lugar y a cualquier hora, siempre que tengas conexión a internet.
Esto hace que el trabajo remoto y la colaboración en línea sean mucho más sencillos y te asegura que siempre tendrás la información que necesitas al alcance de tu mano.
Genera un nuevo canal de comunicación e interacción con tu público
El archivo digital también abre nuevas oportunidades para interactuar con tu audiencia.
Puedes compartir documentos, actualizaciones y recursos a través de plataformas digitales, lo que facilita la comunicación y el intercambio de información.
¿Cómo funciona el proceso de digitalización de archivos con UNAYTA?
En UNAYTA, entendemos que la migración de documentos en papel a archivo digital es esencial para preservar documentos, permitiendo un acceso más eficiente y seguro a la información.
Nuestro proceso de digitalización se caracteriza por su enfoque meticuloso y personalizado, diseñado para satisfacer las necesidades específicas de cada organización.
Evaluación inicial y catalogación
En primer lugar, nuestro equipo realizará una evaluación exhaustiva de todos los fondos documentales físicos a digitalizar.
Esto incluye organizar y catalogar los documentos, identificar su estado de conservación, relevancia y cualquier característica especial que deba tenerse en cuenta durante la digitalización.
Diseño del proyecto de digitalización
Posteriormente, diseñaremos un plan de digitalización de documentos a medida, adaptado a las necesidades específicas de nuestro cliente.
De este modo, estableceremos los criterios de calidad, formatos de salida, y cualquier requerimiento técnico necesario para garantizar que el proceso cumpla con los objetivos establecidos.
Digitalización
En esta fase, escanearemos los documentos físicos utilizando tecnología de punta, lo que nos permitirá crear copias digitales de alta calidad.
Nos aseguraremos de que cada documento sea capturado con precisión, manteniendo la integridad y legibilidad del contenido original.
Indexación y almacenamiento
Una vez digitalizados, los documentos se indexan cuidadosamente para facilitar su búsqueda y acceso.
Posteriormente, serán almacenados en nuestra plataforma online «archivo digital». Esta plataforma no solo ofrece almacenamiento seguro, sino también herramientas avanzadas para la gestión y consulta de los archivos digitalizados.
Difusión y marketing digital
Finalmente, implementaremos una estrategia de marketing digital diseñada para valorizar y difundir los archivos digitalizados en Internet.
Esto no solo aumenta la visibilidad de los documentos, sino que también fomenta la interacción con el público, permitiendo que más personas accedan a la información de manera sencilla y efectiva.
El enfoque integral que utilizamos en UNAYTA garantiza que cada proyecto se ejecute con la máxima eficiencia, preservando el valor histórico y operativo de cada documento.
¿Crees que el nuestro puede encajar en tu proyecto? No dudes en contactar con nosotros sin ningún tipo de compromiso. Nuestro equipo te ofrecerá asesoramiento personalizado según necesidades y objetivos que quieras alcanzar, adaptando el proyecto al tipo de fondos que trate tu organización. ¡Te esperamos!
