El respaldo y la preservación digital

En el mes de abril, realizamos una serie de artículos en nuestro blog e infografías sobre la conservación y preservación digital.  Partiendo de esta temática, hay procesos u operaciones con tendencia a confundirse o creer que son lo mismo; convirtiendo conceptualmente estas tareas en sinónimos.

Uno de esos casos, es el uso del término “PRESERVAR” y el término “RESPALDAR”.  Tienen aspectos en común pero no son lo mismo.

Como la documentación “tradicional” (definiendo a aquellas en soportes físicos -papel-), la documentación digital está creciendo de modo gigantesco y esto implica que su conservación debe aplicarse desde un punto de vista a futuro, garantizando su constante acceso, permanencia y durabilidad.

Recordemos que esta documentación digital, no solo es la salvaguarda de la “tradicional” sino que  su origen ya es de naturaleza digital, la cual debe se debe garantizar su conservación, accesibilidad y permanencia.

Debemos tener presente que hay amenazas constantes para nuestra documentación: desastres como inundaciones, incendios… Ser víctima de virus (robo o pérdida de información) o incompatibilidad con las versiones de  software que se disponen.

La preservación digital es diferente a un respaldo o a una copia de seguridad

Por consiguiente, volvamos a recordar qué son  preservación digital y  respaldo digital.

Preservación digital: Un conjunto de actividades bien estudiadas, aplicadas  y gestionadas para asegurar el acceso continuo a los documentos digitales por el tiempo que sea preciso.

Suele entenderse también como la digitalización de documentos originales con el fin de protegerlos de los efectos nocivos de la manipulación física.

Respaldo: Es conocido como backup o como copia de seguridad, copia de los datos o información de un sistema para que lo puedan restaurar en caso de fallas o desastres.

Un respaldo es utilizado para recuperar datos o información que se haya borrado o corrompido por cualquier causa.

Los elementos básicos que se guarda como copia de seguridad, son:

1. Información publicada en el servidor: documentos digitales más información de catálogo
2. y por otra, los documentos digitales en proceso de edición.

Insistimos que la preservación digital no se ocupa de proteger  los datos del servidor y el trabajo del día a día, sino salvaguardar los documentos digitales que se necesitarán en el futuro.

Recomendaciones a tener en cuenta a la hora de realizar los respaldos.

• Establecer y especificar la periodicidad y las peculiaridades del proceso de respaldo tanto de datos como de información.
• A la hora de especificar y establecer una periodicidad, debemos tener claro que métodos se usarán para mantener el control, que datos serán respaldados, espacio de almacenamiento, tiempo de mantenimiento, niveles de seguridad… Como también, la regulación de las comprobaciones (checking) o verificaciones e inspección en su status de acceso e integridad.
• Proteger al menos 3 copias de los conjuntos de datos y de toda la información que se considere importante. Estas copias deben estar al menos en 2 soportes distintos, y una de las copias debería estar en una localización distinto al recinto donde se almacenan las demás.

Para facilitar la comprensión y la claridad a la hora de realizar las copias de respaldo, os dejamos una infografía en donde exponemos que tipos de métodos existen y la política a seguir en su realización.