Para no encontrarnos con parapetos en la labor de guarda documental y de recuperación de información es importante contar con un adecuado y correcto servicio que ofrezca un almacenamiento y una organización documental que presente garantías y seguridad, este es el servicio de custodia documental.
El problema de la generación excesiva de documentos
Cada día las empresas generan numerosos, diversos y distintos tipos de documentos. Se generan tanto en soporte físico como en soporte electrónico, respondiendo a la naturaleza y actividad profesional. Esta documentación es prueba, testimonio e información de la actividad realizada. Esto conlleva a un esfuerzo de encontrar el dato apropiado en el momento concreto cuando se necesita.
En estos últimos años, estamos viviendo el despegue y el empujón de una transformación digital. Necesitamos inmediatez del dato, sin perder valor ni prueba, eliminar el temor de pérdida o deterioro del documento que es base de la información.
Esto exige tener un espacio seguro tanto para documentos en papel como electrónicos, ahorrando extensión del lugar de almacenamiento y asegurando la permanencia de la información.
Bien sabemos, que los principales errores que se realizan es el de imprimir, y dejar en bandejas sus documentos, a la espera de guardarlos. O escanear documentos y convertirlos en PDF y guardarlos en discos externos, o en el propio ordenador, de un modo no sujeto a pautas o protocolos, en duplicar o realizar múltiples copias de documentos con el pretexto de “por si acaso”.
La poca dedicación hacia el almacenamiento y cuidado, hacen que esa “dejadez” se convierta en “complicación” a la hora de recuperar documentos o en la búsqueda de información.
Y todo esto, en UNAYTA, lo sabemos y tenemos la solución. Sabemos que cuando se llega a ese punto de descontrol, hay un momento “panic attack”, dando lugar a un pensamiento repleto de confusión y dudas de:
“¿Y cómo hemos llegado a esto? ¿Y esto como ha pasado?»
Principales motivos de la custodia documental
¿Qué motivos tienes como empresa para que necesites el servicio de custodia documental?
- La primordial, falta de espacio para almacenar, aumento de consumo y existencia de papel, uso masivo de fotocopias.
- Homogeneizar criterios para facilitar la búsqueda y localización de documentación.
- Poseer un archivo digital: no es necesario tener la documentación física en todo momento para su consulta o envío a terceros.
- Lograr ser oficina sin papeles. Un concepto que engloba dos aspectos: uno el archivo y custodia propiamente dicha, y la digitalización como mayor acceso al fichero del documento físico.
- No contar con un equipo humano adecuado, formado y profesional
- Carencia de hardware y/o software especializados en gestión de documentos.
- La sensación de inseguridad que ofrecen algunos métodos de trabajo.
El papel de Unayta en la custodia documental
Somos conscientes de esa necesidad y de la nueva realidad que nos domina. Una realidad en la que se originan numerosos documentos, donde la circulación de la información se acelera, y que el “hoy y ahora” en la recuperación de los datos es lo que impera. Por ello, contamos con los medios humanos y medios técnicos, para ofrecer la ayuda y el respaldo a tu empresa, a tu organización.
La CUSTODIA DOCUMENTAL, es el servicio que ofrece garantías para el almacenamiento y organización documental, y con ello a la conservación y seguridad de los documentos, a través de unas estrategias y unas series de pautas y medidas que se traduce todo ello, a un control y un buen manejo informacional.
En Unayta contamos con el ARCHIVO DIGITAL, permitiendo la recogida de la documentación y tenerla dispuesta de un modo ágil, fácil y de forma dinámica, conservándola y preservándola. Se aplican los protocolos necesarios y se cumplen las normativas vigentes en el tratamiento, custodia y difusión documental.
Este archivo contiene las herramientas precisas, orientadas a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación y gestión de los fondos documentales. Facilita la descarga, aportar documentos, descripción, dando todo esto a una interacción de toda la organización.
UNAYTA, es ante todo equipo humano, y nos adaptamos a las necesidades de la organización sujeta a este cambio digital y preocupada por sus datos y documentos.
Si algunos de los motivos comentados anteriormente coinciden con los de tu empresa, podemos ayudarte y orientarte. Seremos tu guía con el fin de que la custodia de tu documentación sea más funcional, informacional y con más valor.
