Transformando los procesos documentales en los centros educativos
La digitalización de expedientes académicos ha supuesto una mejora significativa de la forma en la que los centros educativos gestionan la documentación.
Este cambio no solo implica la transición de documentos de formato papel a digital sino que trae consigo una serie de ventajas que suponen un impacto positivo en la forma de gestionar los procesos documentales. Más abajo, concretaremos las características y beneficios clave de este cambio.
¿Qué es la digitalización de expedientes?
La digitalización de expedientes consiste en la conversión de documentos físicos, certificados, matrículas, exámenes, formularios o cualquier tipo de registro en formato digital, de forma que permite su acceso a través de un ordenador o dispositivo electrónico. La manera de almacenarlos es en una memoria externa acompañada de una base de datos o bien con una plataforma de gestión del repositorio digital.
Principales ventajas:
Optimización del espacio y sostenibilidad: Por una parte supone la ventaja de liberar espacio físico en el centro permitiendo dar un uso alternativo a esas zonas de almacenamiento. Por otro lado, la eliminación o reducción del uso de papel es una medida de sostenibilidad que contribuye a la mejora del medioambiente.
Acceso rápido y seguro: Se agilizan los procesos de búsqueda, ya no es necesario ir al archivo y buscar el documento para su escaneado o copia, permite un acceso rápido y eficiente.
Mejora la seguridad: Tener una única copia de los expedientes en papel implica asumir riesgos de pérdida por el deterioro natural del paso del tiempo o bien por desastres y daños causados por inundaciones o incendios. Al digitalizarlos, aseguramos una correcta preservación de los documentos.
Facilita auditorías y reportes: Se pueden sacar informes de una forma mucho más rápida y acceder a datos históricos permitiendo sacar conclusiones y tomar decisiones en base a datos contrastados.
Solución personalizable y adaptable: La propuesta final será adaptable a cada centro en función de las necesidades específicas y objetivos que se pretenden conseguir.
¿Cuáles son las fases del proceso para digitalizar los expedientes?
Conclusión
Como hemos visto, dar este salto a la gestión digital está lleno de ventajas.
Contacta con nosotros para descubrir cómo podemos ayudarte en este proceso, ¡estamos seguros de que encontraremos una solución adaptada a las necesidades de vuestro centro!:
