Guía completa sobre la copia de seguridad

Todas las empresas trabajan día a día con una cantidad amplia de documentos que necesitan para llevar a cabo su actividad. Puede ser que los trabajadores creen nuevos documentos o modifiquen los ya presentes, pero en todo caso están manipulando en todo momento información de mucho valor para la actividad de la organización. ¿Qué pasaría si toda esa documentación se perdiese de un día para otro sin dejar rastro? Puede ser que la empresa en cuestión se encuentre con un problema muy grave y que no haya vuelta atrás.

Existe una solución para evitar este tipo de quebraderos de cabeza: la copia de seguridad. Seguro que muchos de vosotros ya la conocen y no podrían vivir sin ella en su empresa pero no viene nunca mal recordar los aspectos clave de las copias de seguridad y comprobar lo necesarias que son.

¿Qué es una copia de seguridad?

 

Una copia de seguridad consiste en duplicar esa información de importancia que por ningún caso estaríamos dispuestos a perder. Este tipo de estrategia de protección de los documentos o archivos también recibe el nombre de Copia de Respaldo o Backup.

Tanto en el ámbito laboral como personal, la información puede perderse y extraviarse debido a motivos muy diversos. Los ordenadores con los que trabajamos habitualmente son máquinas y es posible que se estropeen y se pierda los originales de los documentos que tenemos depositados en ellos.

¿No crees que dejarle toda esa responsabilidad a una máquina es demasiado? Con el avance de la tecnología esto ya no es necesario. Clasifica la información y realiza copia de seguridad a aquella que tenga una relevante importancia, dejando en un segundo plano la que pueda volver a descargarse o recuperarse de otra manera, eligiendo tú la periodicidad para que la copia de seguridad haga su trabajo. Esto es, si en tu día a día manejas un importante volumen de información, puede ser necesario que la copia tenga que realizarse al final de la jornada.

No todas las empresas tienen la misma cantidad de información ni las mismas necesidades, por lo que se hace necesario hablar de los distintos tipos de copia de seguridad que existen actualmente.

¿Cuál es la copia de seguridad más adecuada para tu empresa?

 

Hace mucho tiempo que las aplicaciones de Backup ofrecen distintos tipos de protección de datos. Presta atención a continuación y comprueba qué caso es el que mejor encaja con tu empresa.

1.Copia de seguridad completa. Este tipo es el más sencillo, básico y completo de los que existen. Como su propio nombre dice, copia todos los datos en otro soporte, por lo que necesita un espacio de almacenaje más grande. Este tipo permite recuperar los datos en un tiempo muy corto, sin embargo a la hora de realizar la copia tarda más que los otros.Una de las recomendaciones en este caso es combinar este tipo con la copia incremental o diferencial.

2.Copia de seguridad incremental. Duplica las modificaciones que han tenido lugar desde la última copia de cualquier tipo realizada (completa o diferencial), de ahí que en el anterior punto habláramos de sus combinaciones. En este caso no se necesita tanto espacio como en la copia completa pero a diferencia de la anterior, la restauración de los documentos es más lenta ya que depende del otro tipo de copias realizadas.Hay que tener mucho cuidado en la copia incremental ya que si fallan las copias dependientes, no se podrá restaurar la copia.

3.Copia de seguridad diferencial. Este tipo es similar al anterior en la primera vez que se ejecuta ya que copia todos los datos que hayan sufrido alguna modificación desde la copia anterior. Sin embargo muestra su diferencia a lo largo de las siguientes veces, ya que seguirá copiando todos los datos que hayan cambiado desde el anterior backup completo, por lo que necesitará almacenar más información que la copia incremental.

Entre sus características sobresalen las siguientes: requiere más espacio que el tipo incremental pero menos que la copia de seguridad completa, restauración más lenta y datos duplicados entre las copias diferenciales.

Después de leer las características de cada una solo queda decidir cuál es la mejor para cada caso particular. Una recomendación sería realizar una copia completa con periodicidad de una semana y una diferencial o incremental diaria. Combinando ambos tipos se logrará una mayor rapidez de las copias en los días laborables.

Ventajas y desventajas de la copia de seguridad 

 

Para aquellas personas que siguen dudando sobre este tipo de estrategia de protección de datos, puede ser de mucha utilidad conocer todos los beneficios que pueden conseguir con su utilización.

• Servidores estables que evitan perder la información.
• Mayor seguridad.
• Acceso a las copias desde cualquier lugar. Muchas empresas que tienen filiales o están descentralizadas esto puede ser de mucha utilidad.
• Mayor automatización.
• Sincronización con varios ordenadores. Si tus copias están en la red puedes acceder desde cualquier dispositivo en diferentes sitios.
• Servicio escalable a nivel software y hardware.
• Ahorro en costes.

 

Como todo en esta vida, también tiene aspectos negativos que hay que tener en cuenta a la hora de disponer de una copia de seguridad en la nube.

• Dependencia de Internet. Si quieres ejecutar las copias de seguridad es necesaria una conexión a internet. Es cierto que esta dependencia no es actualmente una desventaja importante ya que casi todas las empresas disponen de internet en sus instalaciones.
• Dependencia de la empresa proveedora del servicio.
• Lentitud al subir la información a internet.
• Inseguridad al no tener la información cerca de ti. Muchos pensaran que internet puede estar utilizando o jugando con la información, por eso el cifrado de la misma se hace más necesario para evitar que accedan a ella.

 

Como ves, un sistema de copias de seguridad puede ayudar a mantener la información sana y salva y evitar posibles desastres.

Llegados a este punto, no puedes seguir dudando sobre la copia de seguridad. Apuesta por ella y adelántate a las catástrofes documentales en tu empresa.