¿Qué implica la custodia documental?
La custodia documental implica proteger el dato. Y en esto la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) tiene mucho que decir.
Su cumplimiento es incuestionable a la hora de aplicar cualquier tratamiento de los datos que poseen los documentos, englobando esto a la custodia documental.
UNAYTA, ofrece unas medidas y unas garantías para avalar el correcto manejo de la información, sobre todo aquella que es relativa a datos de carácter personal y empresarial.
¿Qué requisitos deben cumplir los servicios de Custodia Documental?
Existen unas exigencias o requerimientos que debe cumplir cualquier empresa que dentro de su prestación de servicios se encuentre la custodia documental.
Son:
- Compromiso de respeto de los pilares de seguridad de la información: la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la autenticación.
- Garantía de que exista un sistema de gestión de calidad, que avale la seguridad de los datos contenidos en los documentos.
- Adoptar las medidas convenientes para evitar cualquier riesgo de robo, pérdida, alteración o acceso no autorizado.
- Contar con un equipo de profesionales con conocimientos en el tratamiento de la información, tanto a nivel normativo, como técnico.
- Conocimiento técnico y organizativo en lo referente a procesos como digitalización, metadatos, indexación, manipulación y tratamiento documental.
- Conocer, cumplir y aplicar la legislación y normativas vigentes relacionadas al respecto, normas técnicas de interoperabilidad, guías técnicas, otras normativas relacionadas con la política de gestión de documentos y seguridad documental (física y electrónica), como ejemplo, norma UNE ISO 30300, norma ISO 27001, 27002
¿Qué beneficios aporta la custodia documental?
Estamos en un momento que la conservación y custodia de la documentación en soporte electrónico, es un reto y una preocupación actual.
Por eso mismo, existe la necesidad y existe la inquietud de recopilar y preservar de modo seguro e íntegro toda la información que se genera en formato electrónico.
Estas acciones (recopilación y preservación) están sujetas a unas consideraciones legales y técnicas. Acciones que deben cumplir unos protocolos de actuación, unos procedimientos.
Entre los principales beneficios destacamos los siguientes:
- Recuperación de Documentos (tanto en su formato original, como en su formato custodiado en base a un identificador)
- Definición de Políticas (de retención, acceso y resellado, de forma flexible)
- Definición de Categorías de Documentos (forma sencilla de indicar qué políticas aplicar para la custodia de documento)
- Detección de Caducidades o Anomalías en los Certificados notificándolas en forma de alertas (reducción de la complejidad )
Un correcto servicio de custodia permite a tu empresa u organización custodiar el documento combinando software y almacenamiento físico. Fortaleciendo de este modo su inalterabilidad, facilitando la recuperación y las funcionalidades de firma electrónica.
La custodia de documentos se realiza mediante la inclusión del mismo en una estructura de información propia, apoyada sobre los estándares de firma extendidos en el mercado, que garantizar su valor jurídico y probatorio. Por su parte, el documento original se mantiene siempre intacto y únicamente se aplican nuevas firmas sobre la estructura que lo cubre.
La custodia documental y UNAYTA
Cuando en UNAYTA, tratamos la documentación y los datos, somos conocedores de lo que conlleva tal tratamiento: Un alto grado de responsabilidad, en cuanto a la manipulación del soporte, como en el tratamiento de los datos contenidos en él.
Para ello, facilitamos toda la información del ejercicio del servicio, de sus procedimientos a aplicar y las medidas a adoptar, tanto de equipo como técnicas para conseguir el fin: la efectividad completa y correcta del servicio de CUSTODIA DOCUMENTAL.
Todo proceso conlleva sus fases. En el servicio de custodia documental, UNAYTA elabora dos fases:
- Preliminar: En esta fase, tras primera consulta y reunión, se confecciona un estudio previo y un planteamiento diseñando el programa de actuación, acorde a las necesidades del cliente.
- Ejecutoria: Se realiza el cronograma detallado e inicio de las actuaciones: identificación, sistema de garantía, aplicación de normativas, registros de control, sistema de procesado y manipulación de la información. Supervisión, control, alcance y mantenimiento.
En UNAYTA nos preocupamos por todo esto.
Como respuesta, NUESTRO EQUIPO está compuesto por personas con un nivel actualizado en conocimientos, tanto en el campo normativo, como en las áreas profesionales exigibles para lograr un trabajo de calidad y un resultado óptimo y duradero.
Formándose en las áreas de actuación apropiadas y consultando todas las fuentes en lo relacionado con la gestión documental, en el tratamiento del documento como del dato.
Somos un equipo humano plurivalente con la capacidad de adaptación a las demandas y necesidades que tu organización/empresa necesita. Por ello UNAYTA constituye un equipo adecuado para cumplir con esas exigencias específicas en cada proyecto.
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