Para hablar de la preservación documental digital empezamos diciendo que los documentos en formato digital tienen algunas características propias. Cuentan con un carácter interactivo, multimediático, hipertextual y omniaccesible. Por estas características, debemos poner en práctica unas acciones específicas para asegurar que conservan su valor tanto tiempo como sean necesarios.

El contenido existe en un formato también electrónico, que ha de ser interpretado con el uso de un programa adecuado de ordenador. El programa de ordenador, o software, presenta y ofrece su el contenido al usuario que lo consulta.

  • Datos o contenido propiamente dicho. Este contenido puede estar formado por imágenes, aparte del texto. Como complemento o añadido puede contener enlaces externos a otros lugares web.
  • Formato y los caracteres de control que, normalmente, no son visibles para el usuario.
  • Metadatos del documento, son una parte importantísima del documento electrónico. Este concepto y su aplicación, lo trataremos en un futuro en nuestro blog.

Factores a tener en cuenta para la preservación

El carácter singular de los documentos electrónicos provoca unos retos. Por esto, se necesita estudio y análisis a la hora de cuestionar si los documentos necesitan ser preservados a lo largo del tiempo.

Estos desafíos a menudo se presentan mucho antes de que el período de conservación de los documentos haya finalizado. Y son:

  • Desuso y degradación de los formatos físicos (soportes);
  • obsolescencia de los formatos de ficheros;
  • software anticuado (sistemas operativos, etc);
  • hardware desfasado.

Es necesario saber si los documentos están cerca del final de su periodo de conservación. Es preciso examinar si el acceso será solicitado (o si se prevé) antes de su eliminación (borrado).

Una fase imprescindible en todo plan de preservación es la de evaluación de riesgos. En ella se indica que documentos se “salvan” en el proyecto de conversión/migración.

Esos mismos documentos al haber superado su periodo de conservación, se procederá a su eliminación, siendo importante, documentar tal eliminación.

¿Por qué hacer la preservación documental digital?

Nos podemos preguntar… ¿qué tipo de casos conducen a que las organizaciones decidan el realizar acciones de preservación?

Pues podemos encontrarnos con:

  • la migración del sistema de tecnologías de la información a un nuevo software/plataformas de hardware;
  • la introducción de nuevos tipos de soporte de almacenamiento;
  • la introducción de nuevos formatos de almacenamiento de ficheros.

Es imprescindible que la entidad defina y establezca un plan de preservación de los documentos electrónicos integrados en su sistema de gestión documental.

El plan de preservación está diseñado para ayudar a garantizar que los documentos conservan sus características a lo largo del tiempo. Entre estas características destacamos la autenticidad, fiabilidad, integridad, y disponibilidad.

Durante la revisión anual, la organización deberá identificar los cambios tecnológicos que podrían afectar a los propios documentos y determinar si se actualiza el plan de preservación.

Por todo esto, es aconsejable prever el impacto del cambio de la tecnología en aquellos documentos que van a preservarse.

La importancia de la preservación desde las normas ISO

La siguiente cita de la ISO 15489 resalta las razones e importancia de la función de preservación.

UNE/ISO 15489-1 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1 Generalidades, Capítulo 4 “Beneficios de la gestión de los documentos”

“Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante de la organización. La adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos resulta esencial para las organizaciones y la sociedad a fin de proteger y conservar los documentos como evidencia de sus actos. Un sistema de gestión de documentos se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la rendición de cuentas frente a las partes interesadas presentes y futuras. Los documentos permiten a las organizaciones:

  • realizar sus actividades de una manera ordenadas, eficaz y responsable;
  • prestar servicios de un modo coherente y equitativo;
  • respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo;
  • proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y la administración;
  • facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización;
  • garantizar la continuidad en caso de catástrofe;
  • cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión;
  • proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización;
  • proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, clientes y las partes interesadas presentes y futuras;
  • apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación histórica;
  • proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones;
  • establecer una identidad personal, cultural y de la organización; y
  • mantener la memoria corporativa, personal o colectiva”

Responsabilidad empresarial en la preservación documental digital

De otro modo, los documentos que amparan manifestaciones, declaraciones, actos, acciones, acuerdos y transacciones son aquellos que son necesarios preservar con el fin de asegurar, garantizar y avalar responsabilidades y actuaciones de las partes interesadas. El objetivo de esto es garantizar y mantener una sociedad equilibrada y democrática.

En UNAYTA, sabemos que desde que los documentos electrónicos son ampliamente utilizados como prueba y testimonio. Por ello, es esencial que clasifiquemos, archivemos y preservemos convenientemente todos los tipos de documentos electrónicos. Así los documentos serán encontrados cuando sean necesarios, y de forma que su autenticidad, integridad y fiabilidad puedan ser probadas y corroboradas.

Como conclusión,  la entidad o empresa debe contar con un equipo de expertos que estén capacitados a evaluar el desarrollo tecnológico y los riesgos que se puedan presentar. Para ello, este equipo debe saber cuándo actualizar el plan y las acciones de preservación.

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