En esta etapa de nuestro recorrido recalamos en Viana do Bolo, villa del oriente ourensano. Esta hermosa población, encaramada a un alto situado sobre una bifurcación del río Bibei posee sin duda un atractivo singular y una historia de calado.
Tuvimos la oportunidad de realizar un proyecto de organización y clasificación del ayuntamiento de Viana do Bolo.
Según las fuentes documentales de que disponemos, su fundación se remonta a 1180. El rey Fernando II de León y Galicia manda poblar dicha villa y construir la singular torre que hoy en día corona el lugar. Tras pasar por manos de las principales familias de Galicia durante la Edad Media (Fernando Osorio), Felipe II la convirtió en cabeza de un marquesado entregado a Pedro Pimentel, hijo del conde de Benavente. Actualmente es capital de un extenso municipio de la montaña ourensana. Posee tanto un atractivo natural propio de una comarca de interior, así como una dilatada historia que se evidencia en los fondos documentales municipales.
Catalogando el archivo del ayuntamiento de Viana do Bolo
En nuestro reciente proyecto, iniciado a mediados de septiembre y finalizado el 23 de octubre, se practicó un intervención a fondo en la documentación municipal. En este caso, Unayta consistió en retomar un proyecto ya iniciado en 2017: la organización y clasificación del ayuntamiento de Viana do Bolo. Se practicó una catalogación extensa de los fondos hasta fecha reciente, continuando la presente intervención con lo producido hasta la fecha desde ese momento. Evidentemente, en tan poco de tiempo no se ha podido reunir un variado fondo documental. Por lo que la documentación tratada es muy representativa del que hacer cotidiano de la administración local.
En lo que a las series tratadas se refiere las que mas fondos han aportado a nuestra intervención han sido las de Caja (principalmente facturas), mandamientos de ingreso y pagos (ingresos y gastos desde 2013 a la actualidad), registro de entrada, salida y el Portal Único de la Xunta. Junto a estas podemos contar también las relacionadas con personal (selección de personal para contratos temporales) y actas del Pleno y decretos de la Alcaldía. En este sentido podemos observar que las funciones que generan más documentación son los gastos mas cotidianos (suministración de electricidad y telefonía), la financiación del municipio, su comunicación con los ciudadanos y otros organismos públicos; así como el gobierno del municipio y la dotación de personal.
La importancia de tener catalogado y digitalizado nuestros ayuntamientos
Junto con la catalogación y organización de los fondos documentales municipales del ayuntamiento de Viana do Bolo, una de las funciones del personal de Unayta consiste en velar por la integridad del patrimonio documental. En este caso nos referimos a retirar toda clase de elementos destructores del papel (clips, gomas, fundas plásticas), así como la instalación en cajas de archivo definitivo. Después, se vuelve a almacenar, evitando el desgaste por otras causas que no sean las del propio papel, y estando mejor clasificado y organizado.
El paso final para la entrega de la documentación tratada es su colocación en las instalaciones del archivo municipal. En este caso este paso está supeditado a las necesidades específicas de la presente intervención. La documentación tratada es de producción reciente y vinculada al funcionamiento diario de la administración, se usa en el día a día. Por esto, la instalación de buena parte de las unidades tratadas se practicó en las dependencias de trabajo del personal municipal. Esto se debe a que la consulta de esos expedientes es una necesidad diaria y, por lo tanto, las realidades de la archivística quedan supeditadas al funcionamiento de la administración local.
