Tipología documental de un archivo

Para cualquier labor archivística (organización (clasificación/ordenación), descripción, digitalización, localización, valoración, entre otras) es necesario saber qué documentación tenemos en nuestras manos, es decir, que tipo de documento tenemos ante nosotros.

Con motivo del día 9 de junio, Día Internacional de los Archivos, hemos decidido este mes abordar temas relacionados. Por ello, aportamos en este post un contenido que nos resulta muy interesante: la tipología documental que nos podemos encontrar en una empresa.

Desde el punto de vista empresarial, el fin del archivo de empresa y los procesos documentales vinculados a ella, convierten al archivo en el centro neurálgico de información para el correcto funcionamiento y transcurso orgánico de la misma.

Con esto queremos decir que el control documental y su información están estrechamente unidos a la toma de decisiones de la empresa. Este control implica el modo de organización en que se presente esta documentación, el conocer la tipología documental existente es crucial para todo, para cumplir fines y conseguir logros.

Comenzamos con la definición de documento de archivo:

“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal” [1]

Una pregunta constante que podemos escuchar es: ¿por qué se conservan?

¡Muy sencillo! Se producen como producto de una actividad y su razón de existencia y conservación es el ser un apoyo informativo, un elemento formativo, un recurso legal y operativo para la toma de decisiones, y tener un valor probatorio/legal de su manifestación, esto quiere decir, una garantía de transparencia administrativa.

Hay que tener presente que en una empresa, su actividad laboral hace que se realicen operaciones de diversa índole, de las cuales se generan determinadas manifestaciones, actividades que dan lugar a que se plasmen en documentos  varios.

Esta documentación debe ser reconocida, valorada, ordenada y sistematizada de tal forma que se garantice su localización y accesibilidad.

Esta documentación tan variada que se genera en una empresa puede ser:

• La que permite informar sobre el carácter de la empresa : actas, acuerdos, informes, expedientes de constitución…
• La generada por los órganos de administración: todo lo relacionado con secretaría y administración, información fiscal y contable…
• La producida por el personal: nóminas, correspondencia, expedientes de personal, cursos, instancias …
• La realizada por el departamento de comunicación y relaciones públicas: documentación de apoyo, publicidad, catálogos, correspondencia, proyectos…

Insistimos que toda actividad empresarial queda por escrito, siendo constancia de las operaciones y transacciones realizadas en la misma.  Por ello, la tipología que nos podemos descubrir a la hora de trabajar con esos documentos, es diversa.

Teniendo que contar con el suficiente conocimiento para poder diferenciar y establecer qué tipo de documentación tenemos como objeto de trabajo: si es un documento merecedor del tratamiento archivístico propiamente dicho o, en cambio es un documento de apoyo, complemento, de carácter meramente informativo y no merece ser tratado o conservado o al menos saber cuánto tiempo lo tendremos guardado.

En la siguiente infografía que os mostramos, es nuestra intención ofreceros una visión sencilla sobre qué es cada uno, sus objetivos, características y unos ejemplos para tenerlo un poco más claro.