Como siempre en UNAYTA apostamos por la digitalización, por una Oficina Sin Papeles, por una documentación bien tratada, correctamente gestionada y protegida. Hoy veremos que factores influyen en la elección de un programa de gestión documental.
Bien sabemos, que toda empresa, organización, tanto grande como mediana o pequeña, en su día a día, su actividad se ve manifestada y reflejada en documentos. Estos documentos abarcan correspondencia diaria, facturas, presupuestos, escritos de solicitudes, certificados, informes, expedientes…
La necesidad de un programa de gestión documental
Toda esta gran cantidad de documentación se comparte tanto entre empresas como entre particulares. Por ello, es necesario contar con un programa de gestión documental.
Nos facilitará este tránsito e intercambio de documentos, que nos garantice su disposición, que es reflejo de la estructura de la organización, se disponga de la clasificación en base a la naturaleza y función de la unidad o departamento y la recuperación en el momento oportuno de demanda. Pero todo esto, sin olvidarnos de la seguridad permanente que nos salvaguarde tanto su acceso como su almacenamiento.
La información propia de la entidad/organización, independientemente de su naturaleza, debe estar estructurada a través de unos mapas conceptuales. Estos organizan los datos para su futura recuperación y su inmediata consulta en cualquier lugar donde, siempre y cuando se esté conectado al PGD (programa de gestión documental), con una constante seguridad tanto en su acceso como en su permanencia.
En este post tratamos la elección de un programa de gestión documental NO de un sistema de gestión documental.
Diferencias entre programa y sistema
En muchas ocasiones, se confunden y se utilizan como sinónimos: digitalización documental, programa de gestión documental, sistema de gestión documental… entre otros.
La gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitiendo su recuperación de información, acordando el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y garantizar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
La digitalización documental es la tarea de conversión o transformación a formato digital o electrónico cualquier documento (texto o imagen) que está en papel o analógico. El objetivo de ello, es salvaguardar el documento “madre”, ampliar el espacio físico, y su fácil acceso con cualquier dispositivo.
El sistema, optimiza y automatiza la gestión documental, es decir, administra el flujo de documentos, recuperando a posteriori la información contenida en ellos y establece el tiempo de conservación. En cambio el programa de gestión establece las estrategias a seguir para el manejo estructural de la información.
¿Qué valores debemos tener en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión documental?
- Antes de nada, tenemos que preguntarnos qué queremos gestionar. ¿Para qué queremos un programa de gestión documental? Es preciso saber, que un PGD no es genérico, debe adaptarse a las necesidades de la empresa.
- Estudio y extracción de análisis del flujo de trabajo: se tiene que realizar un cálculo de porcentaje de almacenamiento documental. El tiempo medio que se dedica a la búsqueda documental. No solo hay que tener en cuenta el factor económico (coste) sino también cual ofrece ahorro de tiempo, y aumento de eficacia.
- En base a los resultados del punto 1 y 2, (primordiales) es imprescindible que el programa se adapte a las necesidades y funciones de la empresa/institución. El motivo es que unos programas se centran en un workflow, donde se da más relevancia al control de gestión de procesos. Por otro lado, otros priorizan la carga masiva de datos, y aquellos que cuentan con sistemas de búsqueda potentes.
Se debe evaluar, analizar y estudiar de manera muy objetiva y práctica que queremos conseguir. Si el programa el cual nos ha llamado la atención o nos ofrecen se adapta a las condiciones y a la manera de trabajar que se tiene en la empresa/entidad y que beneficios se obtendrá con su uso.
En Unayta, nuestro modo de trabajo es una comunicación directa, un estudio de valoración, análisis de la empresas/instituciones, del estudio de la organización y producción documental. El objetivo es obtener una visión clara, para conseguir esos objetivos perseguidos y que los problemas de gestión documental desaparezcan con las soluciones presentadas. Así acabaremos terminando con los problemas que la empresa puede tener por la mala gestión documental o ausencia de la misma.
