En el anterior post sobre la preservación de documentación digital, nos hemos acercado al concepto. Vimos los elementos que la conformaba, a su carácter y a los desafíos que se presentaban. Enumerando y refiriéndonos a casos que conducen al porque las organizaciones decidan el realizar acciones de preservación.

También habíamos adjuntamos la cita de la ISO 15489 que nos indica los beneficios y las razones e importancia de la función de preservación.

Ahora es el turno de hablar de las medidas, de las capacidades técnicas y no técnicas que se administran o se ejecutan en todo plan de preservación de documentación digital.

Medidas a adoptar en el plan de preservación de documentación digital

Comenzamos diciendo que como todo plan que se realice, debemos aplicar unas rutinas íntegras y unos usos fiables para garantizar que los documentos digitales se incorporan de modo sistemático y periódico en el sistema de preservación que hemos elegido para su aplicación.

Para ello, esos usos y rutinas deben estar previamente analizados, diseñados, probados y ajustados para que a la hora de su aplicación los documentos (identificados para su preservación) se incorporen desde la aplicación de creación. Es imprescindible conservar los registros históricos de acceso a todos los documentos que avalen las acciones de gestión documental y administración relacionadas con los documentos electrónicos

Debemos tener presente que todo plan de preservación no puede ser creado e implementado de forma aislada. Un rasgo clave para el diseño, desarrollo y funcionamiento del plan, es la colaboración entre las diversas partes que lo conforman hacia su éxito:

  • La dirección, que aprueba el presupuesto para su creación, desarrollo e implantación.
  • El personal que crea, desarrolla, ejecuta y mantiene los recursos necesarios del plan. (el software para el acceso a los documentos y cualquier cambio en la tecnología del almacenamiento)
  • Los usuarios, que garantizan la accesibilidad de los documentos.
  • Los auditores, que analizan, valoran y avalan el funcionamiento de todos los procesos del plan.

Capacidades técnicas

Todas las entidades/instituciones que buscan los buenos resultados de preservación de su documentación digital, deben tener en cuenta desde el principio que TODO se inicia en el momento de la creación documental (el nacimiento del documento)

Desde UNAYTA, sabemos que los documentos electrónicos reclaman un tratamiento especial, para preservar su integridad, por ello, aplicamos unas acciones singulares de preservación, siendo instrumentos de garantía para evitar la obsolescencia de su soporte, de su formato, del software/hardware. Y no sólo su obsolescencia, sino también la garantía de su acceso en cualquier momento.

Resumiendo, en UNAYTA siempre insistimos que cuanto antes se inicie las actividades de preservación, el incremento de porcentaje de éxito y  de garantía referido a la seguridad del  documento será elevado y asegurado con el fin de poder conservar los requisitos de fiabilidad, integridad, autenticidad y utilidad.

Capacidades no técnicas

Estas se traducen en la realización y enfoque de evaluaciones, análisis y pruebas.

Con esto queremos decir, que a la hora de crear o diseñar un software, la presencia de valoración por parte de las personas que lo van a usar (usuarios), es importantísimo, ya que ellas serán, en base a su rutina laboral y sus demandas, las que ofrecen una visión “real” de las necesidades.

No sólo el modelo de plan sino también garantizarán en base a los resultados de encuestas y evaluaciones, la cantidad de fondos y recursos precisos para que el plan discurra hacia la meta del éxito.

Otra operación que realizar sería la supervisión tanto durante como después del proceso de conversión / migración. Esta disposición deberá incluir la evaluación de que los nuevos sistemas están en su correcto rendimiento y que el personal se siente confiado, cómodo y seguro trabajando con ellos.

Y para terminar, lanzamos la pregunta “del millón” que siempre escuchamos…

¿Cómo asegurarnos que nuestro plan y programa de preservación de la documentación digital es el correcto y funciona?

Vamos a lanzar una comparativa un poco exagerada, pero muy clara y válida para poder contestar esa pregunta.

Los documentos son como hijos para los profesionales de la gestión documental. Los hijos a medida que van creciendo tienen unas necesidades distintas, sus cuidados cambian. Y los padres se adaptan a su crecimiento… Pues bien, ¡los documentos, igual!

Los documentos son creados y generados constantemente por nuestra actividad laboral, personal. La naturaleza y el carácter del e-documento cambia y evoluciona, como los hijos. Es ahí donde tenemos que darnos cuenta de que el plan y el sistema de preservación debe ser evolutivo y en constante actualización en paralelo a la naturaleza del documento electrónico.

Con esto, queremos decir, que una vez diseñado e implantado el plan de preservación, no significa que lo hemos solucionado todo. ¡Al contrario! No hay un plan específico fijo.

Desde UNAYTA, gracias a la experiencia suficiente que nuestro equipo tiene en esta área, podemos confirmar que los procesos de preservación, basados en normas y prácticas reguladas y autorizadas, conducen al “bien hacer”.

La gestión del plan y su programa están en constante evolución y evaluación (rendimiento y eficacia en la preservación documental digital).

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