OFICINA SIN PAPEL: El proceso de los documentos
Este mes seguimos centrados en el tema de la Oficina Sin Papel (OSP). Tratamos en esta ocasión, el PROCESO DE LOS DOCUMENTOS.
Pongámonos en situación…
Tenemos un sistema de archivo físico (documentos físicos), ¿cuál serían los pasos a realizar?
El primer paso o fase es el comprobar el estado y verificar el contenido, seguido de la eliminación de elementos innecesarios, con su consiguiente separación y preparación documental con el fin de depurar al máximo la información.
La siguiente fase, es la que se denomina captura, es decir, el proceso de digitalización, (que no es solamente escanear los documentos). Como garantía de que el proceso se realiza correctamente, se debe acreditar y controlar la calidad de la imagen (auditoria).
Se continuará con el almacenamiento de la información y construir y/o suministrar la base de datos para la consulta del archivo. En esta fase, se llevará a cabo la indexación y control de la información.
Se finalizará con la generación y grabación de la carga de la información en unidades de almacenamiento, custodia y preservación.
Debemos resaltar y enfatizar que trabajamos con DATOS.
Datos que son información vital para la correcta actividad de la empresa, de garantizar un ejercicio profesional fluido de la entidad. Para ello es de gran importancia, la realización de copias de seguridad y saber cuáles hacer y tener claro cuál o cuáles son las más apropiadas, dependiendo del respaldo documental a aplicar.
En cuanto a copias de seguridad, podemos hablar de:
Completa.
Se realiza un backup de todos los archivos y carpetas que se seleccionan. La restauración es rápida, no así su ejecución.
Incremental.
Aquí se incluyen solamente los cambios realizados desde la última copia de seguridad. Es decir, es preciso realizar una copia de seguridad completa, previa, para poder realizarla. Su proceso es rápido, aunque su restauración es lenta comparándola con la completa.
Diferencial.
Se realiza una copia de todos los cambios realizados desde la última copia de seguridad completa. Su proceso es rápido, pero sus restauraciones son más lentas que la completa, pero más rápidas que la incremental.
No es esencial, elegir una solamente, más bien la combinación de ellas, nos ofrece mayor seguridad.
Así, dependiendo del tipo de empresa y los datos con los que trabaja, podríamos establecer tres posibilidades como ejemplo:
- Una copia completa al finalizar la jornada laboral.
- Una copia completa semanal y una incremental diaria.
- Una copia completa a la semana y una diferencial diaria.
El fin, es la protección de los datos almacenados.
PROCESO DE DOCUMENTOS
En un sistema de archivo sin papel, los documentos (registros) en papel pueden ser mínimos o inexistentes.
A destacar en el proceso:
1. Todos los documentos físicos (en papel) se escanean y se almacenan en un formato apropiado a la naturaleza del documento (PDF, MP, GIF, JPG, TIF, PNG)
2. La importancia del uso del software OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Es la tecnología que permite convertir diferentes tipos de documentos, tales como documentos en papel escaneados a archivos de PDF o imágenes captadas por una cámara digital en datos editables y con opción de búsqueda.
3. Guardar en un formato conveniente (DOC, RTF, XLS, PDF, HTML, TXT etc.) o exportar los datos directamente a otras aplicaciones.
4. Establecer un protocolo para la eliminación adecuada y correcta del papel después del proceso de digitalización. Para ello, es destacable puntualizar lo siguiente:
Antes de la creación de un protocolo de destrucción documental, debemos conocer el marco legal tanto general como específico para cada sector (empresas relacionadas con el ámbito bancario tendrán unas especificaciones distintas a las del ámbito de salud o de seguros, por ejemplo)
Existen diversos métodos de destrucción documental, se debe optar por aquel que aporte la mayor seguridad e integridad. Ofreciendo una legalidad mediante certificados de eliminación documental.
Una vez optado por el procedimiento de destrucción documental, todo proceso debe quedar registrado y datado. Este certificado de destrucción estará formado, al menos, de los siguientes apartados:
- Día de la Destrucción
- Método empleado en la destrucción
- Tamaño final de la partícula
- Lugar de la destrucción
Si quieren ampliar más la información pueden consultar en este enlace, en UNAYTA ofrecemos servicios de destrucción de documentos: https://unayta.es/destruccion-de-documentos/
5. Como norma, se deberán conservar los originales cuya autenticidad pueda ser controvertida.
6. El papel que no cumple criterios aplicados e identificados por la empresa se procederá a su eliminación.
7. Todo documento entrante y/o saliente se deberá procesar electrónicamente. Con almacenamiento y respaldos regulares.
https://unayta.es/respaldo-preservacion-digital/respaldo-digital-documental-unayta/
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En UNAYTA, bien sabemos que el DATO es valor y que no sólo es preservar y conservar, es saber tratar.
