Como conseguir que o teu Arquivo sobreviva ata o próximo Nadal

Sempre que entregamos un proxecto, xa sexa a unha empresa ou a unha institución pública, gústanos acompañar á documentación dun pequeno resumo das normas esenciais que se deben cumprir nos primeiros anos da documentación para garantir a súa correcta conservación.

Entendemos que é un paso fundamental para a supervivencia futura do Arquivo e que sempre ten que ir combinado cunha correcta organización dos fondos. Por desgraza, a atención que se lle presta á documentación dentro da empresa carece moitas veces da importancia necesaria, polo que nos gusta presentar estas pequenas recomendacións que, sen ningún tipo de esforzo, poden asegurar o futuro da nosa documentación a medio e longo prazo.

Entre estas normas, sempre resaltamos:

· A documentación non se poderá conservar con clips, gomas, post-it ou grampas metálicas, que poidan degradar o papel co paso do tempo.

· O Arquivo debe de estar ubicado nun lugar limpo, seco, lonxe de fontes de calor e de posibles ameazas para a súa preservación.

· As caixas deben conter a cantidade suficientes de documentos.

· É recomendable non empregar arquivadores de aneis metálicos ou fundas plásticas para gardar a documentación.

· Non se debe usar cinta adhesiva para corrixir roturas ou para unir documentos.

· O idóneo é que cada carpeta conteña un único expediente e que no seu exterior vaia toda a información necesaria para a súa identificación (serie, data, asunto, etc). O mesmo terá que acontecer cas caixas.

· Recoméndase ir gardando a documentación do Arquivo de Oficina de maneira organizada.

· Non será necesario conservar as fotocopias dos documentos orixinais.

Dende UNAYTA pensamos que o traballo que se fai ca documentación non ten que ser algo puntual, senón un proceso continuado dende a creación dos contidos, sendo isto un factor vantaxoso para a mellora da xestión documental.