COPIADO AUTENTICADO EN EL ENTORNO ELECTRÓNICO
Para empezar, partimos de lo básico, ¿qué es una copia?
Es el duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproducción. Ahora bien, este duplicado puede ser resultado de distintas intenciones, para diversas finalidades, dando lugar a poder hablar de distintos tipos de copia.
Y una copia auténtica, ¿qué es?
Es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original.
La copia auténtica confirma la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.
La copia auténtica puede consistir en la transcripción del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos. Además en cada copia generada debe disponer de la acreditación de su autenticidad, identificando la organización que la expide y la persona responsable de tal expedición. En el caso, de las copias electrónicas, estas características se reflejan en el documento a través de la firma y los metadatos. Antes de hondar en las copias autenticadas, vamos a aclarar dos términos, que hemos podido observar que suelen confundirse: documento electrónico y documento digital. Para su mayor comprensión lo resumimos en el siguiente cuadro:
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LAS COPIAS ELECTRÓNICAS AUTÉNTICAS
Las copias electrónicas generadas que, por ser idénticas al documento electrónico original no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrán la eficacia jurídica de documento electrónico original.
Las copias auténticas se expedirán a partir de documentos con calidad de original o copia auténtica.
Las copias electrónicas auténticas serán nuevos documentos electrónicos que incluirán total o parcialmente el contenido del documento sobre el que se expiden.
El valor de cada uno de los metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico copia será asignado en función de las características propias de cada metadato y de las propiedades específicas del documento bajo la responsabilidad del órgano u Organismo que lo expide.
La relación entre la copia electrónica auténtica y el documento origen se reflejará en los metadatos del documento electrónico copia a través del metadato «Identificador del documento origen» que tomará el valor del identificador de aquél.
Estas copias electrónicas están compuestas por:
- Contenido total o parcial del documento origen.
- Metadatos mínimos obligatorios que reflejan, si el origen es también electrónico, la relación entre el documento origen y la copia.
- Al menos, una firma electrónica que avale su autenticidad.
TIPOS DE COPIA AUTÉNTICA DESDE UN PUNTO DE VISTA PROCEDIMENTAL
En la infografía que os ofrecemos, podéis comprobar que hay 5 tipos de copias auténticas.
Pero, como siempre, hay que aclarar conceptos para entender estos tipos de documentos, por ello, debemos tener presente que no es lo mismo una copia auténtica y una copia simple
La copia auténtica es un documento electrónico que acredita que se ha realizado la digitalización de un documento original, quedando dicha información recogida en los metadatos del documento, mientras que la copia simple es la digitalización de una fotocopia.
