Destrucción de documentos: Cómo hacerla y cumplir el RGPD

Hoy en día la cantidad de información en forma de papel que almacenan instituciones o empresas puede ser bastante elevada. Si a esto le sumamos la necesidad actual de cumplir con normativas europeas de protección de datos, la destrucción de documentos se está convirtiendo en algo esencial dentro de las organizaciones y tejido empresarial gallego.

No todas las empresas cuentan con unos almacenes lo suficientemente amplios, con unas mínimas medidas de seguridad que garanticen la inviolabilidad de los datos que pueden contener sus documentos o con el tiempo o recursos suficientes para realizar una destrucción de documentos certificada y eficaz.

En este post trataremos de explicarte los motivos por los cuales una empresa u organización debería ejecutar periódicamente una destrucción de documentos, diferentes maneras de cómo hacer una destrucción de documentos y las ventajas que tiene efectuar esta acción en entidades de cualquier tamaño.

Esperamos que te resulte de interés. ¡Comenzamos!

Destrucción de documentos ¿Por qué hacerlo de manera certificada?

Organizaciones, empresas o particulares pueden tener diferentes motivos para destruir documentación. Los más comunes son:

• Por cumplir la Ley: con la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos, todas aquellas empresas u organizaciones que manejen datos confidenciales de personas, deben poder demostrar que han obtenido esos datos de manera totalmente legal. En caso contrario, lo aconsejable sería proceder a la destrucción documental de aquellos documentos que contengan datos confidenciales, de los cuales no se conozca su procedencia, o no se tenga claro si han prescrito y han quedado obsoletos.

Por otra parte la LOPD establece que una vez cumplida la prestación contractual entre empresa-cliente, los datos de carácter personal deben ser destruidos o devueltos al responsable del  tratamiento, del mismo modo que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

• Por seguridad: dentro de los documentos que se acumulan día a día puede haber alguno que contenga información que sea de carácter sensible, confidencial y que no deseamos que un tercero pueda acceder a ella.
• Por motivos económicos: acumular documentos en formato papel supone un gasto en espacio, un gasto en gestión de tiempo que repercute en directa o indirectamente en las cuentas de una empresa.
• Por cuidar el medioambiente: la transformación digital que vivimos actualmente hace que cada día se sumen más empresas y organizaciones el concepto de Oficina Sin Papel (OSP). Digitalizan sus facturas, contratos, documentos internos,… para deshacerse del formato papel, contribuyendo así al cuidado del medioambiente. Por otra parte, muchas de las empresas que (como nosotros) se dedican a la destrucción certificada de documentos reciclan el papel generado al triturarse, con el consiguiente beneficio para el medioambiente.

Riesgos de no cumplir la Ley de protección de datos

Con la aplicación de la última ley y con la normativa europea, las sanciones por incumplirla se elevan hacia los 20 millones de euros o al 4% de la facturación global de la compañía que la incumpla.

También existen riesgos penales para los responsables de las compañías en caso de no poner las medidas necesarias para evitar los riesgos por protección de datos. Por último tendríamos el riesgo reputacional que afectaría considerablemente a la imagen de la empresa u organización en caso de una divulgación no deseada.

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La destrucción de documentos y el RGPG

Medidas de seguridad del RGPD

– Qué documentos se deben destruir

Son muchos los documentos que por nuestra experiencia como proveedores de servicios de destrucción documental recomendamos destruir.

Aquí te dejamos una pequeña lista para que te sirva de orientación: Listados de clientes, currículums, tarifas, facturas, presupuestos, planes de marketing, registros de la seguridad social, informes médicos, solicitudes de empleo, correo, nóminas, información de créditos, inventarios, declaraciones de impuestos, contratos, informes de recursos humanos,…

Destrucción de documentos: métodos para realizarla

Los documentos en papel pueden destruirse de diversas maneras pero para que la destrucción tenga validez se suelen usar uno de estos 3 métodos:

Destruir de documentos, método 1: Trituradora de papel

En el mercado existen multitud de máquinas de trituradoras de papel que cumplen con la ley y ofrecen la seguridad de realizar una destrucción certificada. Son fáciles de adquirir, cumplen la función y son válidas para cumplir con la ley de protección de datos.

Inconvenientes: generalmente es la propia empresa u organización la que se tiene que encargar de vigilar que la máquina tiene un correcto mantenimiento. También hay que computar el coste de tiempo empleado en su manejo y en la gestión de ese papel triturado.

Destrucción de documentos, método 2: Quemar el papel

Quemar documentos hasta su calcinación también es un método de destrucción documental que cumple con la Ley de protección de datos. Es un método válido pero poco recomendable por todo lo que supone: disponer de un lugar para efectuar la destrucción, el peligro que puede ocasionar, cerciorarse que no se escapa ningún papel, la contaminación que genera,..

Destruir documentos, método 3: Empresas de destrucción de documentos

Externalizar la destrucción certificada puede ser una buena solución para la destrucción documental, sobretodo para empresas u organizaciones con un número elevado de documentos o de empleados. El motivo: es más complicado realizar una autogestión controlada y efectiva de toda la destrucción de documentos y con la externalización del servicio se ahorra en tiempo y preocupaciones.

Son muchas las empresas de destrucción documental en España, somos menos empresas de destrucción de documentos en Galicia, pero las hay.

Unayta es una empresa de destrucción de documentos en Galicia, y  a continuación te pondremos como ejemplo cómo realizamos la destrucción certificada de documentos.

Como empresa de destrucción documental en Galicia seguimos este protocolo de actuación:

Paso 1. Nos desplazamos a tu oficina y analizamos el archivo, el fin de identificar las series documentales a conservar o expurgar.

Paso 2. Elaboramos un completo informe que recoge: propuestas de valoración, de permanencia-transferencia y de acceso a la documentación, calendario y reglas de conservación, relaciones de entrega y eliminación.

Paso 3. Te ofrecemos servicios de digitalización y destrucción certificada de documentos.

En este último paso se efectuaría:

• La recogida de la documentación por el departamento logístico en un container con homologación de hasta 240 litros de capacidad que, una vez llenados, cerramos bajo llave, con precinto.
• La retirada de los contenedores en vehículos cerrados y con sistemas de localización GPS, con seguridad de que el contenido pase directamente a las plantas de destrucción.
• Destrucción irrecuperable y irrecomponible. Certificación y auditabilidad de los procesos, verificando el cumplimiento de la LOPD, Ley de Residuos, Ley RAEE y Medio ambiente, Planes de Seguridad y Contingencia.

Con nuestro servicio de destrucción documental y expurgo, simplemente situando un contenedor en la empresa u organización y con el único gesto por parte de los empleados o personal de depositar el documento en su interior el cliente no se tendría que preocupar de nada más. Sencillo ¿o no? 🙂 .

Destrucción de documentos certificada: ventajas

• Orden y limpieza: Una de las ventajas más evidentes de destruir frecuentemente los documentos generados por tu empresa u organización es que conseguirás mantener tu entorno de trabajo limpio y ordenado. Dispondrás de más espacio ya que eliminarás de archivadores, armarios y mesas aquellos documentos que no te interesan o que deseas digitalizar, y podrás, de esta forma, mantener tu lugar de trabajo mucho más ordenado.

• Reciclaje y respeto al medio ambiente: Otra de las ventajas o beneficios de la destrucción del papel en tu entorno de trabajo es que es que eliminarás tu documentos y a la vez contribuirás al reciclaje del papel, con el consiguiente beneficio para el medioambiente.

• Seguridad: Al destruir completamente los documentos, eliminas la posibilidad de que cualquier persona acceda a información relevante que no te interesa que nadie más vea y cumplirás con la normativa europea de protección de datos.

• Comodidad: Si externalizas el servicio de destrucción documental certificada te librarás de la necesidad de estar controlando el paradero de los documentos. Además, ahorrarás en tiempo y en espacio

Y hasta aquí nuestro post de hoy. ¿Qué te ha parecido? Esperamos que te haya solucionado todas las dudas respecto a la destrucción documental 🙂 .

Si quieres tomar la delantera a tu competencia y quieres afrontar el proceso de oficina sin papel de tu negocio poco a poco, seguramente soluciones como esta te facilitarán la tarea.

Y recuerda que Unayta es una empresa autorizada para la destrucción, custodia, digitalización de documentos y catalogación de fondo documentales en Galicia. En caso de necesitar asesoramiento o ayuda para afrontar la transformación digital de tu empresa u organización mediante el concepto de oficina sin papel contacta con nosotros haciendo CLIC AQUÍ y solicita tu presupuesto sin compromiso.

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