Todo lo que debes saber sobre la firma digital y biométrica

¿A qué nos referimos con firma digital? ¿Qué es la firma biométrica? ¿Y la firma electrónica? ¿Tienen la misma validez legal que una firma normal? ¿Qué beneficios puede aportar su implantación en mi empresa?

En este post queremos responder a todas estas preguntas y poner en valor todas las características asociadas a los distintos tipos de firmas digitales, sus implicaciones y ventajas a la hora de integrarlas dentro de las herramientas digitales de una organización.

La firma digital y sus beneficios.

En esta época de continua transformación tecnológica que vivimos, soluciones como la firma electrónica o digital son una buena opción para comenzar el proceso de digitalización de tu negocio y adentrarse en el concepto de “oficina sin papel” (OSP). Herramientas de fácil implantación que pueden repercutir positivamente en la cuenta de resultados de cualquier empresa.

Con la llegada de Internet se han cambiado nuestros hábitos diarios, al igual que la forma en que firmamos. Si antes lo habitual era firmar todo tipo de documentos en papel, ahora lo más cómodo y económico es hacerlo en documentos electrónicos utilizando la firma digital o biométrica.

Seguramente, ya hayas firmado algún documento de este tipo puesto que en la actualidad la mayoría de empresas optan por agilizar los trámites y digitalizar los procesos. También es más que probable que a la hora de firmar no hayas prestado atención al tipo de firma que era. A partir de ahora lo estarás 🙂 .

Para ponernos en situación vamos a definir cada tipo de firmas digitales.

Tipos de firma digital:

✓ Firma electrónica:

En España este tipo de firma ha sido definida por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, donde describen 3 tipos de firma electrónicas:

Se llama firma electrónica al conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

En ella hay una cierta identificación del firmante, pero sin el resto de garantías (exclusivo control del firmante, no repudio, integridad, vinculada de manera única, etc)

Ejemplo de este tipo de firmas son: el usuario y contraseña de cuenta de mail, una firma manuscrita escaneda o marcar una casilla de validación en un formulario.

✓ Firma electrónica avanzada

Es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

En este caso, este tipo de firma nos permite garantizar la integridad del contenido firmado, es decir, que el contenido firmado no ha sufrido ningún tipo de alteración o variación desde el momento en que se firmó.

Un ejemplo de este tipo de firma es la firma biométrica.

✓ Firma electrónica reconocida

Es una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

En este caso, el certificado de firma electrónica que se emplea es semejante al empleado en la firma electrónica avanzada, con la única diferencia de que ha sido emitido por un Prestador de Servicios de Certificación que antes de su emisión haya comprobado de forma fehaciente la identidad del titular del certificado.

¿La firma digital tiene validez legal?

El proceso de una firma digital o biométrica

Existen diferentes grados de garantía legal y valor probatorio sobre las firmas digitales.

Como norma, no se pueden denegar a efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el simple hecho de ser una firma electrónica.

Si hablamos de una firma electrónica cualificada, está tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

Si hablamos del caso de España, al estar dentro de la Unión Europea, se establece que “una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocida como una firma electrónica cualificada en todos los demás Estados miembros”.

Para una firma electrónica avanzada, como puede ser la firma biométrica, proporciona valor probatorio ante un tribunal gracias a la combinación de datos biométricos, criptográficos y contextuales. Por tanto, las firmas biométricas permiten firmar contratos legalmente vinculantes con plenas garantías legales.

Diferencias entre firma biométrica y firma digital

Aunque a simple vista la firma biométrica y la firma digital parezcan conceptos similares y sean para muchos considerados como sinónimos, la verdad es que se tratan de conceptos totalmente distintos y que es muy importante diferenciar.

Por un lado, la firma biométrica o firma electrónica avanzada permite no solo captar la grafía, sino también los rasgos biométricos que vinculan de forma única al firmante. Entre estos rasgos se encuentran la velocidad y aceleración a la hora de escribir, así como, la presión ejercida en la firma y las inflexiones o cambios de dirección de esta.

Por lo tanto, la ventaja de la firma biométrica frente a la firma digital permite prevenir a las empresas de la suplantación de la identidad del firmante en los documentos, gracias a que se puede verificar la autenticidad de la firma.

Sin embargo, la mayor diferencia respecto a la firma digital reside en el aspecto legal. Las firmas biométricas permiten firmar cualquier documento con total validez legal ya que en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica publicada en el Boletín Oficial del Estado se considera la firma biométrica como una firma electrónica avanzada que garantiza la autenticidad, integridad y no repudio de los documentos del firmante.

Beneficios de la firma digital

A la hora de generar documentos electrónicos para ser firmados, en muchas empresas se prescinde de forma radical del uso de papel, lo cual les permite reducir el coste de este material en la empresa, así como, supone un importante ahorro en transporte, almacenamiento, archivo y manipulación de datos.

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📣 Se puede ahorrar hasta un 60% en este tipo de costes para la empresa si se implanta una herramienta como por ejemplo la firma biométrica en una empresa.

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Estos no son sus únicos beneficios ya que la incorporación de este tipo de tecnología a la empresa permite, además:

Mejora los procesos, ya que los documentos electrónicos permiten agilizar las actividades diarias de la empresa y son más eficientes que el método tradicional, a la vez que se mejora la experiencia del cliente.

Garantiza la correcta firma de documentos, dado que permite comprobar la firma ahorrando tiempos, y garantizando la validez y seguridad de documentos.

Permitir auditar las firmas de los documentos rápidamente, gracias a la consulta instantánea en la base de datos de la empresa, ya que son más fáciles de localizar.

Reduce el impacto sobre el medioambiente, puesto que se reduce de forma significativa el gasto y uso de papel en toda la empresa, de forma que permite cumplir con los objetivos de sostenibilidad.

Proporcionar una imagen de modernidad e innovación ya que se trata de una tecnología reciente en las empresas.

¿Cómo se hace una firma digital?

Descargar un documento, imprimirlo, firmarlo a mano, escanearlo y enviarlo por correo es un proceso más que lento y laborioso. Sin embargo, realizar una firma digital o biométrica es una tarea mucho más rápida y efectiva.

Unayta, en colaboración con 3G Mobile Group, cuenta con una solución de firma biométrica que permite la firma de documentos electrónicos con total validez jurídica. Esta aplicación se adapta a los diferentes sistemas operativos (iOs, Android y Windows 8), siendo una herramienta que garantiza la seguridad dado que los datos biométricos de la firma están totalmente cifrados.

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El proceso de firma es muy sencillo e intuitivo ya que consta de los siguientes pasos:

El usuario firma sobre la pantalla, ayudándose si lo desea de un bolígrafo digital. Es importante que el dispositivo sea el adecuado para poder comprobar el resultado del proceso y así poder ver el documento en toda su integridad. Esta firma se puede borrar y volverse a repetir en caso de que no saliese como debería o que el usuario prefiera mejorarla.

Lo primero que hay que hacer es elegir el dispositivo a utilizar e instalar o descargar en él la aplicación en la que se va a mostrar el documento.

A continuación, se elige el documento electrónico y se visualiza en el servidor previamente escogido para que pueda ser firmado.

Por último, se guarda la firma para que el documento obtenga toda la validez necesaria y así poder recibir al instante una copia del documento ya firmado por el usuario.

¿Qué seguridad ofrece la firma digital?

Para responder a esta pregunta vamos a poner como ejemplo nuestro servicio de firma biométrica, que es la que más conocemos 😉 .

Nuestra firma biométrica cuenta con 6 elementos diferentes de seguridad:

  • SSL Verisign: Con este protocolo, todas las comunicaciones son https y viajan cifradas para garantizar la seguridad del tráfico de datos y documentos en la red.
  • Certificado electrónico: cada documento contiene el certificado electrónico de la empresa y van cifrados con él, para que solo la empresa pueda acceder a los datos biométricos utilizando sus claves.
  • Sellado de tiempo: una entidad certificadora, pone el “timestamp” al documento final para dejar evidencia en caso de manipulaciones posteriores del documento.
  • Certificado de metadatos: todas las evidencias electrónicas del proceso de firma, incluidos los datos biométricos, están “autocontenidos” en el propio documento firmado como metadatos cifrados.
  • WYSYWYS: firmas viendo en la aplicación el documento que vas a firmar.
  • HASH: se calculan y almacenan los “hash” de todos los documentos, antes y después de firmar, para garantizar la integridad y no modificación de los mismos a lo largo del proceso.

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Terminología en el ámbito de la firma electrónica o firma digital

Autenticación: Es el proceso electrónico que posibilita la identificación electrónica de una persona física o jurídica, o del origen y la integridad de los datos en formato electrónico.

Validación: Es el proceso de verificar y confirmar la validez de una firma o sello electrónicos.

Datos de creación de la firma electrónica: Son los datos únicos que utiliza el firmante para crear una firma electrónica.

Certificado de firma electrónica: Es una declaración electrónica que vincula los datos de validación de una firma con una persona y confirma, al menos, el nombre o el seudónimo de dicha persona.

Servicio de confianza: es el servicio electrónico prestado, habitualmente, a cambio de una remuneración, consistente en crear, verificar y validar firmas electrónicas, sellos electrónicos, servicios de entrega electrónica certificada.

Integridad: Permite determinar que un documento se ha mantenido intacto y sin modificaciones tras su firmado. Esta garantía se instrumenta a través del código “hash” (función criptográfica) que genera el documento antes de firmarlo. Una vez firmado se verifica que el “hash” sea idéntico, para comprobar que el documento se mantiene intacto.

Confidencialidad: Implica que una determinada información está accesible sólo al personal que haya sido autorizado para ello.

No repudio: El emisor del mensaje no puede negar o rechazar que el mismo se ha enviado. Es una de las garantías más importantes que ofrece la firma electrónica, pues elimina cualquier género de dudas sobre la identidad de los firmantes.

Fehaciencia: Sirve de prueba de algún hecho sobre el cual se presta el consentimiento y, por consiguiente, certifica el mismo.

Conclusiones

Actualmente, empresas de todos los sectores ya apuestan por las firmas digitales y biométricas, utilizando de forma diaria este método para ahorrar tiempo y costes en sus tareas.

Sin duda, se trata de la mejor solución para firmar documentos con toda la garantía y seguridad posible y, en el caso de la firma biométrica, con toda la validez legal.

Si quieres tomar la delantera a tu competencia y quieres afrontar el proceso de oficina sin papel de tu negocio poco a poco, seguramente soluciones como esta te facilitarán la tarea.

Y recuerda, en caso de necesitar asesoramiento o ayuda para afrontar la transformación digital de tu empresa mediante el concepto de oficina sin papel no dudes en contactar con nosotros haciendo CLIC AQUÍ.

 

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Firma digital y firma biométrica: Características y Ventajas
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