La digitalización y la gestión documental

En este siglo de constantes avances tecnológicos, la transformación digital de organizaciones y empresas se convierte en algo imprescindible para poder ser competitivos y adaptarse a los nuevos tiempos.

La digitalización de documentos en Unayta la enmarcamos dentro del concepto “Oficina sin papel”, una serie de herramientas digitales y actuaciones (firma digital, destrucción y gestión documental, marketing digital, etc) que ayudan a las empresas a ser más competitivas ahorrando costes por medio de la supresión de los documentos físicos dentro del entorno laboral.

A continuación te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de documentos: ¿en qué consiste? ¿qué ventajas reales aporta este proceso a tu negocio u organización? ¿qué es un gestor documental? Esperamos que con este post tengas la suficiente información como para decidirte por pasarte a bando de las empresas digitalizadas 😉 .

¡Comenzamos!

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de transformar la documentación física a formato digital.

En una empresa es habitual encontrarse con un montón de documentos en formato papel, bien sean facturas, nóminas, presupuestos, tickets o documentos necesarios para llevar a cabo la actividad de una empresa u organización.

Hasta hace poco la manera de almacenar este tipo de documentos era en armarios, apilando todo en carpetas o archivadores, lo que suponía disponer de grandes áreas para guardar todos esos documentos en papel el tiempo mínimo establecido por el Código de Comercio.

Si una empresa tiene gran cantidad de archivos almacenados y quiere gestionarlos de una manera más eficaz, sencilla y organizada, la solución (que trae consigo múltiples ventajas y beneficios para la organización) es la digitalización documental.

Digitalización de documentos ¿en qué consiste?

La digitalización de documentos consiste en transformar dicho documento en un conjunto de puntos o muestras, obteniendo como resultado la imagen digital del documento.  Al capturar las esquinas de los documentos se va construyendo un mapa de bits del papel y se almacena toda la información en una base de datos. Esto es, explicado de una manera mucho más sencilla y de andar por casa, pasar documentos en papel a formato digital.

Digitalización de documentos en Galicia

Este proceso no solo afecta a los documentos de tu empresa o a la información respectiva a tus trabajadores, sino que también se pueden digitalizar otras fuentes de datos como fotografías,  mapas, negativos o expedientes médicos ya que el proceso siempre es el mismo, convertir un origen analógico a una representación binaria o digital del origen.

 

Cómo digitalizar documentos

La digitalización se puede efectuar sobre diversos tipos de documentos o archivos: digitalización de documentos de empresa, digitalización de fondos históricos y bibliográficos, digitalización de planos, digitalización de microformas, digitalización de fotografías, negativos o diapositivas,… La gran mayoría de ellos se pueden digitalizar siguiendo un mismo proceso. A modo de ejemplo te contaremos el proceso de digitalización documental que ofrecemos en Unayta.

El proceso de digitalización de documentos se puede englobar en:

  1. Manipulado de salida: Consiste en restablecer las condiciones de encuadernado a los documentos digitalizados. Es habitual entregar la documentación, sin grapar, en el mismo orden
    que se había recibido del cliente.
  2. Indización: De acuerdo a la norma ISO 5963 (1985) la indización es el proceso de describir o representar el contenido temático de un recurso de información. Este proceso da como resultado un índice de términos de indización que será utilizado como herramienta de búsqueda y acceso al contenido de recursos en sistemas de recuperación de información.
  3. Formato y resolución: Una vez preparados los documentos, se digitalizan obteniendo ficheros con las características deseadas por el cliente (en este caso nosotros ofrecemos servicios de digitalización de documentos en Galicia). Por ejemplo, archivos en formato JPEG, PDF, en color o en blanco y negro, con resolución de 200 ò 300 dpi ópticos.
  4. Manipulado de entrada: Se trata de la extracción de grapas, la extracción de clips y la retirada de encuadernación, anillas, tornillos, encanutado,… para la correcta manipulación de los documentos.
  5. Definir el volumen de documentación aproximado: Así podremos hacer una valoración del tiempo y recursos necesarios para realizar la digitalización.
  6. Definir una carpeta de almacenamiento de la información para sus posteriores búsquedas.

Digitalización de documentos. Por qué digitalizar documentos.

Digitalización de documentos como pieza clave para una Oficina libre de papel

El concepto de “Oficina Sin Papel” es una idea que tiene por objetivo mejorar la eficiencia de las empresas, la reducción de costes y el cuidado con el medioambiente por medio de la transformación y digitalización de empresas y entidades públicas y privadas.

La digitalización de documentos es uno de los pasos que puede seguir una empresa o entidad, encaminados a conseguir una oficina “paperless”, pero existen más formas para encaminarse a una oficina libre de papel: la firma digital, la factura electrónica, la destrucción de documentos, la comunicación online,…

A continuación te mostramos visualmente cuál sería el camino a seguir para reducir los costes de tu empresa y ganar en eficiencia mediante la implantación del concepto Oficina sin Papel en tu negocio.

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10 Beneficios de la Digitalización de documentos

Son muchas las ventajas de la digitalización de documentos. Cada vez más empresas y entidades están dejando atrás el uso de documentos en formato papel y están apostando fuertemente por dar el paso y digitalizar los documentos de su negocio u organización.

Entre los beneficios de digitalizar documentos queremos destacar los diez siguientes. ¡Estate atento y toma nota!

¿Por qué Digitalizar documentos?

Motivo 1: Mayor espacio disponible. Al retirar toda la documentación en formato papel del entorno de trabajo, la empresa podrá aprovechar estas zonas para otros fines cuando sea necesario. ¿Quién diría hace años que en una tarjeta SD podrían almacenarse miles de fotos que teníamos en muchos álbumes ocupando espacio?

Motivo 2: Fácil acceso a los documentos. ¿Para qué desplazarse de un lugar a otro para poder consultar la información pudiendo tenerla a mano, accediendo a ellos desde tu ordenador o dispositivo móvil?

Motivo 3: Conservación de la información. Con la digitalización documental podemos evitar que se deterioren tus documentos físicos debido a causas ambientales o del propio uso de los mismos. Todos tenemos fotografías de nuestra familia de hace muchos años y no nos gustaría que se perdieran o se desgastaran con el paso del tiempo. Digitándolas se acabarían las preocupaciones.

digitalización de documentos

Motivo 4: Adaptabilidad. Una vez que la información está digitalizada, esta puede editarse y almacenarse en otros formatos distintos.

Motivo 5: Mayor seguridad. Si la documentación está almacenada en formato papel se corre el riesgo de que una persona no autorizada acceda a ella sin ningún tipo de prohibición. Gracias a la digitalización se pueden establecer claves de acceso para que solo puedan ver los documentos las personas elegidas, garantizando así un mayor nivel de seguridad.

Motivo 6: Consultas simultáneas. Al disponer de la información en ordenadores o en dispositivos móviles, esta puede ser leída y tratada por un gran número de usuarios sin necesidad de tener que hacer copias en papel.

Motivo 7: Facilita la distribución de los contenidos. Los documentos digitalizados pueden enviarse por correo electrónico o por otros sistemas de envío digitales, evitando el gasto de papel necesario para enviar la información al destinatario.

Motivo 8: Ecología. Al disminuir el uso del papel, contribuimos a ayudar al medio ambiente ya que no estimulamos la corta de árboles.

Motivo 9: Ahorro de costes. Relacionado con el anterior punto, además de evitar la tala de árboles, esto supone un ahorro en costes en papel.

Motivo 10: Mayor productividad. Incrementa la productividad de los trabajadores al no tener que perder tiempo en buscar los documentos necesarios en los distintos lugares de almacenamiento.

Qué hacer después de la Digitalización de documentos

Una vez que se haya acabado el proceso de digitalización de archivos de tu empresa u organización hay que tener en cuenta varios factores. Por una parte es conveniente realizar una copia de seguridad de todos los documentos digitalizados. Así te asegurarás por partida doble de tener todo bien protegido.

También hay que valorar qué hacer con los documentos digitalizados. Ahora los tienes en un disco duro, guardados y a salvo pero si quieres sacarle el máximo partido el siguiente paso es el de ordenar esos documentos en un índice, creando carpetas, subcarpetas, descripciones,… para poder acceder a los documentos de manera sencilla y optimizar el acceso a la información. Es por ello que el siguiente paso consiste en disponer de un Gestor Documental para controlar, gestionar y organizar todos los documentos de la empresa.

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental es un software que permite gestionar y controlar los documentos digitalizados. Se trata de organizar todos los documentos en una localización centralizada para que los empleados puedan acceder de una manera fácil y sencilla.

Los gestores documentales existen desde hace mucho tiempo. Actualmente tienen una perspectiva tecnológica que no tenían hace años pero su función pasa por los mismos puntos que antes, a diferencia que antes se gestionaban documentos en papel y ahora en una versión digital.

Desde el año 2004 hasta la actualidad, la tecnología ha avanzado de manera exponencial y los gestores documentales se han hecho necesarios casi en todas las empresas. El gran almacenaje de datos de los softwares permite a las empresas trabajar con una mayor productividad y eficiencia.

La digitalización documental puede resultar un proceso tedioso, pero una vez realizado supone una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos?

La digitalización y la gestión documental

Por ejemplo, en Unayta ofrecemos a empresas y entidades un completo gestor documental, DigitalDocu. Una solución homologada por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) y que permite organizar y realizar una mejor gestión de todos los documentos de tu empresa en una misma aplicación web 2.0.

Uno de sus beneficios es que puedes acceder y consultar toda la información en cualquier lugar y en todo momento desde el navegador de tu ordenador o dispositivo móvil.

¿Qué hacer tras la digitalización de archivos y su organización de mi empresa?

Una vez escaneados y digitalizados todos los documentos, lo más recomendable (y pasó lógico) es efectuar la destrucción de forma segura de toda esa documentación. Motivos: cumplir con las diferentes normativas sobre protección de datos, liberar espacio dentro de la empresa, protegerse frente a posible sustracción de información confidencial,…

Esta destrucción ha de ser certificada, para no tener problemas en un futuro, y la empresa la podrá efectuar por medios propios o delegando la destrucción certificada en empresas como la nuestra.

 

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Y con estos últimos consejos damos por finalizado nuestro artículo de hoy. ¿Qué te ha parecido? ¿Has aprendido qué es la digitalización de documentos? ¿Y los beneficios de la digitalización de archivos? ¿sabes ya cómo se hace la digitalización de archivos?

Como conclusión decir que la digitalización de empresas y entidades es un proceso que se debe ejecutar lo antes posible para mantener la competitividad, ahorrar costes, ganar en eficiencia y hacer el mundo más sostenible.

Y ya sabes, si necesitas una empresa de digitalización de documentos con experiencia siempre podrás contar con Unayta.

Si tienes cualquier duda, quieres saber cuánto te costaría digitalizar tu negocio u organización puedes consultarnos sin compromiso aquí.

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