EFICACIA Y EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Una constante en toda gestión documental es la búsqueda y el logro de alcanzar una máxima eficacia y eficiencia en la gestión documental.
Empezamos definiendo los términos de EFICACIA, EFICIENCIA y recordemos que es la GESTIÓN DOCUMENTAL.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, destinadas a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación y difusión.
EFICACIA, en el contexto de la gestión documental, es la respuesta positiva a lo que se demanda. Es decir, lograr el resultado esperado.
EFICIENCIA, en el contexto de la gestión documental, se traduce en la capacidad de cumplir y realizar las funciones que se le encomiendan.., es decir, cómo las realiza y cómo actúa =resultados.
En toda gestión documental, su constante es la búsqueda de un equilibrio entre eficacia y eficiencia, a eso se le denomina EFECTIVIDAD.
PUNTOS CLAVE PARA ESE EQUILIBRIO, PARA ESA EFECTIVIDAD
- ACCESIBILIDAD. La facilidad de recuperar, encontrar los documentos, agilizando así el tránsito empresarial, vinculado con la productividad de la entidad. La capacidad de poder trasladar la información sin dificultad, de modo cómodo y efectivo y poder compartirla a través de una red o de un sitio de almacenamiento (Cloud). Destacar que se comparte y se traslada la información no su soporte, ahorrando tiempo, espacio y papel.
El poder compartir la información y el poder trabajar con el documento varias personas al mismo tiempo o en distinto lugar, potencia y mejora el trabajo en equipo y la colaboración empresarial. El saber de la disponibilidad de ellos, el tener al alcance la información en cualquier momento y a cualquier lugar, poder trabajar con la última versión del documento, eso se traduce en ganar productividad y efectividad.
- CUMPLIMIENTO. Toda gestión documental para que sea eficaz y eficiente, debe de seguir y cumplir una serie de reglas (normas, normativas, directrices …)
Esto involucra el asegurarse que la información contenida en los documentos almacenados, tanto físicos como digitales, esté sujeta de acuerdo con las últimas leyes, normas aprobadas. Esto se traduce a fiabilidad empresarial.
Conocimiento, compresión de la normativa legal existente asimismo de la aplicación correcta de normas técnicas y el entendimiento de los conceptos aplicables para la implantación e implementación del sistema de gestión documental adecuado, es aval de una correcta educación empresarial y un óptimo comportamiento empresarial.
- GARANTÍA Y SEGURIDAD. No solo es el tener un adecuado almacenamiento y disposición de la documentación (física y digital) de la empresa, también es el tener un adecuado programa de gestión documental enfocado a los procesos que conlleva toda la operación de gestión.
Evitar traspapeleo, evitar pérdidas documentales, eliminar duplicados, mantener los correctos formatos documentales, incorporación de las últimas versiones, comprobar compatibilidades…
Por otra parte, incorporar sistemas de seguridad con diversos niveles de acceso y medios de comprobación de acceso documental acorde a perfiles. Además de la realización de copias de seguridad y un control del almacenamiento.
Tener a disposición, informes que detallen cuando se realizaron los cambios y quien o quienes lo hicieron, con sus nomenclaturas acorde de la norma técnica vigente, cara a auditorías a presentar.
- SOSTENIBILIDAD. La tecnología nos ayuda, nos acelera nuestra labor profesional, mejorando el perfil empresarial, pero no debe frenar la continuidad del planeta, no debe arruinar y empeorar el medio ambiente.
En UNAYTA, somos defensores y perseguimos la imposición de la oficina “sin papeles”, pero somos conscientes de aplicar la sostenibilidad ambiental en la empresa.
La documentación digital disminuye el uso del papel, la reducción de metros lineales de almacenamiento, evita el consumo de tóner, tinta, de litros de combustible para los vehículos destinados a las transferencias documentales, pero todo esto NO ES SUFICIENTE.
Tenemos que mentalizarnos, en ampliar la vida del hardware que usamos, en como administramos y gestionamos los equipos para mantenerlos eficaces, en el reciclaje inteligente.
Porque sabemos que la renovación corta o escasa de equipos, produce que algunos de sus componentes que son metales pesados, ayuden a acelerar más el nivel de contaminación que sufrimos.
