LA IMPORTANCIA DE LA FIRMA DIGITAL EN EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE UNA EMPRESA
En nuestro blog contamos con varios artículos que tratan la firma digital, precisamente sobre la firma biométrica.
Para recalcar la importancia de la firma digital que toda empresa debe tener, nos gustaría mostraros algunas cuestiones y preguntas que en UNAYTA hemos escuchado y hemos tenido que explicar a empresas/entidades que sus métodos o acciones no eran los más adecuados o más bien, no estaban completos para garantizar una validez y una seguridad.
- “¿Con un certificado digital no me vale?”
- “¿Cómo consigo tener una firma electrónica, entonces?”
- “Bueno … ¿ya tenemos un archivo formato imagen de nuestro sello de empresa y firma del gerente, ya vale ¿no?”
Seguimos comprobando que aún existe confusión de términos, desconocimiento del aporte legal de los documentos. En la infografía que os presentamos, intentamos aclarar/repasar los conceptos/ términos, sus diferencias, ventajas y desventajas.
En este post, mostramos la importancia de la firma digital en el proceso de la digitalización de una empresa/entidad/organización.
Toda firma digital tiene que ser válida, legal.
Con esta afirmación, desde UNAYTA queremos explicar que un escaneo de una firma manuscrita e incluirla en un documento electrónico, mediante el clásico corta/copia-pega no es válida, y no es un medio legal correcto.
El proceso de una firma digital, como bien indica, tiene que ser digital.
Este proceso puede realizarse de dos formas. Por un lado, descargando una aplicación, que facilita la firma sin estar conectado a internet. Con esto, el fin es la posibilidad de firmar cualquier documento de manera sencilla. El usuario indica que fichero desea firmar y la aplicación automáticamente aplica el formato de firma, sin que el usuario tenga ningún problema y que no requiere por parte del usuario conocimiento técnico preciso o especializado.
Otro modo es el de firmar directamente, siendo imprescindible la conexión a internet, además de descargarse un componente que funciona sobre el mismo navegador. Esta es propia para las firmas de solicitudes o formularios relacionados con la Administración Pública.
Ahora bien, en ambos tipos, es necesario disponer de un certificado electrónico. Para ello, es obligatoria su descarga en el ordenador, hay distintas modalidades según el tipo de navegador que se utilice.
¡IMPORTANTE! La firma electrónica es el archivo o documento electrónico resultante. Este es el documento válido a efectos legales y el que debes conservar. Cualquier impresión o representación gráfica que se haga de él solo es válido en los términos que determine el destinatario de la firma. En general, en este caso, la firma impresa deberá contener un CSV o Código Seguro de Verificación que permite contrastar la copia impresa con la original electrónica. [1]
En el ámbito comercial, nos encontramos con múltiples soluciones de software para digitalizar firmas de forma sencilla, rápida y efectiva.
Estas soluciones, son integrables en cualquier sistema de gestión modular facilitando la firma digital de los distintos y diversos documentos que genera y recibe una empresa _oficina sin papeles (OSP)_
Asegurando a su vez que todos los documentos y contratos estén firmados y sean totalmente legales.
Con un sistema de autenticación avanzada, se podrá solicitar, gestionar y comprobar, incluyendo el seguimiento con validez legal de cualquier documentación generada, tratada y recibida en la empresa…
Los documentos pueden ser firmados desde cualquier dispositivo de una forma fácil, legal y segura, avalando el control y la seguridad de la información de la empresa.
Existen diferentes tipos de firmas electrónicas en función de las necesidades de cada empresa. Puede ser una firma biométrica, remota, centralizada. La firma remota permite firmar documentos desde cualquier dispositivo sin necesidad de realizar ninguna instalación previa de aplicación, software o programa. Se trata de una solución segura, simple y ágil.
Unayta, cuenta con una solución de firma biométrica que permite la firma de documentos electrónicos con total validez jurídica. Esta aplicación se adapta a los diferentes sistemas operativos, siendo una herramienta que garantiza la seguridad debido a su cifrado.
LA IMPORTANCIA DE LA FIRMA DIGITAL Y DEL CERTIFICADO DIGITAL
¿QUÉ OFRECE A UNA EMPRESA?
Firma digital
- Integrable en sistemas de gestión documental
- Flujos de trabajo en línea más ágiles.
- Disponibilidad y adaptabilidad inmediata: firmas en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
- Identidad y procesos validados. Procesos de firmas en masa.
- Reducción de costes y tiempo.
- Reducción del impacto medioambiental (Oficina sin papeles)
Certificado digital
- Seguridad Plenas garantías legales y con mayores controles y fiabilidad que la firma manuscrita.
- Posibilidad de efectuar trámites con la administración, con mayor capacidad de seguimiento sobre sus propios trámites y estado de los mismos.
- Realiza trámites legales a cualquier hora del día y sin necesidad de desplazamiento.
- Agiliza la gestión de muchos procesos empresariales y mejora la gestión documental.
