OFICINA SIN PAPELES – (PARTE I)

En nuestro blog, hemos publicado varios artículos sobre la importancia y los beneficios que lleva la disminución de utilizar papel en la empresa. De como la adaptación hacia la transformación digital, llevaría a la empresa a una reducción de costes y tiempo en su actividad y un aumento en su productividad y flujo empresarial. En este post, volvemos a repasar y a recordar qué es y la importancia que tiene una Oficina Sin Papel (OSP)

¿QUÉ ES UNA OFICINA SIN PAPEL?

Es un entorno laboral en el que la utilización del papel se elimina o se reduce significativamente. Esta reducción o eliminación se logra convirtiendo y/o produciendo documentos en formato digital.

El  “abandonar el uso del papel” economiza, aumenta la productividad, ahorra espacio físico, hace que el intercambio de información sea más fácil y dinámica,  donde el acceso a la documentación y la realización de las operaciones  se puede realizar desde cualquier lugar, en cualquier momento y mucho más rápido. Haciendo que el mantenimiento de la información sea más seguro y que tengamos una empresa más accesible, rentable, transparente y que camina hacia la protección del medio ambiente.

En UNAYTA sabemos, que un cambio de mentalidad empresarial a nivel de flujo operacional cuesta, que la transición a un entorno sin papeles no se debe realizar de modo drástico, más bien paulatinamente, para que la adaptación y las nuevas costumbres de protocolo organizativas documentales se afiancen correctamente.

En UNAYTA siempre exponemos a nuestros clientes, una de nuestras filosofías de actuación,  “pequeños pasos implican grandes cambios.” Por esto, damos a conocer estrategias a aplicar para lograr una reducción del uso del papel. Proponiendo varias operaciones/pautas que nuestro equipo técnico realiza:

1. El cálculo del posible ahorro en costes, con un seguimiento de todo el gasto generado por la impresión (impresoras, tinta, tóner, papel, contratos de servicio y soporte técnico, etc.)

2. El escanear cualquier documento que se reciba de otras organizaciones, entidades, personas. Pudiendo almacenar los documentos en diversos formatos. El uso de herramientas, como un apropiado y adecuado software de gestión documental,  herramientas de capturas de datos. Todas estas operaciones brindan beneficios tangibles (ahorro de tiempo y esfuerzo), además de incluir una gestión, una organización,  salvaguarda y una recuperación documental  adecuadas, correctas y seguras.

3. Uso de firma digital.  El descargar un documento, imprimirlo, firmarlo a mano, escanearlo y enviarlo por correo es un proceso lento, latoso, incluso con riesgo de errores. Sin embargo, realizar una firma digital o biométrica es una tarea mucho más rápida y efectiva.

UNAYTA, cuenta con una solución de firma biométrica que permite la firma de documentos electrónicos con total validez jurídica. Esta aplicación se adapta a los diferentes sistemas operativos, siendo una herramienta que garantiza la seguridad dado que los datos biométricos de la firma están totalmente cifrados.

Si quieres ampliar más información de esto,  os facilitamos los enlaces de algunos de nuestros artículos que tratan la firma digital:

Todo lo que debes saber sobre la firma digital y biométrica

La importancia de la firma digital en el proceso de digitalización de una empresa

4. Formar, proporcionar herramientas y capacitación al personal. No se debe “dar por hecho” que el personal aplique y realice formas de minimizar el uso del papel, y el trabajar con las aplicaciones y herramientas informáticas de modo rápido y eficaz. Es necesario facilitar y asegurar que el proceso de trabajo con documentos electrónicos lo hagan de modo correcto. Ofreciendo alternativas al uso mínimo del papel, con la creación de pautas y recomendaciones a seguir para garantizar una oficina sin papel.

5. Según las necesidades y demandas de la empresa, UNAYTA asesora e incorpora las aplicaciones necesarias y adecuadas al perfil empresarial del cliente. Herramientas que facilitan la comunicación directa,  datos compartidos con clientes  proveedores, sin preocuparse por los formatos de archivo. El uso de almacenamiento en la nube (Cloud Computing): para compartir documentos y establecer la participación y la colaboración documental.

Programas específicos para agilizar y ayudar en la gestión de proyectos, para la comunicación en grupo y establecer pautas y avisos a grupos, para la transferencias de fondos (bancarias, contabilidad…) Importante destacar el uso de la banca en línea con una correcta y sólida configuración de alertas para vencimientos de cobros y pagos hace que la preocupación de estar al día en los pagos sea mínima.

“No pierdas tus papeles en tanto papel”