OFICINA SIN PAPELES (PARTE II)

En UNAYTA, defendemos y estamos convencidos que con menos espacio ocupado por el almacenamiento físico, el entorno laboral se puede convertir en un lugar cómodo, productivo, mejor.

LA TRANSICIÓN HACIA UNA OFICINA SIN PAPEL. Preguntas para una solución.

Una vez que se haya tomado la decisión de reducir el uso de papel, ¿cuánto tiempo llevará? La elección depende realmente de la empresa-cliente.

Los principios importantes a tener en cuenta como empresa cara a llegar a ser una OSP, son:

• Mejorar la rentabilidad.
• Mejorar la eficiencia de los procesos internos.
• Operar con una capacidad más ecológica
• Mejorar la seguridad
• Reducir los costos operativos.

Siempre preguntamos  cuál es el grado de dependencia que tiene la empresa con los documentos impresos. Y en caso de ser un grado alto, la siguiente pregunta es si practican labores de ahorro, como la impresión a doble cara, en blanco y negro y en cuanto a la política de impresión que siguen, por ejemplo el control de consumo del papel, impresión de correos, etc.

Como ejemplo, hemos sido testigos, de que en muchas empresas aún se sigue utilizando el fax, para el envío y/o recibo de documentos, como medio de validación en un proceso documental (uso de papel, uso de fotocopiadora, incremento de gastos), un software de fax permite enviar y recibir faxes como documentos electrónicos, lo que significa menos papeleo y costos más bajos. También somos conscientes, que las impresoras se utilizan, pero como solución, sería óptimo el tener impresoras de red centralizadas relegadas a determinadas áreas.

Es importante saber el compromiso de aceptación y el nivel de adaptación para trabajar con la documentación electrónica (contratos, facturación, correspondencia oficial, actas, informes…)

Otra cuestión a presentar como fin de extraer los resultados de la situación de la empresa-cliente, es saber que obstáculos existen para solventarlos y convertir la empresa menos dependiente del papel. Hemos podido “vivir” situaciones y ser testigos de actuaciones que se resumen en estas frases:

• Las copias en papel (impresas) son más accesibles y de fácil lectura.
• Pensar que los documentos impresos tienen más seriedad.
• Falta de confianza en los documentos electrónicos.
• La falta de compromiso para dejar usar el papel y en determinados departamentos seguir con la impresión documental como soporte de información.

TRANSICIÓN GRADUAL O NO

Desde UNAYTA,  sabemos que el cambio de actitud hacia el modelo OSP no es de la noche a la mañana, que se necesita unos pasos de adaptación y formación. El objetivo, es dejar de usar papel, pero puede ser difícil e incluso imposible eliminar todo el papel por determinadas transacciones y/o procesos.

El objetivo es conseguir que la empresa sea sostenible, dinámica, centrada en conseguir los objetivos establecidos, gestionar y producir sus servicios y productos de modo eficaz y eficiente… Así que aparece la eterna pregunta y nos asalta la duda:

¿Cómo se crea, cómo se consigue una oficina sin papeles y a qué escala de conversión (cambio) alcanzamos en nuestros primeros pasos?

Como bien hemos indicado, el primer paso es la DECISIÓN. Saber que la empresa tiene que focalizar sus objetivos, centrarse en sus clientes, mejorar sus actividades.

Para que esa decisión, cobre realidad, es necesario un asesoramiento sobre QUÉ VERDADERAMENTE NECESITA y QUE DEMANDA. 

No todas las empresas son iguales, cada una tiene su ámbito de actuación, sus actividades propias… Cada empresa tiene necesidades profesionales determinadas, acorde a su esfera de actividad, a su enfoque empresarial, a su extensión empresarial.

Para UNAYTA, la reunión con los responsables de la organización/ empresa (de cada departamento), es la base para poder elaborar conjuntamente, una especie de  lluvia de ideas con el fin de diseñar el organigrama perfecto y adecuado. Es la hora de planificar según el organigrama y funciones que posee, el tipo de estructura de archivos, forma de los documentos, metadatos…  

Preguntas como:

• ¿Qué tipos de documentos se tiene actualmente en la empresa (los que se generan (emiten) y los que reciben?

• ¿Qué documentos (internos/externos) se podrían almacenar electrónicamente?

• ¿Qué documentos se acceden con más frecuencia y cuáles son los más consultados?

• ¿Decidir en qué fecha debe comenzar a almacenar electrónicamente los documentos identificados?

Además de todo esto, es necesario establecer una forma de acceso y administración de los documentos. Para esto, un sistema de gestión sería lo más adecuado.

Un sistema de gestión, es un software que realiza sencillas operaciones como archivar, indexar y recuperar los documentos, a hacer tareas más completas y complejas como el flujo de trabajo, planificación de la estructura de archivo y el almacenamiento documental.

Un sistema de gestión reduce el papeleo y facilita el almacenamiento, enrutamiento y archivo de documentos. Presentando ventajas como  la automatización de procesos a través de flujos de trabajo definidos. Ofreciendo además seguridad a través de la autenticación del acceso (usuario/contraseña), disponibilidad en cualquier lugar y hora, firmas digitales, exactitud de la información. Incluyendo un seguimiento documental, sin pérdida, con la posibilidad de incluir archivos de todos los formatos (archivos multimedia)

El siguiente paso sería el definir los roles del personal clave en la organización (empresa). Responsable o responsables de mantener el archivo, su estructura, capacitar a otros en el uso del archivo, generar administradores del sistema, usuarios de diversos tipos (los que escanearán, los que describirán, los que mantengan y controlen el sistema)

En UNAYTA, aconsejamos que la persona o personas responsables del escaneo y almacenamiento de los documentos, sea/sean los que realicen el backup o copia de seguridad.