Os concellos galegos que se acolleron á convocatoria de axudas en materia de arquivos, realizada pola Xunta de Galicia para 2018, están a acometer nestes últimos meses a organización dos seus fondos documentais. Durante este mes de setembro, xa tiveron lugar distintos eventos de peche dos traballos que foron licitados polas corporacións de Aranga, Amoeiro, Baños de Molgas, Dumbría, Muros, Portomarín e executados durante os últimos dous meses por Unayta. Na actualidade aínda estamos a rematar os traballos de organización noutros concellos como Avión, Val do Dubra ou Vimianzo.

Organizando os arquivos municipais

O proceso de organización comprende a ordenación dos expedientes do arquivo de forma tipolóxica e cronolóxica, a súa descrición, e outras actuacións como a renovación ou remoción dos elementos materiais non documentais. A descrición de cada expediente fica así introducida nunha base de datos que permite controlar e localizar dun xeito doado a información administrativa do arquivo.

Os expedientes, organizados e convenientemente signaturados ou etiquetados son procesados nunha base de datos, todo o cal garante a súa integridade e facilita o seu uso por parte dos funcionarios da entidade. A organización dos fondos administrativos do arquivo posibilita a súa dixitalización ou calquera outro aproveitamento futuro.

A actuación inclúe tamén a formación do funcionariado local no uso do programa de xestión da Base de Datos (Xaral), instalado a fin de facilitar as búsquedas no fondo e catalogar os novos expedientes.

A Rede Unayta

A través de diversos proxectos de organización documental e dixitalización, desde Unayta estamos a espallar a nosa metodoloxía de Oficina Sen Papel (OSP) por moitos concellos e entidades de toda Galicia. Aproveitando estamos a recadar a colaboración das persoas que integran esta rede para compartir na nosa web algunhas historias locais que poden ilustrar o interese común polo servizo que os arquivos ofrecen á cidadanía. É o caso das achegas das nosas colaboradoras en Val do Dubra ou Aranga.

organización de arquivos municipais

Rematando coa campaña de organización de arquivos municipais 2018
Valora este post