EL ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL NO ES GESTIÓN

El almacenamiento documental, es una de las preocupaciones que toda empresa “sufre” a la hora de tratar su documentación, tanto en soporte físico como digital.

El almacenamiento, es el proceso  compuesta por varias operaciones y protocolos  a seguir, vinculados con la protección, custodia,  perdurabilidad y  seguridad;  caballos de batalla que a toda entidad/empresa preocupa  a la hora de  administrar los diversos formatos de documentación que  producen, poseen y reciben, con el fin de garantizar el acceso cuando se precise.

Antes de hablar sobre cómo almacenar correctamente la documentación que se genera, es conveniente reflejar las diferencias que hay entre gestión documental y la gestión archivística.

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitiendo la recuperación de información desde ellos, fijar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no son útiles y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La gestión archivística proporciona funcionalidades para el uso, acceso, control y conservación de la documentación de archivo generada.

Para el almacenamiento documental físico como digital es necesario contar con técnicos capacitados, personal experto en tema de organización y conocedores en el perfil de la empresa, para poder concretar el ámbito específico del manejo y uso de la información contenida en la documentación.

Por ello, siempre insistimos en UNAYTA que es imprescindible y es una fase importante, el realizar un previo estudio, en base a reuniones con el equipo de la entidad y elaborar análisis de la situación, con el fin de obtener un resultado para lograr la mejor y adecuada solución.

En UNAYTA sabemos la importancia que tiene para una empresa/entidad su  documentación. Una documentación que es  herramienta  de información y consulta; testimonio y pruebas de la evolución, actividad y desarrollo de la propia empresa/entidad.

De manera que, no sólo es importante la organización (clasificación – ordenación)  y descripción del contenido de un documento, también es el saber cómo almacenar y depositar correctamente esa documentación, para respaldar su integridad física o digital y resguardar la  información que tiene.

Desde UNAYTA subrayamos en todo caso, la importancia del  soporte;  como el estudio y aplicación de contenedores (condiciones funcionales) ; asimismo  el mantenimiento con su constante supervisión, revisión, sustitución y actualización de las unidades de instalación.

LINEAS GENERALES DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN FÍSICA

• Uso adecuado de unidades de instalación (cajas, carpetas, archivadores o accesorios similares que permitan agrupar y ordenar la documentación)
• Implementa un sistema estándar (un mismo método y cumplimiento del protocolo a seguir por toda la plantilla de la empresa/entidad
• Pega etiquetas en carpetas o archivadores para distinguir unos documentos de otros.
• Coloca los archivos por importancia o por criterios de actualidad, de forma que sea más fácil visualizar los documentos a los que se accede con más frecuencia.
• Guarda juntos documentos de todo tipo que pertenezcan al mismo proyecto.
  Evita dejar los documentos en el escritorio o en otros lugares no destinados a cumplir la función de almacenamiento.
• Elimina los documentos que ya no son necesarios.

LÍNEAS GENERALES DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL

Los archivos, ya sean en la nube, de manera local en los equipo, necesitan de algunos hábitos y métodos de archivo que faciliten, tanto a usuarios como a motores de búsqueda, su identificación y localización.

Es importante que el personal de la empresa aplique los protocolos a la hora de almacenar los documentos digitales: normas específicas para nombrar carpetas y archivos, establecer las alternancias entre el uso local y de la nube y organizar los ciclos de las copias de seguridad de la información digital.

Archivar los documentos digitales es una tarea que se realiza sobre la marcha, a la medida en que va creciendo la base de datos: creando carpetas, subcarpetas y nuevas normas de nomenclatura de los archivos según las nuevas necesidades.

La utilización de la estructura “árbol” (sistema de subcarpetas dentro de otra principal) garantizará  la efectividad a la hora de buscar los archivos; facilitando asimismo la realización de las copias de seguridad. Se debe insistir, en guardar cada documento en su carpeta correspondiente, ya que si no se hace, puede ser amenaza de pérdida de información.

Etiquetado y codificación: El nombre de archivos debe ser descriptivo, evitando siglas, evitando términos largos. Establecer en la codificación las fechas de modo invertido, escribiendo primero el año, luego el mes y por último el día, permitirá al sistema ordenar las carpetas y archivos automáticamente por su fecha cuando se establezca el orden alfabético. Incluir al final de cada nombre un indicativo de la versión de cada documento también contribuye a mejorar la visualización de todos ellos.

Ejemplo: TIPO DE PROCESO: Técnico  PROCESO: Descripción documental  TIPO DE DOCUMENTO: manual  VERSIÓN: 01.  

Etiquetado /Codificación: TEC-DD-MAN01