Digitalización & Empresas: Claves y Beneficios

[:es]Una definición coloquial de Digitalización puede ser la del proceso en que los registros físicos, en papel, son convertidos a formatos digitales.

Este término no siempre lo relacionamos con el ámbito empresarial, cuando puede ser una solución interesante para mejorar en eficiencia y competitividad, algo similar a lo que ya habíamos visto con la Gestión Documental y que cada vez más empresas y organizaciones están desarrollando.

Estos proyectos de digitalización benefician a las organizaciones en tres aspectos:

• El más importante para una empresa siempre será el impacto económico. Entonces deben saber que la digitalización supone un ahorro importante en diferentes cuestiones: tener la documentación digitalizada supone ahorrarse los gastos de almacenamiento para la documentación física y ahorrar los gastos relacionados con la impresión del papel. El ahorro también será en el tiempo invertido por lo empleados en guardar, buscar y recuperar información, lo que a la larga supone un aumento de la productividad y del propio beneficio económico.
• El principal miedo de las empresas para afrontar un proyecto de digitalización es el de la seguridad, pero generalmente acaban satisfechas con este aspecto ya que además de ser un proceso seguro, garantiza la conservación y la integridad de la información, elemento indispensable para el discurrir diario de una organización. La conservación a largo plazo, algo no siempre asumible para el papel, y la posibilidad de asignar permisos para la consulta de la documentación, hacen de la digitalización un complemento perfecto para las empresas.
• El ahorro de tiempo o la rapidez con la que se afronten los trámites supone, de primeras, un beneficio importante para las empresas. Al mismo tiempo, la digitalización favorece a que los empleados puedan manejar un gran volumen de documentación, reduciendo los tiempos de espera, y en consecuencia se podrá encontrar la información necesaria en poco tiempo, ya que este tipo de proyectos llevan parejos en la actualidad un sofisticado sistema de indexación de información, favoreciendo así su rápida recuperación.

La consecuencia directa de estos tres aspectos es que cada vez son más las empresas que se embarcan en este tipo de proyectos, acelerando su productividad y mejorando sus rendimientos de inmediato con una acción que en pleno siglo XXI tendría que ser obligatoria para todas las empresas modernas.

Desde UNAYTA, solo en el mes de septiembre ofrecemos una consultoría digital gratuita para todas aquellas empresas u organizaciones interesadas en dar el salto a los proyectos de Gestión Documental y Digitalización.[:ga]Unha definición coloquial de dixitalización pode ser a do proceso no que os rexistro físicos, en papel, son convertidos a formatos dixitais.

Este termo non sempre o relacionamos co ámbito empresarial, cando pode ser unha solución interesante para mellorar en eficiencia e competitividade, algo similar ao que xa tiñamos visto ca Xestión Documental e que cada vez máis empresas e organización están desenvolvendo.

Estes proxectos de dixitalización benefician ás organizacións en tres aspectos:

• O máis importante para unha empresa sempre será o impacto económico. Entón deben saber que a dixitalización supón un aforro importante en diferentes cuestións: ter a documentación dixitalizada supón aforrar os custes de almacenamento para a documentación física e aforrar os gastos relacionados ca impresión do papel. O aforro tamén será no tempo invertido polos empregados en gardar, procurar e recuperar a información, o que ao longo prazo supón un aumento da produtividade e do propio beneficio económico.
• O principal medo das empresas para afrontar un proxecto de dixitalización é o da seguridade, pero xeralmente acaban satisfeitos con este aspecto xa que ademais de ser un proceso seguro, garante a conservación e a integridade da información, elemento indispensable para o avance diario da organización. A conservación a longo prazo, algo non sempre posible co papel, e a posibilidade de asignar permisos para a súa consulta, fan da dixitalización un complemento perfecto para as empresas.
• O aforro de tempo ou a rapidez ca que se afronten os trámites supón, de primeiras, un beneficio importante para as empresas. Ao mesmo tempo, a dixitalización favorece a que os empregados poidan manexar un gran volume de documentación, reducindo os tempos de espera, e en consecuencia atopar a información necesaria en pouco tempo, xa que este tipo de proxectos levan parellos na actualidade un sofisticado sistema de indexación da información, favorecendo así a súa rápida recuperación.

A consecuencia directa destes tres aspectos é que cada vez son máis as empresas que inician este tipo de proxectos, acelerando a súa produtividade e mellorando os seus rendementos de inmediato cunha acción que en pleno século XXI debera ser obrigatoria para todas as empresas modernas.

Dende UNAYTA, só neste mes de setembro, ofrecemos unha consultoría dixital de balde para todas aquelas empresas u organización interesadas en dar o salto aos proxectos de Xestión Documental e Dixitalización[:]