Lo que tu empresa necesita: la factura electrónica

La factura electrónica representa un importante avance en el mundo de la contabilidad. La agilidad, la reducción de errores y la seguridad son algunas de las razones que hacen que las empresas se decanten cada vez más por este formato. De hecho, en el año 2016, el uso de la factura electrónica aumentó en nuestro país en un 23% con respecto al año inmediatamente anterior.

Aún así, son muchos los empresarios y autónomos que se resisten a utilizarla dado que desconocen cómo funciona, cuáles son sus tipos y todos los beneficios que les puede aportar. Si tú perteneces a este grupo, no podrás mantenerte reacio a utilizar este nuevo modelo de factura porque aquí te vamos a mostrar toda la información para que te decidas apostar por ella.

¿Qué es la factura electrónica? 

Una factura electrónica es un documento generado por medios informáticos y que, por lo tanto, se expide y recibe en formato electrónico, es decir, el documento se transmite por medios telemáticos. A pesar de reemplazar el documento físico en papel, este tipo de factura conserva la misma validez legal siempre y cuando esté firmada digitalmente con certificados cualificados como puede ser la firma biométrica.

Las características propias de la factura electrónica facilitan la integración de datos en los sistemas de facturación, ya que la introducción de los mismos se hace de forma automática sin necesidad de poner ninguna información manualmente, lo cual le otorga una mayor seguridad, autenticidad e integridad al documento. Entre los datos de facturación se incluye el contenido legal exigible a cualquier tipo de factura como son los que corresponden a quién la emite, quién es el destinatario y productos con sus precios netos y brutos.

En cuanto al formato de la factura, no existen requisitos formales sobre la modalidad del archivo pero los más comunes son:

• PDF: se trata del formato más utilizado cuando el receptor de la factura no quiere realizar ninguna modificación de la misma, tan solo quiere guardarla. Además, le permite al destinatario integrarla perfectamente en su sistema de gestión informático.

• XML: dentro de este formato se distinguen dos grupos; UBL, utilizado a nivel internacional, y Facturae, la modalidad utilizada en España por la Agencia Tributaria. Al igual que en el caso anterior, el receptor también puede integrar las facturas informáticamente en su sistema de gestión.

• EDIFACT: por lo general, se utiliza cuando el envío de la factura se realiza entre los ordenadores del emisor y receptor, y este último es una empresa con un tratamiento de la información de forma automatizada.

Tipos de factura electrónica 

Ahora que ya conocemos lo que es una factura electrónica, conviene distinguir los dos tipos fundamentales que existen: la factura electrónica con formato estructurado y  con formato no estructurado.

Su principal diferencia radica en que la de formato estructurado permite hacer un tratamiento de la información de manera automatizada, mientras que la otra no.

• Facturas electrónicas en formato estructurado.

Este tipo es el más utilizado por las empresas ya que se trata de facturas que permiten ser enviadas de forma automatizada por los programas de facturación autorizados, entre los que se incluyen los empleados por las Administraciones Públicas como puede ser Facturae.

Esta modalidad es la más eficaz ya que permite automatizar los procesos, agilizar plazos y simplificar la gestión. Los formatos anteriormente mencionados y  que se incluyen en este tipo de factura son los XML, EDIFACT, DOC o XLS.

• Facturas electrónicas en formato no estructurado.

Estas facturas consisten básicamente en una imagen, lo cual impide que en su procesamiento puedan ser introducidas de forma automática en los sistemas informáticos de facturación del receptor.

Por lo tanto, esto va a implicar que el receptor realice una intervención manual  ya que, a pesar de existir programas profesionales que son capaces de identificar imágenes, estos son demasiado costosos para la inmensa mayoría de las empresas. Dentro de este tipo de facturas se incluyen los formatos PDF y las facturas en papel que son escaneadas.

No suele ser la modalidad más recomendada dado que no permite ser utilizada con la Administración Pública y los plazos entre la emisión y cobro de la factura son más largo que en la de formato estructurado.

Beneficios de la factura electrónica 

Ya hemos dejado caer anteriormente alguna de las ventajas que tiene utilizar la firma electrónica pero ahora te ofrecemos una lista más completa con todos sus beneficios.

• Reduce el tiempo entre emisión y recepción. La factura electrónica acorta su procesamiento de envío, simplificando también las tareas de gestión. Además, permite una mayor rapidez a la hora de recibir la factura y, por tanto, agiliza los cobros de la misma.

• Facilita un acceso más rápido a las facturas. La posibilidad de ver las facturas electrónicas a tan solo un par de clics permite a las empresas mejorar su gestión y tener un mayor control sobre los datos de las mismas. Además, muchos programas como Digitaldocu permiten acceder a las facturas desde el propio móvil.

• Optimiza la productividad del proceso. Este tipo de facturas nos permite obtener una confirmación de que el destinario ha recibido el documento al instante.

• Mejora el servicio al cliente. La satisfacción de las empresas o particulares que reciben la factura aumenta dado que se reducen los tiempos de espera a la vez que obtienen un mejor servicio.

• Aumenta el control de la tesorería de la empresa. Al reducirse los tiempos entre emisión y recepción, el cobro de las facturas se agiliza permitiendo, también, un mayor control sobre los cobros que ya fueron efectuados.

• Reduce los errores humanos. Gracias a la gestión electrónica de datos se reducen los errores comunes que anteriormente se realizaban de manera manual en las facturas de papel.

• Permite a la empresa ahorrar en costes. Dado que con la firma electrónica no se utiliza papel, no se hace necesario para la empresa imprimir la factura y tampoco enviarla por correo postal, reduciéndose el gasto de papel, tinta, sobres y sellos.

• Simplifica el almacenamiento. Gracias a que todo está compilado en un ordenador no se hace necesario adquirir archivadores, carpetas o cajas para almacenar la multitud de facturas de la empresa.

Como puedes comprobar, la factura electrónica está a la orden del día por todas las facilidades de gestión que les aporta a las empresas.

Si tú también tienes una empresa y todavía eres de los que trabaja con papel, ¿a qué esperas para dar el paso y pasarte a la factura electrónica?