Registro de horario: 3 maneras de llevarlo a cabo cumpliendo la ley

¡Ya hemos pasado la fecha límite! A día de hoy es obligatorio para todo tipo de empresas el registro de horario de cada uno de sus empleados.

Muchas empresas en España, sobre todo las grandes empresas como Indetex, Ikea, Primark, … ya tienen implantado en sus organizaciones desde hace tiempo diferentes sistemas para el registro de horas de sus trabajadores. También algunas PYMES han hecho lo “deberes” y han implementando soluciones para registrar las horas de trabajo de sus empleados. Otras muchas posiblemente aún no lo hayan hecho, y a ellas va dirigido este post.

Hoy os queremos mostrar 3 soluciones para realizar el control de horario conforme a la nueva ley. ¿Te interesa? ¡Esperemos que así sea!

Como seguramente sepas, el nuevo Decreto Ley 8-2019 obliga a fichar a los trabajadores en todas las empresas con el objetivo de reducir las horas extras no declaradas y proteger así al trabajador.

Con este decreto se obliga a empresas a llevar un registro de los horarios de entrada y salida de todos sus empleados, mantener estos registros durante 4 años (poniéndolos a disposición de empleados, sus representantes, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social).

¡Ah! Y el no cumplimiento de estas obligaciones será considerado una infracción grave, y conlleva multas de entre 300 € y 6.250 €.

¿Qué puede hacer una empresa para el control de horas de sus trabajadores?

A continuación te expondremos las 3 soluciones más comunes en el panorama actual y nos detendremos especialmente en la solución más eficiente y económica que puede aplicar cualquier PYME: el control de horario desde dispositivos móviles.

3 soluciones para el registro de horas que puede utilizar una PYME

Existen multitud de soluciones de registro de horario que se pueden implementar en una empresa. De las más básicas como el registro en papel a las más tecnológicas, como la firma biométrica.

A continuación, describiremos los 3 sistemas de fichar horas más comunes (y permitidos por la nueva normativa).

1. Sistema de fichaje de horario mediante métodos tradicionales

Es el más básico de todos y quizás el que a la larga más trabajo pueda dar a una empresa.

Entendemos por métodos tradicionales al uso de plantillas elaboradas en excell, documentos en formato PDF o en formato word en donde el empleado deja constancia de su entrada y salida del trabajo.

Este método tiene sus ventajas y complicaciones.

Ventajas: Es un método económico y de fácil implantación.

Desventajas: Se consume mucho papel que hay que imprimir, con el consiguiente gasto en consumibles, en gestión y almacenaje de esa documentación y el impacto que tiene para el medioambiente.

En Unayta, como firmes defensores de la «Oficina Sin Papel», desaconsejamos esta opción.

2. Sistema de registro de horario laboral mediante soluciones biométricas

Se trata de uno de los sistemas que llevan más tiempo implantados en las grandes empresas. Herramientas como un lector de tarjetas, código de identificación, escáner del iris, lector de huellas dactilares,… Llevan en funcionamiento desde hace tiempo en empresas como Primark o Ikea.

Una buena solución para grandes empresas. Garantiza la protección de datos, ahorra costes en papel y gestión y la conservación del registro es fácil.

Por el contrario, para empresas pequeñas quizás suponga un desembolso de dinero que lleve tiempo amortizar. También dificulta la conciliación laboral o el teletrabajo ya que la única forma de hacer el registro de horario laboral es presencialmente en la empresa.

3. Sistema de registro de horas con soluciones digitales

Esta tercera solución es por la que apostamos internamente en Unayta. Una solución económica, sencilla y perfecta para cualquier tamaño de empresa.

Son herramientas digitales que, por ejemplo, permiten fichar tu horario mediante una App desde tu dispositivo móvil.

Este tipo de sistema es ideal para empresas que fomenten la conciliación laboral y el teletrabajo.

Implantar una solución tecnológica como esta sería un buen paso en el camino de la transformación digital de cualquier PYME. Ahorraría costes en gestión de archivos, en consumibles como tinta o papel y en tareas burocráticas para los departamentos administrativos o de recursos humanos, lo que supondría un ahorro económico en la cuenta de resultados de cualquier empresa.

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Si sigues regularmente nuestro blog o redes sociales sabrás que Unayta es una consultora tecnológica con sede en Santiago de Compostela que apuesta firmemente por la transformación digital del tejido empresarial y social de Galicia.

Somos unos firmes defensores y prescriptores del concepto OFICINA SIN PAPEL, ya que consideramos que su implantación en empresas u organismos públicos y privados solo puede reportarles ventajas (ahorro en costes, eficiencia, responsabilidad social y con el medioambiente, etc).

La aplicación de esta nueva normativa para el registro de horas supone una buena oportunidad para que empresas que aún dudan de los beneficios de la digitalización hagan una prueba y se sumen a la 4 revolución industrial que estamos viviendo.

¿Cómo? Pues por ejemplo implantando una solución digital sencilla, flexible, económica y que, con tan solo el uso de un móvil o Tablet, facilite el registro de horario de tus empleados.

En Unayta hemos incorporado recientemente a nuestro catálogo de soluciones digitales (firma biométrica, digitalización de archivos documentales, marketing digital, etc) una nueva herramienta llamada Check.

Solución digital para el registro de horas: Check

Check es una solución tecnológica en forma de aplicación móvil que se adapta a múltiples escenarios.

¿Cómo funciona nuestra aplicación de registro de horario «Check»?

Check es una App muy sencilla e intuitiva que se puede instalar en tablets y teléfonos móviles. Una aplicación perfecta para fichar en movilidad o dentro de la propia empresa, prescindiendo de instalación de aparatos en tu negocio, eliminando los archivos en formato papel y ahorrando tiempo a empresarios y empleados.

Por ejemplo, tan solo colocando una tableta o un móvil en el acceso a tu centro de trabajo o negocio, e instalando la app, podrás escanear el QR identificativo de la tarjeta del empleado utilizando la cámara de este dispositivo.

Si en tu caso no quieres situar ningún tipo de dispositivo en la empresa, el empleado podrá identificarse con un código QR en cualquier lugar del mismo, y que el trabajador lo lea con la app de su móvil.

Y si tu puesto de trabajo requiere que no estés presencialmente en el mismo esta App permitirá el registro de hora desde su dispositivo móvil.

Ya ves que es una solución que no requiere mucha “logística” y que su implantación es muy sencilla.

Herramientas digitales para el registro de horario de trabajo. 6 ventajas

Herramientas como Check:

• No usa hardware específico

La solución se basa en una aplicación para iOS y Android, por lo que con móviles o tabletas estándar es suficiente.

• No es necesario invertir en costoso hardware específico.
• Disponibilidad total de datos

Al almacenarse todos los registros en un servidor central, estos están siempre disponibles para su consulta.

Los diferentes perfiles de usuario permiten cumplir con la normativa, al ponerse a disposición de trabajadores y sindicatos.

• Ahorro

El modelo de pago mensual por usuario, el uso de terminales móviles estándar, y el ahorro respecto a la gestión en papel y su almacenamiento durante cuatro años, hacen que sea la forma más rentable de registrar los horarios de trabajo.

• Completamente seguro

Al almacenarse digitalmente los registros de entradas y salidas, cifrarse dichos datos, y realizarse una copia de seguridad automáticamente, los datos ni se pierden, ni están inseguros.

• Es un método no intrusivo

El sistema permite no tener que usar terminales personales, al utilizarse tarjetas con códigos QR o tarjetas E-Timecard.

Además, no guarda datos biométricos, como la huella digital, por lo que es proporcionado y no intrusivo.

¿Qué te ha parecido nuestra solución para el registro de horario de tus empleados? ¿Qué herramienta crees que se adapta mejor para registrar las horas de trabajo? ¿Te ha quedado alguna duda al respecto? Puedes respondernos dejando un comentario al finalizar este artículo.

¡Ah! Y si quieres que uno de nuestros consultores tecnológicos se ponga en contacto contigo para explicarte en profundidad nuestra herramienta Check o realizar una Demo en directo puedes hacerlo llamándonos o dejando un mensaje en nuestra página de contacto.

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