Puesta en marcha de los archivos históricos de Vilar de Santos
Hace dos meses pusimos punto y final al proyecto de organización y descripción de los archivos históricos de Vilar de Santos, un bello municipio perteneciente a la comarca de A Limia. El trabajo, que fue entregado el 24 de septiembre, comprendió las siguientes fases:
- Identificación de las tipologías documentales.
- Clasificación y organización.
- Descripción en base de datos archivística para posterior consulta.
- Reinstalación en cajas de archivo definitivo para facilitar la localización de la documentación.
En este proyecto no solo llevamos a cabo la organización documental, sino que nos aseguramos de que se ajustase totalmente a las necesidades de los trabajadores del Ayuntamiento. En este sentido, además de llevar a cabo la instalación de Xaral, programa de gestión de archivos homologado por la Xunta de Galicia, realizamos una sesión de formación que permitirá el uso más ágil y rápido por parte de los trabajadores.
Como ya hemos comentado en numerosas ocasiones, el archivo de un Ayuntamiento es un servicio de vital importancia para los vecinos, ya que en él se depositan los documentos más importantes para sus necesidades administrativas (sin olvidar el valor histórico que acumulan paulatinamente). Es por ello que desde aquí nos gustaría contribuir a difundir la importancia de mantener los archivos municipales, así como las necesarias tareas de ordenación, descripción o digitalización de sus contenidos.
En este caso en concreto, desde el Ayuntamiento de Vilar de Santos se mostraron encantados con esta iniciativa, compartiendo con nosotros su experiencia y evolución del archivo. Así, a modo de pequeña entrevista, nos regalaron información realmente interesante, desde las tareas relacionadas con el archivo, sus fondos más destacados o la antigüedad de sus documentos.
Archivos históricos de Vilar de Santos
A continuación, os dejamos las preguntas que les planteamos y las respuestas de los responsables del Ayuntamiento, a los que agradecemos su simpatía y entusiasmo:
¿Nos podría especificar las tareas que realiza en relación al archivo del Ayuntamiento?
La más importante, por supuesto, es la tarea de búsqueda de documentación que demandan los vecinos. Normalmente esta tarea lleva mucho tiempo, por eso son muy importantes las labores de mantenimiento y organización, sobre todo para que no se pierda nada importante. De esta forma, la localización del expediente es más rápida.
¿Desde cuándo existe un archivo como tal en el Ayuntamiento?
Mirando el inventario veo documentos de los años 20, incluso de 1905, pero esto no significa que en aquella época ya existiese una filosofía archivística o un archivo como tal.
¿Cuál es la documentación más valiosa del archivo? ¿Cuál considera la más curiosa?
La documentación referente a catastro, padrón de habitantes y las licencias son, sin duda, lo más valioso, ya que para los vecinos son muy importantes. No tenemos documentación especialmente curiosa, ya que básicamente es un archivo administrativo, quizá lo curioso son los documentos más antiguos, de principios del siglo XX.
¿Realizáis visitas al archivo? ¿Alguna vez un investigador os ha solicitado el acceso?
No, normalmente los usuarios son los vecinos, que nos piden la documentación pertinente, y somos nosotros quienes les damos el servicio de búsqueda de documentación para consulta o copia.
¿Qué ha supuesto para vosotros el servicio que os ha proporcionado UNAYTA?
Tras el proyecto de ordenación, el archivo funciona mucho mejor, llegamos a los documentos de un modo más rápido. El archivo también se vuelve más visual, con la numeración de los archivadores y la consulta a través del programa informático (Xaral). Además, obtenemos una separación clara entre fondo administrativo y bibliográfico.
¿Qué más os gustaría mejorar en el archivo del Ayuntamiento de Vilar de Santos?
La formación en el programa de consulta ya constituye un gran avance, pero aún queda trabajo por hacer. En este mes de trabajo se ha mejorado una división importante del archivo, pero aún quedan partes que organizar, y en la planta baja también tenemos documentación que queremos mejorar en cuanto a su organización.
También sería una mejora interesante el espacio que se dedica al archivo, un depósito con mayor capacidad donde archivar la documentación permitiría mejorar en gran medida la logística.
Desde Unayta volvemos a hacer hincapié en que la labor de mantenimiento de un archivo nunca debe interrumpirse, por eso seguiremos colaborando con Ayuntamientos e instituciones de toda España para que funcionen correctamente y nuestro patrimonio no se acabe perdiendo. Nos llena de satisfacción colaborar con Ayuntamientos como Vilar de Santos, donde su preocupación por mantener un archivo vivo y organizado revertirá, sin duda, en un mejor servicio para todos sus vecinos.
Por todo ello, estamos convencidos de que muy pronto volveremos a colaborar con Vilar de Santos, ayuntamiento al que solo nos queda agradecer su colaboración en este contenido y su amabilidad antes, durante y después de la ejecución de este proyecto.
Si estáis interesados en los proyectos de organización, clasificación y catalogación documental o tenéis dudas sobre el proceso que llevamos a cabo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Además, también puedes seguirnos y contactar con nosotros en nuestras redes sociales (Linkedin, Twitter, Facebook).
Autor: Uxío Pérez
