Archivo Digital, pon en valor tu patrimonio documental
En Unayta queremos seguir innovando en nuestra filosofía de Oficina Sin Papel (OSP) y ponemos en marcha un nuevo proyecto, el Archivo Digital.
Este proyecto supone un paso más allá de la catalogación y digitalización documental que se situaba en la base del proceso de transformación digital.
Con el uso de nuevas tecnologías como el Archivo Digital, acceder e interactuar con la historia documental de toda organización es más fácil y accesible. Gracias al Archivo Digital, toda organización que disponga de patrimonio documental podrá acceder a una plataforma online en la cual depositarlo tanto para uso personal como público, accesible para todo usuario que así lo desee.
Este nuevo proyecto permitirá poner en valor los fondos históricos de la organización y facilitará su visibilidad en otros medios como redes sociales, lo que favorecerá una mejor posición dentro de los resultados de búsqueda, dándole mayor difusión y notoriedad.
Funciones de nuestro Archivo Digital
Gestión de Archivo
Contiene todo un conjunto de herramientas orientadas a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación y gestión de los fondos documentales.
Ofrece materiales para su difusión
El Archivo Digital incorpora las herramientas necesarias para la creación y publicación de los contenidos en forma de página web que facilitarán la difusión de la historia patrimonial.
Difusión y participación
Facilita mecanismos que permiten al público descargar contenidos, aportar sus propios documentos y ampliar información descriptiva de documentos ya en el archivo. Esto se traduce en un aumento de la participación e interacción con el público de la organización.
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Su utilización como gestor documental
Con el fin de gestionar y organizar todo el patrimonio documental, la plataforma online que presentamos garantiza la eficiencia en la gestión documental, facilitando la identificación, conservación y utilización de los archivos de forma sistemática.
Mediante su uso como gestor documental, el Archivo Digital:
- Define el cuadro de clasificación y el modelo de metadatos.
- Facilita la descripción documental de manera dinámica y eficaz a través de listas maestras como texto predictivo y tesauros.
- Permite la subida de documentos de forma manual, asistida o automática.
- Favorece la búsqueda y localización por navegación, filtrada o avanzada.
- Ayuda a decidir sobre el tipo de contenido que se quiere publicar.
Crea tu propia biblioteca digital
Sube a la plataforma todos los libros, documentos, carteles, programas, actas, publicaciones…personaliza tu propia biblioteca online, elabora contenidos interesantes que fomenten la interacción y muestra de forma ordenada y dinámica todo tu patrimonio documental.
Además de crear tu propia biblioteca, el Archivo Digital te ayudará a alcanzar una mayor difusión realizando exposiciones virtuales, creando galerías de imágenes, retrofotografías y líneas temporales, en definitiva, aumenta el valor de tus fondos.
Los cuatro grandes beneficios del Archivo Digital
- Preserva tu patrimonio documental
- Ahorra tiempo de gestión
- Tus fondos accesibles en cualquier lugar y a cualquier hora
- Genera un nuevo canal de comunicación más interactivo con tu público
Nosotros nos ocupamos de todo el proceso de digitalización de tu proyecto
Todo el proceso de digitalización, conservación y difusión de tus fondos documentales estará en manos de Unayta.
Se gestionará desde la catalogación y digitalización de tus fondos a su puesta en valor y difusión en Internet mediante nuestra plataforma Archivo Digital y el desarrollo de una estrategia de marketing digital orientada a alcanzar a tu público y fomentar la interacción con tu entidad o empresa.
Empezaremos el proceso con la catalogación y organización de todos los fondos documentales, a posteriori tendrá lugar el diseño y ejecución del proyecto de digitalización que mejor se adapte a tu organización, garantizando en todo momento la recuperación de información.
A medida que avance el proceso se crean copias digitales que faciliten la conservación y divulgación de la información.
Es, en este punto, cuando una vez digitalizada toda la información, esta se almacena en una plataforma online, nuestro Archivo Digital.
Para que toda la información almacenada en nuestro Archivo Digital pueda conseguir la máxima difusión, Unayta te ofrece servicios de marketing digital que se concentran en acciones en redes sociales, SEO y SEM. Facilitando su posterior análisis y seguimiento.
Ejemplos de Archivo Digital
- Archivos Digitales para Colegios Profesionales: ofrece tanto a tus colegiados como a tu público general los fondos históricos de tu colegio, muestra la evolución en el tiempo de tu profesión y crea contenido que atraiga a visitar y a obtener mayor información sobre la organización.
- Archivos Digitales para Federaciones Deportivas: añade valor a tus datos, no solo te centres en ofrecer datos sobre resultados, modalidades y características de competiciones de tu equipo, ofrece contenido de mayor tradición histórica como imágenes, audios o vídeo de la evolución de tu deporte.
- Archivo Digital para Ayuntamientos: los ayuntamientos disponen de multitud de documentos históricos que muchas veces se limitan a estar presentes en archivos en papel que, con el tiempo se acaban deteriorando, llegando incluso a perderse o destruirse por un incorrecto tratamiento. No esperes a que esto suceda, ofrece a tu comunidad un lugar donde poder conocer la historia que les rodea, la evolución de su población en fotografías, historias de época contadas en primera persona por vecinos, tradiciones de antaño…un sinfín de contenidos que resultarán de gran interés para tus vecinos y que puede convertirse en una importante fuente de datos.
¿Ya te has decidido?
Si nuestro Archivo Digital encaja en tu proyecto, no dudes en ponerte en contacto con Unayta sin ningún tipo de compromiso, uno de nuestros consultores te ofrecerá un asesoramiento personalizo a las necesidades y objetivos que quieras alcanzar, adaptando el proyecto al tipo de fondos que trate tu organización. Adéntrate en el mundo digital dejando a un lado archivos en papel que con el tiempo acabarán por deteriorarse o desaparecer, accede a todo el contenido online y ahorra tiempos.
Nosotros nos encargamos de hacerte una demostración para que puedas conocer de forma más práctica todos los beneficios que te puede ofrecer el Archivo Digital para tu organización.
Contacta con nosotros y empieza el proceso para poner en valor tu patrimonio documental ¡te esperamos!
